Als je gaat starten als ondernemer zijn er een aantal zaken waarbij je toch even moet stilstaan. Welke activiteit ga je uitvoeren, moet je bepaalde verzekeringen afsluiten, wie zijn mijn klanten … ?
Het juiste btw-statuut bepalen, hoort ook tot dat lijstje. In dit artikel leggen we de drie btw-statuten uit om vervolgens in een rekenvoorbeeld de verschillen toe te lichten.
Van ondernemingsnummer …
Toch even beginnen bij het begin, namelijk het ondernemingsnummer, dat is een unieke 10-cijferige code. Student-ondernemer, bijberoep, eenmanszaak, vennootschap … allemaal hebben ze een uniek ondernemingsnummer. Je ondernemingsnummer is ook meteen je btw-nummer, maar dan met de letters BE voor je 10-cijferig nummer.
De KruispuntBank der Ondernemingen (KBO) is een publieke database waarin alle Belgische ondernemingsnummers staan. Je kan gaan zoeken op ondernemingsnummer, naam van de onderneming, locatie, activiteiten …
… naar niet btw-plichtig of btw-plichtig
Hierboven hebben we het gehad over een ondernemingsnummer en hoe dat soms geactiveerd kan worden voor de btw-administratie, met de nadruk op ‘soms’!
Een ondernemingsnummer wordt soms wel geactiveerd voor btw, soms ook weer niet. Dat hangt dan weer af van je activiteiten. Er zijn activiteiten die wettelijk niet onder de btw-wetgeving vallen, dan kom je hoofdzakelijk uit bij (para)medische, sociale en culturele activiteiten.
Alle overige activiteiten vallen wel onder de btw-wetgeving! Maar zelfs dan heb je nog een keuze om ofwel:
- Wel aangiftes in te dienen -> btw-plichtig.
- Geen aangiftes in te dienen -> btw-vrijgesteld.
Hieronder kan je visueel ook nog even de verschillen tussen de statuten meepikken:
Niet btw-plichtig
Artsen, kinesitherapeuten, verpleegkundige, bepaalde culturele activiteiten .. Al deze ondernemers hebben een ondernemingsnummer, maar dat ondernemingsnummer wordt niet geactiveerd voor btw-doeleinde. We spreken hier over niet btw-plichtige ondernemers.
Deze ondernemers hebben geen keuze om wel of niet deel te nemen aan het btw-gebeuren. De overheid heeft namelijk bepaald dat een resem aan activiteiten niet onder de btw-wetgeving vallen, terug te vinden in artikel 44 van het btw-wetboek. Dat zijn activiteiten uit de (para)medische sector, de sociale of culturele sector.
Ontdek hier een uitgebreid overzicht van welke activiteiten er onder dat befaamde artikel 44 vallen.
De overheid heeft voor deze activiteiten beslist dat btw nooit van toepassing mag zijn, omdat ze anders voor veel particulieren een te grote verhoging van de kostprijs zouden betekenen. Denk maar aan een bezoek aan een kinesitherapeut waarbij je nog eens 21% extra btw zou moeten betalen.
Deze ondernemers vragen dus enkel en alleen een ondernemingsnummer aan via een erkend ondernemingsloket, maar de btw-activatie is zelfs niet mogelijk.
Uiteraard kan je als niet btw-plichtige ondernemer boekhoudprogramma Dexxter gebruiken om je boekhouding zelf in handen te nemen! Via onze speciaal daarvoor ontwikkelde applicatie zal je aan alle vereisten voldoen, denk daarbij aan: aangiftes die enkel en alleen relevant zijn voor jou & verplichte vermelding op je verkoopfactuur.
Niet btw-plichtige: een cijfervoorbeeld!
Kevin Peeters is een zelfstandig kinesitherapeut via een eenmanszaak en heeft puur op basis van zijn activiteiten niets met btw te maken. Hij heeft een omzet ter waarde van €10.000. Exclusief of inclusief btw, daar hoeft Kevin zich geen zorgen over te maken.
Kevin heeft natuurlijk ook wat aankopen gedaan gedurende het jaar: softwarekosten, klein materiaal, wat bureaumateriaal .. Alles bij elkaar heeft Kevin hier €6.050 voor betaald, namelijk €5.000 euro exclusief btw én de leveranciers hebben telkens 21% btw aangerekend.
