Je wandelt wat rond op een lokale markt en komt daar een leuk kraam tegen vol oude stripboeken. Het blijkt een zelfstandige te zijn die al jaren oude stripboeken aan – en verkoopt via lokale markten.
Je koopt wat oude stripboeken van Suske en Wiske, echte klassiekers! Je betaalt en zet vervolgens je wandeling verder, maar wat verder besef je plots dat je helemaal geen factuur, kassaticket of wat dan ook van je aankoop hebt gekregen. Heeft die marktkramer je dan net iets in het zwart verkocht?
Nee hoor geen zorgen, die marktkramer maakt gebruik van een dagontvangstenboek!
Wat is een dagontvangstenboek
Een dagontvangstenboek, ook wel eens dagontvangsten of ontvangstenboek genoemd, is letterlijk een papieren boek (al heeft Dexxter een digitaal alternatief) waarin je als zelfstandige ontvangsten kan noteren.
Dat is al bij al nog steeds vrij vaag, we verduidelijken nog wat verder door even te vergelijken.
Normaal maak je als zelfstandige een verkoopfactuur op en dat verkoopfactuur heeft twee bestaansreden:
- Een opgemaakt verkoopfactuur komt in je boekhouding terecht, het bedrag van dat verkoopfactuur is omzet voor je boekhouding. Belangrijk voor je boekhouding dus.
- Een verkoopfactuur geef je aan je koper, zo heeft die koper een document waarop staat wat hij heeft gekocht van jou, hoeveel hij er voor heeft betaald, wat je bankrekeningnummer is (als hij nog moet betalen), algemene voorwaarden …
Beeld je nu een situatie in waarbij je koper geen nood heeft aan dat tweede puntje hierboven, denk bijvoorbeeld aan het eerder voorbeeld van de stripboeken.
De koper heeft iets klein gekocht, het interesseert hem niet dat hij daarvan geen factuur heeft gekregen met een omschrijving op en met vermelding van het betaalde bedrag.
De koper heeft ook onmiddellijk betaald (cash, bancontact .. dat maakt niet uit) en moet dus niet achteraf nog jouw bankrekeningnummer weten of de geldende algemene voorwaarden.
Dan zit je exact in de situatie van dagontvangsten!
Als jouw koper een particulier is die niet specifiek om een verkoopfactuur vraagt, dan ben je als zelfstandige niet verplicht om daarvoor een verkoopfactuur aan te maken. Dan mag je gebruik maken van een registratie in het dagontvangstenboek.
Het gaat dus niet enkel om cashbetalingen die in een dagontvangstenboek terecht komen, ook bijvoorbeeld een onmiddellijke betaling per bancontact kan perfect tellen.
Opgelet, een dagontvangstenboek is geen kasboek! Wil je graag wat meer informatie over een kasboek?
Wat is het voordeel van een dagontvangstenboek
We gaan terug naar onze marktkramer die stripboeken verkoopt, de zaken gaan goed en hij verkoopt die dag maar liefst 100 stripboeken.
Dat zou betekenen dat hij zo maar eventjes 100 verkoopfacturen had moeten maken die dag. En eigenlijk zelfs onmiddellijk na elke verkoop, want zijn klanten willen snel terug verder wandelen. Een behoorlijke administratieve klus voor onze drukbezette marktkramer.
Gelukkig kan hij ook kiezen voor het systeem van de dagontvangsten! Op het einde van de dag noteert hij simpelweg in zijn ontvangstenboek dat hij 100 strips heeft verkocht en voor welk bedrag hij dat heeft gedaan. Een lijntje in zijn dagontvangstenboek en hij voldoet daarmee aan zijn administratieve verplichtingen!
Toch een behoorlijke tijdsbesparing in vergelijking met het aanmaken van 100 verkoopfacturen!
Hoe komen dagontvangsten in mijn boekhouding
Op identieke manier als een verkoopfactuur, er is boekhoudkundig geen verschil tussen omzet van verkoopfacturen of omzet uit een dagontvangstenboek.
Ofwel heeft onze marktkramer effectief 100 verkoopfacturen aangemaakt waarbij hij elke stripboek aan 2 euro heeft verkocht. Zo komt hij aan 200 euro omzet voor zijn boekhouding.
