Iedereen met een webshop weet het: het is enorm veel werk, maar ook heel leuk! Elke verkoop op je webshop zorgt voor een sprongetje van geluk. Terwijl je bezig bent, leer je heel wat bij over e-commerce en ondernemen, maar toch is er één iets wat veel vraagtekens oproept: de boekhouding. Geloof me: je bent niet alleen!
Toch is een correcte boekhouding enorm belangrijk als je je webshop wil laten groeien én in orde wil zijn bij de fiscus. In dit artikel leer je alles wat je moet weten over boekhouden als webshop-uitbater met een eenmanszaak.
Waarom is je boekhouding belangrijk voor je webshop?
1️⃣ Inzicht in je cijfers helpt je webshop groeien
Boekhouden draait niet alleen om verplichtingen, er zijn ook voordelen aan! Een goede administratie geeft je inzicht in je omzet, kosten en winst. Zo weet je welke producten het best verkopen, wanneer je moet bijsturen en of er ruimte is om te investeren.
Hoe beter je je cijfers kent, hoe slimmer je beslissingen neemt. En dat is essentieel om je webshop rendabel te maken.
2️⃣ De belastingdienst verplicht het
Als je een webshop runt als eenmanszaak, ben je wettelijk verplicht om een boekhouding bij te houden. De belastingdienst wil namelijk kunnen controleren of je aangiftes correct zijn.
Van de fiscus moet je je administratie zeven jaar lang bewaren. Elk kwartaal moet je ook je btw-aangifte doen als je btw-plichtig bent. Vergeet daarnaast ook de jaarlijkse inkomstenbelasting niet. Bovendien zijn er ook deadlines voor de IC-listing en je voorraadberekening.
🤯 Heel wat verschillende aangiftes dus! En als je dit niet goed bijhoudt, kun je te maken krijgen met boetes… 💸 Gelukkig leggen we hier alles stap voor stap uit.
Wist je dit?
Als je omzet minder dan €25.000 is, dan mag je kiezen om btw-vrijgesteld te zijn.
Minder administratie, maar je kunt ook de btw op je aankopen niet terugkrijgen.
Heb je een boekhouder nodig of kun je zelf boekhouden?
Optie 1: de boekhouding van je webshop zelf doen
Heb jij een eenmanszaak met een webshop? Dan kun je je boekhouding gerust zelf doen! Met gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware is dat zeker haalbaar. Je bespaart op kosten en behoudt controle over je cijfers. Houd er wel rekening mee dat je enige basiskennis van boekhouden nodig hebt. Heb je dit nog niet, dan kun je best even deze boekhoudtips bekijken.
Tip van een boekhouder
“Je hebt een gratis online cursus boekhouden waar je alles kunt leren om zelf je boekhouding in handen te nemen.”
Optie 2: een boekhouder inschakelen
Wordt je webshop groter of complexer en kies je voor een vennootschap? Dan kan het slim zijn om een boekhouder onder de arm te nemen. Bij een vennootschap moet je een dubbele boekhouding bijhouden, wat heel wat moeilijker is dan een enkelvoudige boekhouding.
Een goede boekhouder kent de regels voor e-commerce, weet welke kosten je mag inbrengen. Zo verklein je de kans op fouten en kun jij je focussen op je verkoop.
Optie 3: zelf je boekhouding doen met hulp van een boekhouder
Je hoeft niet alles volledig zelf te doen of helemaal uit te besteden. Veel zelfstandigen kiezen voor een tussenvorm. Je doet bijvoorbeeld zelf de administratie zoals facturen en inkoopboeken en laat een adviseur controleren en de aangiftes indienen. Zo bespaar je tijd en geld, en ben je toch zeker dat alles correct verloopt.
Wat moet je boekhouding verplicht bevatten?
➡️ De bewaarplicht van 7 jaar
Als ondernemer ben je verplicht om je administratie zeven jaar bij te houden. Denk aan facturen, bonnetjes… Digitale opslag mag ook zeker, je hoeft dus niet meer alles op papier te hebben. Zorg dus voor een duidelijke structuur, bijvoorbeeld per kwartaal of per categorie.
➡️ Correcte en complete facturatie
Een bestelbevestiging is geen factuur. Zorg dus dat je echte verkoopfacturen uitstuurt met alle verplichte gegevens zoals een factuurnummer, jouw btw-nummer, het btw-tarief en het totaalbedrag.