Want ondanks dat kevin zelf niet btw-plichtig is, rekenen zijn leverancier gewoon hun eigen btw-tarief aan hem door. Zo is de totale kostprijs van Kevin zijn aankopen wel degelijk €6.050. De btw die kevin is aangerekend, kan hij niet recupereren, maar komt mee in zijn boekhouding terecht als een kost.
Kevin heeft dus een omzet van €10.000 waartegenover €6.050 aan kosten staan. Zo blijft er €3.950 aan winst over in zijn boekhouding.
Kevin heeft nooit de mogelijkheid om alsnog de btw te recupereren op zijn aankopen, want die aankopen zijn gebeurd voor een activiteit waarvan de overheid heeft bepaald dat ze niet onder het btw-gebeuren vallen. Voor die activiteit mag je nooit btw aanrekenen aan de klant én zal je bijgevolg nooit btw kunnen recupereren op de aankopen.
Btw-plichtig
Zoals hierboven uitgelegd, je activiteiten als zelfstandige kunnen dus bepalen dat je een niet btw-plichtige ondernemer bent. Het omgekeerde is bijgevolg ook waar, de overige groep aan activiteiten is bijgevolg wel altijd onderworpen aan btw.
We vertrekken ook hier weer bij het ondernemingsnummer, alleen zal bij deze categorie ondernemers het ondernemingsnummer ook worden geactiveerd voor btw-doeleinde. Een btw-nummer is dus simpelweg een btw-activatie van je ondernemingsnummer. Het blijft exact dezelfde 10-cijferige code, alleen geactiveerd voor de btw-administratie.
Iedereen in deze groep zal onder het btw-verhaal terecht komen, toch heb je nog twee onderverdelingen, namelijk: btw-vrijgesteld en btw-plichtig.
Het klinkt wat contradictorisch, maar ook de btw-vrijgestelde ondernemers hebben dus een btw-nummer. Alleen zijn ze vrijgesteld van het indienen van btw-aangiftes!
De btw-plichtige ondernemers hebben ook een btw-nummer en moeten (in tegenstelling tot de btw-vrijgestelde) ook btw-aangiftes indienen.
Je ondernemingsnummer laten activeren voor btw is zeker niets om je zorgen over te maken, want zowel het aanvragen van je ondernemingsnummer als het laten activeren voor btw-doeleinde kan perfect via een van de talrijke ondernemingslokketten.
Op deze pagina kan je wat meer informatie terugvinden over de rol van het ondernemingsloket.
Btw-vrijgesteld
Tijd om iets dieper in te zoomen op de twee groepen van ondernemers die onder de btw-administratie vallen, we beginnen bij de btw-vrijgestelde. Hoe contradictorisch het ook klinkt, btw-vrijstelde ondernemers hebben dus wel degelijk een btw-nummer, alleen zijn ze vrijgesteld van het indienen van btw-aangiftes.
Ook deze groep van ondernemers moeten dus hun ondernemingsnummer laten activeren voor btw-doeleinde, wat kan via een ondernemingsloket.
Bij het registreren van je btw-nummer kan je vervolgens kiezen om ofwel btw-plichtig te zijn ofwel btw-vrijgesteld op basis van de btw-vrijstellingsregeling kleine ondernemingen.
Daar zijn natuurlijk wel enkele voorwaarden aan gekoppeld, niet iedereen heeft altijd de keuze om gebruik te maken van de btw-vrijstellingregeling voor kleine ondernemingen.
1 ) Omzet op jaarbasis maximaal €25.000
De eerste voorwaarde is dus dat je omzet op jaarbasis maximaal €25.000 mag bedragen. Wel opletten, want gedurende het jaar dat je start of stopt met je onderneming, zal je vermoedelijk geen 365 dagen een zelfstandige activiteit hebben wegens start of stop in de loop van het jaar.
In zo’n geval moet je de maximumgrens van €25.000 herberekenen naar het aantal dagen dat je effectief een zelfstandige activiteit had. Of je kan Dexxter gebruiken uiteraard, dan doet Dexxter automatisch de berekening voor jou én zie jij op je dasboard je aangepaste maximumgrens. Inclusief handige melding met instructies als je over de maximumgrens gaat!
