Heb je een factuur opgemaakt, die niet betaalt wordt doordat jouw klant niet kan of wil betalen? En heb je ook al de btw doorgestort aan de overheid, omdat de factuur van toepassing was op een vorig kwartaal? Het kan iedereen overkomen, gelukkig bestaat er zoiets als ‘btw recupereren’.
In dit blogartikel leer je stap voor stap hoe je dat aanpakt. We bespreken de voorwaarden, de verschillende scenario’s en geven je praktische tips om het recuperatieproces succesvol te doorlopen. Zo verdwijnt die onbetaalde factuur als een nare droom uit je boekhouding. ?
Wat houdt btw recupereren precies in?
Laten we even de basis uitleggen. Als btw-plichtige ondernemer stort je elk kwartaal de btw door die je hebt aangerekend op je verkoopfacturen. Die btw op dat verkoopfactuur staat dan even op jouw bankrekening, tot je hem moet doorstorten aan de btw-administratie.
Stel dat een klant zo’n factuur niet betaalt, dan heb je dus onterecht btw doorgestort. In dat geval mag je die btw rechtzetten ten aanzien van de btw-administratie.
Het klinkt logisch, maar in de praktijk stelt de fiscus best strenge voorwaarden. We overlopen ze hieronder voor je.
Basisvoorwaarden om btw recht te zetten
Om die betaalde btw te compenseren, moet je aan twee belangrijke voorwaarden voldoen:
Eerst en vooral de klant duidelijk laten weten dat ze moeten betalen ? Dat kan onder meer betekennen: duidelijke betalingsvoorwaarden op je facturen, verschillende betalingsherinneringen versturen, aanmaningen per aangetekende brief, een incassobureau inschakelen ..
Je moet met andere woorden kunnen aantonen dat je echt je uiterste best hebt gedaan om dat geld te innen. Verzamel dus alle communicatie rond de onbetaalde factuur.
Daarnaast moet het 100% zeker zijn dat de factuur definitief onbetaald blijft ?Met andere woorden: er is geen twijfel meer mogelijk dat je ooit nog dat geld van je klant zult ontvangen. We geven hieronder enkele typische scenario’s.
Voldoe je aan die twee voorwaarden?
Dan mag je de btw op die onbetaalde factuur terugvragen bij de fiscus. Hieronder leggen we uit hoe je dat precies aanpakt.
Scenario 1️⃣: Je klant is failliet
De rechtbank heeft beslist dat jouw klant wordt beschermd tegen schuldeisers, zoals jijzelf. Waardoor je (waarschijnlijk) nooit het geld gaat terugkrijgen van deze klant.
Bij de curator kun je een attest aanvragen dat bevestigt dat de vordering definitief oninbaar is. Dát is het bewijs dat je de btw mag terugvragen.
Scenario 2️⃣: Je klant wil niet betalen
In dit geval is het wat lastiger om aan te tonen dat de vordering definitief oninbaar is. Je klant is immers niet failliet, maar weigert gewoon je factuur te betalen.
Misschien is hij niet tevreden over je werk? Of zit hij in financiële problemen? Wat de reden ook is, jij moet kunnen bewijzen dat:
- Je er echt alles aan hebt gedaan om je geld te innen (zie voorwaarde 1)
- Het definitief vaststaat dat de klant nooit meer zal betalen
Voor dat tweede punt verzamel je alle relevante communicatie:
- Mails en aangetekende zendingen met betalingsherinneringen
- Eventuele ingebrekestellingen van een advocaat
- Een dossier van een incassobureau dat de vordering als ‘oninbaar’ bestempelt
Heb je na verloop van tijd nog steeds niks gehoord van je klant? Dan is dat op zich geen voldoende bewijs. De fiscus wil echt harde bewijzen zien dat de vordering definitief is opgeschreven. De bevestiging van het incassobureau (puntje 3 hierboven) is daar zeer sterk bewijs van.
Volgende stappen
1️⃣ Maak komaf met btw-stress dankzij Dexxter
2️⃣ Maak een creditnota op, klik hier voor meer info.
3️⃣ Dien een btw-aangifte in, waarbij Dexxter automatisch de creditnota heeft verwerkt.