Voor particuliere klanten kan het handig zijn om dagontvangsten bij te houden. Je noteert dan hoeveel geld je elke dag ontvangen hebt. Zo moet je niet voor iedere bestelling een factuur opstellen.
➡️ Creditnota’s bij retourzendingen
Wanneer een klant een artikel retourneert waarvoor hij een factuur ontving, moet je die betaling terugboeken via een ‘creditnota’. Dit zorgt ervoor dat je omzet correct geregistreerd blijft en dat je bij je btw-aangifte niet te veel afdraagt. Let ook hier op een correcte nummering van je documenten.
Zat deze inkomst in je dagontvangsten, dan mag je dit verrekenen door op de dag van teruggave een negatieve lijn te boeken.
➡️ Je eigen zakelijke uitgaven goed registreren
Naast je verkopen moet je ook alle zakelijke uitgaven goed bijhouden. Denk aan verpakkingsmateriaal, verzendkosten, software en marketing. Zorg dat je van elke kost een factuur hebt en betaal bij voorkeur via je zakelijke rekening. Zo blijft je administratie overzichtelijk en professioneel. Wil je als btw-plichtige de btw recupereren? Dan moet je btw-nummer er zeker opstaan!
Boekhoudsoftware kiezen voor je webshop
Waarom zelf boekhouden?
Boekhouders zijn duur! Zeker als je ze betaalt om puur jouw administratie te doen: facturen inbrengen, bonnetjes verwerken… Dingen die je eigenlijk allemaal zelf kunt! Betaal een accountant liever voor advies, dan zal die hun geld veel meer waard zijn.
Dat niet alleen: door je boekhouding zelf te doen ga je heel wat meer inzage hebben in hoe goed je bedrijf het eigenlijk doet. Je hebt een beter beeld over je cijfers en dat helpt natuurlijk enorm om je bedrijf te doen groeien.
Welk boekhoudpakket kies ik voor mijn webshop?
Kies software die meegroeit met je webshop. Belangrijke functies zijn:
- Facturen kunnen verzenden via Peppol
- Hulp en uitleg bij je belastingaangiftes
- Mogelijkheid om creditnota’s aan te maken
- Je bankrekening kunnen koppelen
Dexxter heeft dit allemaal, en is dus aan te raden om te gebruiken voor jouw webshop.
Hoe breng je de inkomsten van je webshop in je boekhouding?
Facturen versus dagontvangsten
Verkoop je aan particulieren zonder factuur? Dan mag je werken met dagontvangsten in plaats van voor elke bestelling een factuur te maken. Je registreert dan per dag je totale omzet. Verkoop je ook aan bedrijven of buitenlandse klanten? Dan moet je wel facturen opmaken. Je kunt de facturen en dagontvangsten dus combineren.
Tip van een belastingscontroleur
“Als ik op controle ga, dan moet ik altijd kijken of de dagontvangsten zijn ingevuld tot de dag voordien.”
Wanneer moet je je dagontvangsten ingeven?
Je noteert dagelijks je totale inkomsten in een dagontvangstenboek. Dit mag op papier, maar veel gemakkelijker is om dit digitaal bij te houden. In je dagontvangstenboek mag je eigenlijk niks verwijderen, daarom is het niet toegestaan om in Excel te werken.
Maak je toch een foutje? Dan moet je dit corrigeren door deze te doorstrepen, zodat de verbetering wel nog kan gezien worden.
Dagontvangsten moet je noteren op de dag dat je ze als inkomst krijgt. Op je webshop kun je dus gemakkelijk je rekening gebruiken en per dag noteren hoeveel er die dag is binnengekomen.
Je kunt met verschillende lijnen werken. Voor de beschrijving zijn er geen strenge regels. Je kunt bijvoorbeeld ‘dagomzet’ of ‘verkopen webshop’ als beschrijving gebruiken. Vaak splitsen ondernemers tussen verschillende betalingsmethodes. Zo kun je bijvoorbeeld ‘overschrijvingen’ en ‘cash kassa’ gebruiken.
Verkoop je een product dat duurder is dan €250 per stuk? Dan moet dat product wel een aparte lijn krijgen met een duidelijke beschrijving.
Hoe moet je inkomsten voor verzendkosten ingeven?