De maximale omzet is dus een inschatting die je moet maken voor de toekomst. Gelukkig kan je op een later tijdstip nog altijd btw-plichtig worden, als je bijvoorbeeld gedurende het jaar (of in latere jaren) merkt dat je omzet toch boven de €25.000 op jaarbasis zal uitkomen.
We spreken hier ook enkel en alleen over omzet! Het maakt voor de btw-vrijstelling dus geen verschil of je een activiteit uitoefent waarbij je nog voor €20.000 kosten maakt of eentje waarbij je bijvoorbeeld maar €5.000 kosten maakt. Het is enkel en alleen de omzet die telt voor de btw-vrijstelling te kunnen behouden.
2) Geen werken in onroerende staat
Werken in onroerende staat mag je vrij vertalen naar werken aan een gebouw, denk bijvoorbeeld aan aannemers, schrijnwerkers, behangers, klusjesmannen, tuinmannen, ruitenwassers en andere schoonmaakdiensten zoals poetsvrouwen. Doe je één van deze activiteiten, dan zal je dus nooit gebruik kunnen maken van de btw-vrijstelling.
Voldoe je aan deze twee voorwaarden?
Dan nog blijft het een keuze die je maakt! Je kan evengoed geen omzet hebben en toch btw-plichtig zijn, zolang je dan maar de btw-aangiftes indient (via Dexxter) is dat prima.
Vrijgesteld zijn van btw is dus een bewuste keuze, niet iets dat automatisch gebeurt. Eenmaal je deze keuze hebt gemaakt, blijft deze btw-vrijstelling doorlopen over de jaren heen. Je moet de keuze om btw-vrijgesteld te zijn dus niet elk jaar opnieuw bevestigingen! Alleen als je op een later tijdstip de keuze maakt om btw-plichtig te worden, ga je (of een ondernemingsloket) de btw-administratie opnieuw een seintje dienen te geven.
Eenmaal je een ondernemingsnummer hebt, waarbij dat ondernemingsnummer dan vrijgesteld is van btw, heeft Dexxter een aangepast profiel klaarstaan voor jou.
Wat mag je verwachten van Dexxter? Een aangepaste flow om verkoopfacturen aan te maken die voldoen aan alle wettelijke spelregels als btw-vrijgestelde, een handige manier om uitgaven in te boeken en vooral een unieke, gepersonaliseerde tijdlijn zodat je altijd weet welke belangrijke deadlines op je afkomen.
Die tijdlijn is aangepast aan wie je bent, wanneer je bent gestart en welke acties je hebt uitgevoerd. Super handig want zo heb je nooit stress dat je iets zou vergeten, 100% gemoedsrust.
Wil je graag meer weten over het reilen en zeilen als ondernemer met een vrijstelling van btw?
Ontdek er alles over in onze snelcursus voor btw-vrijgestelde ondernemers.
Een btw-vrijgestelde ondernemer: een cijfervoorbeeld!
Dirk Janssens is een ondernemer die zijn activiteit uitoefent via een eenmanszaak en daarbij heeft gekozen voor de vrijstelling van btw. Hij verkoopt daarbij spulletjes allerlei ter waarde van €10.000 op jaarbasis waarop hij 0% btw heeft aangerekend, hij heeft immers gekozen voor de btw-vrijstelling.
Dirk heeft ook een geduchte concurrent genaamd Franky, een concurrent die hij nauw in de gaten houdt. Zo weet Dirk bijvoorbeeld dat zijn concurrent Franky dezelfde verkoopprijzen hanteert, maar Franky is wel btw-plichtig. Voor dezelfde producten die Dirk aanbiedt, rekent concurrent Franky dus €10.000 + 21% btw, dat maakt een totaalbedrag voor de klant van €12.100.
Dirk is dus goedkoper dan zijn concurrent, net door zijn btw-vrijstelling! Hij heeft al wel eens gedacht om zijn verkoopprijs wat te verhogen, bijvoorbeeld tot €11.000. Zo blijft hij goedkoper dan zijn concurrent Franky, maar verdient hij zelf wel een extra €1.000. Voorlopig is dat altijd bij een hersenspinsel gebleven, wie weet, ooit ..