Ofwel heeft onze marktkramer op één lijntje in zijn dagontvangstenboek genoteerd: 100 stripboeken verkocht; 2 euro per stuk; 200 euro aan omzet. Net hetzelfde als hierboven, 200 euro omzet voor zijn boekhouding.
Je mag dus gerust zeggen dat een ontvangstenboek zelfs makkelijker werkt voor je boekhouding. Je hoeft niet elk verkoopfactuur apart te gaan ingeven in je boekhouding, maar je neemt gewoon het totaalbedrag over van je dagontvangstenboek.
Dat bovenop de enorme tijdsbesparing voor onze marktkramer, omdat hij geen 100 verkoopfacturen heeft moeten aanmaken.
Ofwel een verkoopfactuur ofwel dagontvangsten!
Een vaak voorkomende fout, maar het is dus ofwel het een ofwel het ander. Als je een combinatie maakt van de beide, dan ga je de omzet dubbel aangeven in je boekhouding en dat kunnen we je zeker niet aanraden!
Want dubbele omzet betekent uiteraard (onterecht) meer winst in je boekhouding wat dan weer (onterecht) meer te betalen belastingen betekent.
Hoe vul ik mijn dagontvangstenboek in
Ofwel op papier: opgelet, enkel en alleen de wettelijk aanvaarde versie volstaat!
Ofwel digitaal: ga dan zeker voor een digitale oplossing die voldoet aan alle spelregels, zoals Dexxter! Een excel om je dagontvangsten bij te houden volstaat niet en kan je zelfs boetes van 50 tot 4000 euro opleveren!
De overheid heeft de spelregels voor het digitaal bijhouden van je dagontvangsten behoorlijk scherp gezet, je kan er meer informatie over terugvinden in de circulaire 2020/C/20. Om aan deze voorwaarden te voldoen, moet je met gespecialiseerde software zoals Dexxter werken.
Het mag bijvoorbeeld niet mogelijk zijn om zomaar gegevens aan te passen of te verwijderen zonder dat dit een digitaal spoor nalaat.
Je dagontvangstenboek via Dexxter vul je correct in als je dagelijks, per aparte productcategorie en per apart btw-tarief een registratie doet van het aantal verkochte producten.
Er zijn nog heel wat voorwaarden, maar gebruik simpelweg Dexxter als zelfstandige met een eenmanszaak. Onze handige module begeleidt je probleemloos bij het invullen van je dagontvangsten.
In Dexxter is dit een fluitje van een (goed verdiende) cent!
Tip!
Heb je eerst je dagontvangstenboek ingevuld en achteraf vraagt je klant toch nog een factuur? Geen zorgen, in Dexxter kan je achteraf nog een correctie aanbrengen, uiteraard automatisch rekening houdende met de wettelijke spelregels.
Je zal dus een reden moeten opgeven, maar die reden is dan uiteraard het aanmaken van een verkoopfactuur.
Je dagontvangsten invullen in Dexxter
We maken het praktisch, hierbij een voorbeeld hoe je als btw-plichtige ondernemer aan de slag kan in Dexxter:
Uiteraard heb je ook als btw-vrijgestelde of niet btw-plichtige ondernemer een op maat gemaakte toepassing in Dexxter om je dagontvangsten in te geven!
Boekhoudprogramma Dexxter to the rescue
Want welk btw-statuut je ook hebt in Dexxter, of je nu voor verkoopfacturen, dagontvangsten of een combinatie van de beide gaat, Dexxter staat klaar voor jou!
We zijn dé boekhoudtool voor de Belgische eenmanszaak die zelf zijn boekhouding in handen wil nemen.
Start vandaag je gratis proefperiode. 30 dagen lang kan je ons pakket gratis en vrijblijvend uitproberen, zo heb je alle tijd om al onze functionaliteiten te ontdekken.
Heb je nog specifieke vragen? Dat is perfect normaal, veel van je collega ondernemers trouwens!
Net daarom hebben we in Dexxter ook een community gebouwd. Dat is een plaats in de applicatie waar ondernemers vragen kunnen stellen en antwoorden kunnen krijgen van andere ondernemers, samen sparren om zo tot oplossingen te komen.
Daarnaast hebben we ook leercentrum ter beschikking Dexxter, boordevol content, video’s, cursussen …
Je staat er niet alleen voor als (startende) zelfstandige, laat dat duidelijk zijn!
