Laat ons aan de hand van een voorbeeld het begrip ‘voorraad’ in de context van je boekhouding uitleggen.
Martien is net begonnen met zijn zelfstandige activiteit en heeft gedurende het jaar voor €1.000 aan handelsgoederen gekocht. Belangrijk, we hebben het hier over handelsgoederen! Die kan je in Dexxter makkelijk terugvinden als je doorklikt op rapporten -> resultatenrekening.
Je voorraad: handelsgoederen
Enkel en alleen handelsgoederen komen dus in je voorraad terecht, handelsgoederen zijn goederen die je hebt aangekocht om ze later te verkopen aan klanten, enkele voorbeelden:
- De producten die je specifiek hebt aangekocht om (na bewerking) door te verkopen
- Verpakkingsmateriaal voor je goederen
- Transportmateriaal voor je handelsgoederen: dozen, enveloppe …
- Ingrediënten, grondstoffen … Alles wat je nodig hebt om je handelsgoederen te maken
- …
Terug naar ons voorbeeld, waarbij Martien voor €1.000 aan handelsgoederen heeft gekocht gedurende het jaar. Op het einde van dat jaar heeft Martien al 3/4 van zijn handelsgoederen verkocht, 1/4 blijft over, maar die krijgt hij volgend jaar wel verkocht.
Martien heeft dus een voorraad, want hij heeft 1/4 van zijn aangekochte handelsgoederen niet verkocht gedurende het jaar. Hij moet dus de waarde van zijn onverkochte handelsgoederen inschatten en in zijn boekhouding ingeven als voorraad, een wettelijke verplichting voor onze ondernemer Martien!
Wat is de impact van een voorraad op je boekhouding?
We spreken van een begin – end eindvoorraad, hieronder leggen we de impact van beiden uit:
Eindvoorraad
Deze ontstaat doordat je onverkocht handelsgoederen hebt liggen op het einde van het jaar. Je zal die onverkochte handelsgoederen moeten tellen om zo tot de eindvoorraad van het jaar te komen. Hier kan je alvast een Excel terugvinden om je op weg te zetten om je voorraad bij te houden.
Die omschrijving en waardebepaling moet je bijhouden. Bij fiscale controle mag er gevraagd worden om een detail te geven van de voorraad die je hebt ingegeven!
Er zijn een aantal methodes die je mag gebruiken om de waarde van die handelsgoederen te bepalen. In een beperkte boekhouding is de reële aankoopwaarde de eenvoudigste, je gaat dus effectief kijken voor hoeveel je die onverkochte handelsgoederen hebt aangekocht.
Ben je btw-plichtig? Dan neem je de aankoopwaarde exclusief btw.
Ben je niet btw-plichtig of btw-vrijgesteld? Dan neem je de aankoopwaarde inclusief btw.
Impact op de boekhouding:
De kosten dalen in het jaar waarin je de eindvoorraad ingeeft.
De kosten dalen en worden verplaatst naar de voorraad, onderaan hebben we nog een rekenvoorbeeld, waarin dit wordt verduidelijkt.
Beginvoorraad
De eindvoorraad van je voorgaand jaar is simpelweg de beginvoorraad van het huidig jaar.
Als je net bent gestart met een zelfstandige activiteit in een bepaald jaar, heb je voor dat jaar geen beginvoorraad.
Impact op de boekhouding van een beginvoorraad:
1) Als je een beginvoorraad hebt bij de start van het jaar en geen eindvoorraad op het einde van dat jaar, dan zullen de kosten stijgen voor dat jaar.
2) Als je een beginvoorraad hebt bij de start van het jaar en je eindvoorraad net even hoog is, dan is er geen impact op de kosten van je boekhouding.
3) Als je een beginvoorraad hebt bij de start van het jaar en je eindvoorraad hoger uitkomt, dan zullen de kosten dalen voor dat jaar.
Een rekenvoorbeeld
Martien is begonnen in 2022 met zijn zelfstandige activiteit en heeft gedurende het jaar voor €1.000 aan handelsgoederen gekocht, dat is meteen de enige kost die Martien heeft gemaakt in 2022.
Eind 2022 heeft Martien al 3/4e van zijn handelsgoederen verkocht, 1/4e van de handelsgoederen blijft over.
Martien geeft eind 2022 een eindvoorraad in van €250 (1/4e van zijn voorraad). Dat is Martien wettelijk verplicht te doen, gezien slechts 3/4e van zijn voorraad is gebruikt gedurende 2022, de rest blijft liggen voor volgend jaar.
Voor 2022 blijven er dus €750 aan aankopen handelsgoederen in Martien zijn boekhouding én heeft Martien een eindvoorraad van €250 (dit is geen kost voor 2022).
Begin 2023 heeft Martien een beginvoorraad van €250, simpelweg de eindvoorraad van 2022. Als Martien deze voorraad gedurende 2023 verkoopt en zijn voorraad bijgevolg zakt naar €0, dan stijgt de kost van aankopen handelsgoederen in 2023 met een waarde van €250.
Dat is logisch, want in 2022 is de kost ‘aankopen handelsgoederen’ met €250 gezakt door de eindvoorraad. Die voorraad wordt nu in 2023 verkocht en dan tellen we die €250 kost ‘aankopen handelsgoederen’ er weer bij in 2023.
Gelukkig een fluitje van een cent in Dexxter! Jij geeft ons de waarde van je begin- en eindvoorraad (als die er is) en wij doen het werk achterliggend. Geen complexiteit voor jou als ondernemer!