Dirk heeft natuurlijk ook wat aankopen gedaan gedurende het jaar: softwarekosten, handelsgoederen, wat bureaumateriaal .. Alles bij elkaar heeft Dirk hier €6.050 voor betaald, namelijk €5.000 euro exclusief btw én de leveranciers hebben telkens 21% btw aangerekend aan Dirk.
Want ondanks dat Dirk zelf btw-vrijgesteld is, rekenen zijn leverancier gewoon hun eigen btw-tarief aan hem door. Dat hoort ook zo, elke ondernemer kijkt namelijk naar zijn eigen btw-status, bijgevolg rekenen leveranciers gewoon 21% btw door aan Dirk.
Zo is de totale kostprijs van Dirk zijn aankopen €6.050. De btw die Dirk is aangerekend, kan hij niet recupereren, maar komt gewoon mee in zijn boekhouding terecht als een kost.
Dirk heeft dus een omzet van €10.000 waartegenover €6.050 aan kosten staan. Zo blijft er €3.950 aan winst over in Dirk zijn boekhouding.
Dirk staat nog eens stil bij zijn hersenspinsel om zijn verkoopprijs te verhogen naar €11.000. Hij zou daarmee nog steeds goedkoper dan zijn btw-plichtige concurrent, toch? Want die heeft een totale verkoopprijs van €12.100, zijnde €10.000 + €2.100 aan btw.
Als Dirk alleen maar zou verkopen aan particuliere klanten, dan klopt de redenering van Dirk, hij blijft ook na zijn prijsverhoging de goedkoopste! Want een particuliere klant betaalt simpelweg de totale verkoopprijs, inclusief btw. Dirk rekent na zijn prijsverhoging €11.000 (inclusief 0% btw, door zijn btw-vrijstelling), dat is voor een particuliere klant nog steeds goedkoper dan bij Dirk’s concurrent aankopen voor €12.100 (inclusief 21% btw).
Als Dirk daarentegen alleen maar zou verkopen aan btw-plichtige klanten, dan valt zijn redenering in duigen. Want een btw-plichtige klant betaalt dan wel de verkoopprijs inclusief btw, maar kan die btw daarna recupereren via een btw-aangifte. Btw-plichtige klanten kijken dus vooral naar de aankoopprijs exclusief btw, dat is voor hun de werkelijke kostprijs van hun aankoop.
De btw-plichtige klant kan dus ofwel kopen bij Dirk aan €11.000 met 0% btw (na Dirk zijn prijsverhoging met €1.000, maar nog steeds met zijn btw-vrijstelling).
Ofwel kan de btw-plichtige klant kopen bij Dirk’s concurrent aan €10.000 exclusief btw. Die 21% btw die er vervolgens bijkomt, moet eerst worden betaald, maar daarna recupereren ze die €2.100 toch via hun btw-aangifte. Dirk is dus duurder geworden dan zijn concurrent!
Onderaan dit artikel komen we ook nog even terug op dit cijfervoorbeeld via een conclusie, nu zoomen we even in op het btw-plichtig statuut.
Btw-plichtig
Tijd om iets dieper in te gaan op die andere groep aan ondernemers met een btw-nummer, namelijk de btw-plichtige.
Ook hier net hetzelfde als bij de btw-vrijgestelde ondernemers: je hebt een ondernemingsnummer én vervolgens wordt dit ondernemingsnummer geactiveerd voor de btw-administratie. Dat kan via een ondernemingsloket op hetzelfde moment als wanneer je een ondernemingsnummer aanvraagt.
Wil je graag meer weten over het reilen en zeilen als btw-plichtige zelfstandige?
Ontdek er alles over in onze snelcursus voor btw-plichtige ondernemers. Daarin kan je allerlei praktische dingen ontdekken, zoals: kosten, personenbelasting, sociale bijdragen, btw-aangiftes, deadlines ..
Het grote verschil met een ondernemer die vrijgesteld is van btw leggen we je graag uit aan de hand van een cijfervoorbeeld!
Een btw-plichtige ondernemer: een cijfervoorbeeld!
Franky Dewolf is een ondernemer die zijn btw-plichtige activiteit uitoefent via een eenmanszaak. Hij verkoopt daarbij een product ter waarde van €10.000 waarop hij 21% btw heeft aangerekend, hij heeft immers gekozen voor de btw-plicht. Zo is zijn totale verkoopprijs €12.100, namelijk €10.000 exclusief btw + €2.100 aan btw.
