Wat betekent btw aftrekken of btw in aftrek nemen?

In dit blogartikel nemen we je stap voor stap mee doorheen alles wat je moet weten over btw in aftrek brengen. Zo blijf je op de hoogte én bespaar je een centje door net wel die btw te recupereren. Btw aftrekken, dat is win-win, toch?💰

Wat is btw aftrekken precies? 🔎

Voordat we inzoomen op de details, is het belangrijk om de kern van btw aftrek te begrijpen. Als btw-plichtige ondernemer reken je btw aan op de facturen die je aan klanten stuurt. Maar gelukkig hoef je niet die volledige btw door te storten aan de overheid.

Waarom niet? Wel, je mag de btw die je zelf hebt betaald op aankopen (zoals materialen, diensten of andere bedrijfskosten) in mindering brengen van de btw aangerekend op je verkoopfacturen. Dit proces heet “btw aftrek” en zorgt ervoor dat btw geen extra kost is voor jou als ondernemer. Handig, toch? 🤝

Het recht op btw aftrek: voor wie?

Niet iedereen heeft het recht om btw in aftrek te brengen. Dit voorrecht is voorbehouden voor een btw-plichtige ondernemer. Particulieren, btw-vrijgestelde (omzet onder de 25.000 euro op jaarbasis) of niet btw-plichtige (art 44) beroepen hebben dit recht niet en moeten de btw volledig betalen, zonder hem te kunnen recupereren. Voor hen is btw weldegelijk een extra kost.

Hoe bereken je btw aftrek? Een voorbeeld

Stel, je levert een dienst voor €1.000 excl. btw. Je rekent hier 21% btw op aan, wat een totaalbedrag van €1.210 oplevert voor je klant. Maar jij hebt ook kosten gemaakt, bijvoorbeeld €500 voor materialen waarop je €105 btw hebt betaald.

In dit geval mag je die €105 btw in mindering brengen van de €210 btw die je hebt ontvangen. Je stort dus maar €105 door aan de btw-administratie. 💸

Dit proces moet je elke periode (meestal kwartaal) herhalen via een btw-aangifte. Het saldo dat overblijft na aftrek, stort je door. Is het saldo negatief? Dan krijg je het verschil terugbetaald. Handig, toch?

En wat heb je nodig om btw te recupereren op een uitgave?

Zeker en vast al een factuur. Geen ticket, geen kasbon, geen uitgavenstaat … Effectief een factuur en daar staat al minstens het woord “Factuur” op vermeld.

Daarnaast moet je eigen btw-nummer ook nog eens op het factuur worden vermeld. Je leverancier moet dus jouw btw-nummer vermelden op het factuur, anders kan jij géén btw recupereren!

Btw aftrek voor auto’s en andere kosten

Naast goederen en diensten die rechtstreeks met je onderneming te maken hebben, zijn er ook een aantal typische kosten waarop je (beperkt) recht op btw aftrek hebt:

Autokosten 🚗

Voor de auto die je voor je bedrijf gebruikt, mag je de btw op de aanschaf, brandstof en onderhoudskosten voor een deel aftrekken. De exacte aftrekpercentages hangen af van het type auto en hoeveel je het voertuig voor beroepsdoeleinden gebruikt.

Maar als vuistregel mag je nemen dat de recupereerbare btw op personenwagens op maximaal 35% ligt, tenzij je beroepsmatig gebruik lager ligt dan 35%.

Restaurantkosten en personeelsfeest 🍽️🍾

Ga je met klanten uit eten? Dan mag je de btw nooit in aftrek nemen van deze restaurantskost.

Organiseer je een personeelsfeest? Dan mag je de btw wel in aftrek nemen, maar er zijn voorwaarden.

Gsm & internetkosten 📱

Voor je gsm-abonnement en internetverbinding thuis mag je de btw voor het deel dat je het voor je zaak gebruikt eveneens aftrekken. Hetzelfde geldt voor de aanschaf van tablets, laptops en andere IT-benodigdheden.

Relatiegeschenken 🎁

Kleine attenties voor klanten of medewerkers vallen ook onder btw-aftrekbare kosten, mits enkele voorwaarden. Voor meer info, bekijk je best ons artikel over de aftrekbaarheid van relatiegeschenken in de boekhouding.

Fiets van de zaak 🚲

Gebruik je een fiets om jouw zelfstandige activiteit uit te voeren? Top idee, want op de aanschaf en onderhoudskosten van zo’n fiets kan je de btw volledig aftrekken (tot maximaal het beroepsmatig gebruik uiteraard).

Er zijn dus heel wat mogelijkheden om btw in aftrek te brengen, ook op typische bedrijfskosten. Het is alleen een kwestie van alles correct bij te houden en te administreren.

Praktische tips voor een vlotte btw aftrek

Ondertussen begrijp je vast en zeker hoe btw aftrek in zijn werk gaat. Maar hoe zorg je ervoor dat dit proces zo soepel mogelijk verloopt? Met deze handige tips ben je alvast op de goede weg:

1. 💼 Hou alle facturen bij: Zowel je inkomende als uitgaande btw-stromen moet je kunnen staven met bewijsstukken. Het gaat hier over facturen waarop je btw-nummer staat! Bewaar alle relevante documenten!
2. 🗓️ Respecteer de btw-aangiftetermijnen: Dien je btw-aangifte tijdig in, zoniet riskeer je boetes. Zet de deadlines meteen in je agenda! Psst…. Dexxter laat je automatisch weten wanneer er een deadline aankomt!
3. 🖥️ Gebruik een boekhoudprogramma: Met software als Dexxter blijf je makkelijk op de hoogte van je btw-situatie en kan je aangiftes razendsnel indienen.
4. 💬 Vraag advies: Heb je specifieke vragen over btw aftrek voor je situatie? Aarzel niet om een vraag te stellen in ons leercentrum of aan onze customer support!