De verzendkosten die je aan je klanten aanrekent, maken deel uit van je omzet. Je rekent hier dus btw op aan, volgens hetzelfde btw-tarief als het product dat je verzendt.
Houd hier rekening mee wanneer je je verzendkosten bepaalt. Op offertes van verzenddiensten staan de prijzen meestal zonder btw vermeld. Betaal je bijvoorbeeld €5 voor het verzenden van een pakje, dan komt daar nog 21% btw bij.
Reken je je klant dan ook €5 aan, dan maak je eigenlijk verlies: van dat bedrag moet je namelijk 21% (oftewel €0,87) afdragen aan de btw-administratie.
Hoe breng je de uitgaven van je webshop in je boekhouding?
Waarom moet je je uitgaven inbrengen?
Elke zakelijke uitgave die je correct inbrengt, verlaagt je belastbare winst. Dat betekent minder inkomstenbelasting betalen. Het is dus in je voordeel om je kosten goed bij te houden.
Welke kosten mag je inbrengen?
Je mag alle kosten inbrengen die nodig zijn om je webshop draaiende te houden. Voorbeelden hiervan zijn:
- Aankoop van producten
- Verpakking en verzendkosten
- Hosting en software
- Marketing en advertenties
- Telefoon en internet
- …
Let op dat de uitgave echt zakelijk is en dat je er een factuur van hebt.
👉 Wil je zeker niks vergeten? Hier vind je een lijstje met zakelijke kosten om je te helpen!
Wat is een zakelijke uitgave?
Een kost is zakelijk als je die maakt met het oog op je onderneming. Koop je iets dat je ook privé gebruikt, zoals een laptop? Dan mag je die slechts deels inbrengen. Twijfel je? Overleg dan met je boekhouder of raadpleeg de website van de Belastingdienst.
Wat als mijn btw-nummer niet op een factuur staat?
Als je iets aankoopt bij een andere onderneming en je wil btw terugvorderen, dan moet je btw-nummer op de factuur staan. Ontbreekt het? Vraag dan een aangepaste factuur aan. Zonder correcte factuur kan je de btw niet recupereren. Ben je niet btw-plichtig? Dan maakt het niet veel uit of je een officiële factuur of een aankoopbewijs kreeg en breng je deze kost volledig in je uitgaven onder.
Facturen scannen en herkennen met software
Een handige functie in Dexxter is de ‘scan-en-herken software’. Je hoeft dan geen bonnetjes meer manueel in te voeren. Gewoon scannen en de software doet de rest. Dit versnelt je boekhouding en verkleint de kans op fouten.
Belastingaangiftes bij een webshop
Als zelfstandige met een webshop moet je elk jaar verschillende aangiftes doen.
Btw-aangifte
Zorg dat je je administratie per kwartaal goed bijhoudt. Verstuur alle facturen, registreer alle kosten en controleer of de btw correct is verwerkt. Daarna doe je je btw-aangifte uiterlijk op de vijfentwintigste van de maand volgend op het kwartaal. Je geeft aan hoeveel je verkocht hebt en hoeveel btw je hebt ontvangen. Je trekt daar de btw van je zakelijke uitgaven van af. Het verschil betaal je aan de fiscus.
Jaarlijkse aangiftes inkomstenbelasting
Daarnaast dien je jaarlijks je personenbelasting in waarin je je winst als zelfstandige aangeeft. Als zelfstandige in hoofd- of bijberoep moet je elk jaar je inkomsten aangeven in je personenbelasting. Je krijgt een aparte bijlage waarin je je omzet, kosten en winst vermeldt. Heb je dit goed bijgehouden? Dan is die aangifte snel geregeld.
Intracommunautaire opgave (IC-listing)
Verkoop je diensten of goederen aan btw-plichtige klanten in andere EU-landen? Dan moet je ook een intracommunautaire opgave doen. Daarin geef je aan welke ondernemingen je geleverd hebt en voor welke bedragen.
De OSS-regeling bij internationale verkoop in de EU
Verkoop je jaarlijks voor meer dan €10.000 aan klanten in andere EU-landen? Dan krijg je te maken met de OSS-regeling. Je kunt dan alle buitenlandse btw-aangiftes bundelen via één loket. Dat maakt het eenvoudiger om in orde te zijn met de btw-regels in andere landen.