Franky heeft ook een concurrent die hij nauw in de gaten houdt, namelijk Dirk. Zo weet Franky bijvoorbeeld dat zijn concurrent btw-vrijgesteld is. Voor dezelfde diensten die Franky aanbiedt, rekent concurrent Dirk dus €10.000 + 0% btw, dat maakt een totaalbedrag voor de klant van €10.000.
Het lijkt er dus op dat Franky duurder is dan zijn concurrent, simpelweg omdat hij btw-plichtig is en zijn concurrent btw-vrijgesteld. Franky heeft al regelmatig het idee gedacht om zelf alsnog een vrijstelling van btw aan te vragen, maar heeft voorlopig nog niet de stap gezet, wie weet, ooit …
Franky heeft natuurlijk ook wat aankopen gedaan gedurende het jaar: softwarekosten, handelsgoederen en wat bureaumateriaal. Alles bij elkaar heeft Franky hier €6.050 voor betaald, namelijk €5.000 euro exclusief btw waarop dan €1.050 aan btw is aangerekend door zijn leveranciers.
Toch is de werkelijke kostprijs voor Franky maar €5.000, die €1.050 aan btw die hem is aangerekend, daar ligt hij niet wakker van. Die moet hij dan wel betalen aan zijn leveranciers, maar recupereert hij nadien even snel via zijn btw-aangifte. Zo is de werkelijke kostprijs van Franky zijn aankopen eigenlijk maar €5.000.
Zoals gezegd heeft Franky dus €12.100 gefactureerd op jaarbasis, toch is zijn echte omzet €10.000, namelijk het bedrag exclusief btw. Alles wat hij heeft aangerekend van btw aan zijn klanten, moet hij nadien toch doorstorten aan de btw-administratie.
Franky heeft dus een omzet van €10.000 waartegenover €5.000 aan kosten staan. Zo blijft er €5.000 aan winst over in zijn boekhouding.
Nu komen we terug op het hersenspinsel van Franky: is hij effectief duurder dan zijn btw-vrijgestelde concurrent Dirk én moet Franky daarom alsnog een vrijstelling van btw aanvragen?
Als Franky alleen maar zou verkopen aan particuliere klanten, dan klopt deze redenering effectief. Want een particuliere klant betaalt simpelweg de totale verkoopprijs inclusief btw. Zoals gezegd is Franky zijn verkoopprijs 12.100 (inclusief 21% btw). Dat is voor een particuliere klant een hogere prijs dan bij Franky zijn concurrent, want die btw-vrijgestelde concurrent rekent slecht €10.000 aan met 0% btw.
Als Franky daarentegen zou verkopen aan btw-plichtige klanten, dan is hij helemaal niet duurder dan zijn concurrent! Want een btw-plichtige klant betaalt dan wel de verkoopprijs inclusief btw, maar kan die btw daarna recupereren via een btw-aangifte. Btw-plichtige klanten kijken dus naar de aankoopprijs exclusief btw, dat is voor hun de werkelijke kostprijs van hun aankoop.
De btw-plichtige klant kan dus ofwel kopen bij Franky aan €12.100, maar die €2.100 is recupereerbare btw, de reële kostprijs is dus €10.000. Ofwel kan de btw-plichtige klant kopen bij Franky’s concurrent aan €10.000 met 0% btw, ook hier is de reële kostprijs dus €10.000.
Franky en Dirk hebben dus eigenlijk dezelfde verkoopprijs als je het bekijkt vanuit het standpunt van btw-plichtige klanten gaat.
Bovendien zal Franky meer winst overhouden dan zijn rechtstreekse concurrent! Sterker zelfs, met dezelfde inspanning dan zijn vrijgestelde concurrent heeft Franky aanzienlijk meer winst gemaakt!
Franky kan namelijk btw recupereren op zijn aankopen, de werkelijke kostprijs van zijn aankopen komt bijgevolg lager uit, want de aangerekende btw recupereert hij toch. Zo heeft Franky €10.000 omzet met slechts €5.000 kosten, waardoor hij €5.000 winst heeft.
Herinner je ons voorbeeld bij de btw-vrijgestelde ondernemer, daar gingen we dieper in op de boekhouding van concurrent Dirk. Dirk had eveneens €10.000 aan omzet maar daartegenover stond €6.050 aan kosten (inclusief niet recupereerbare btw op de aankopen).
Dirk die vrijgesteld is van btw heeft dus een winst behaald van maar €3.950, dat is zo maar eventjes €1.050 euro minder winst dan de btw-plichtige ondernemer Franky!
Welk btw-statuut kies ik dan?
We hebben de drie btw-statuten overlopen, namelijk: niet btw-plichtig, btw-vrijgesteld en btw-plichtig.
Niet btw-plichtig
Hier heb je helemaal geen keuze, dat vloeit voort uit de activiteiten die je als zelfstandige gaat ondernemen. Denk aan (para)medische activiteiten en bepaalde activiteiten in de sociale & culturele sector. Deze groep aan ondernemers heeft een ondernemingsnummer, maar heeft niets met btw of de btw-administratie te maken.
We spreken hier over het befaamde artikel 44 van het btw-wetboek, hier kan je nog eens het overzicht terugvinden van welke activiteiten er onder dat artikel 44 vallen.
Btw-vrijgesteld of btw-plichtig
Na de cijfervoorbeelden van Dirk met btw-vrijstelling en Franky met btw-plicht blijkt dat het antwoord nooit eenduidig is. Van zodra je wat beroepsmatige aankopen moet doen, lijkt het voordeel toch naar het btw-plichtig statuut te gaan.
Conclusie 1
Btw kunnen recupereren op je aankopen maakt vrij snel een grote impact op de winst van je onderneming!
Want de btw-plichtige ondernemer moet btw betalen op zijn aankopen, maar recupereert die nadien via een btw-aangifte. De btw-vrijgestelde ondernemer daarentegen moet ook btw betalen op zijn aankopen, maar kan die btw niet recupereren via een btw-aangifte. De btw die hij niet kan recupereren op zijn aankopen is dus een bijkomende kost.
Conclusie 2
Het maakt een enorm verschil of je klant een particulier is of een btw-plichtige onderneming!
Zoals besproken levert de verkoopprijs inclusief btw een groot verschil tussen beide btw-statuten. Als btw-plichtige ondernemer moet je bijvoorbeeld 21% btw extra aanrekenen op je verkopen, dat maakt uiteraard een sterk verschil met 0% btw wegens vrijstelling van btw.
Toch hebben we dit genuanceerd, het hangt sterk af van wie jouw klant juist is!
Is je klant een particulier, dan kijkt die klant naar de totale verkoopprijs inclusief btw. Zo komt de btw-vrijgestelde ondernemer goedkoper uit voor particuliere klanten.
Is je klant een btw-plichtig bedrijf, dan kijkt die klant naar de verkoopprijs exclusief btw. Zo komt de btw-plichtige ondernemer helemaal niet duurder uit dan de btw-vrijgestelde ondernemer. De btw die extra wordt aangerekend, wordt nadien toch gerecupereerd door de btw-plichtige klant.
Dexxter maakt het jou makkelijk!
Welk btw-statuut je ook kiest voor je eenmanszaak, Dexxter staat klaar voor jou! We zijn dé boekhoudtool voor de Belgische eenmanszaak die zelf zijn boekhouding in handen wil nemen.
Start vandaag je gratis proefperiode. Zo kan je rustig al onze functionaliteiten te ontdekken, waaronder allerlei aanpassingen op maat van de niet btw-plichtige, btw-vrijgestelde of btw-plichtige ondernemer.
Inclusief je eigen, op maat gegenereerde fiscale tijdlijn. Zo zie je alle fiscale deadlines die relevant zijn voor jou btw-statuut.
Heb je nog specifieke vragen? Dat is perfect normaal, veel van je concullega’s trouwens!
Net daarom hebben we in Dexxter ook een community gebouwd. Dat is een plaats in de applicatie waar ondernemers vragen kunnen stellen en antwoorden kunnen krijgen van andere ondernemers, samen sparren om zo tot oplossingen te komen.
Daarnaast hebben we ook leercentrum ter beschikking Dexxter, boordevol content, video’s, cursussen …
Je staat er niet alleen voor als (startende) zelfstandige, laat dat duidelijk zijn!
