De factuur – dat onmisbare document in de wereld van zaken doen. Het lijkt misschien saai, maar het zijn de inkomsten van elk bedrijf. Er is bepaalde informatie die je moet vermelden om wettelijk in orde te zijn en om ervoor te zorgen dat je klant weet wanneer en hoe hij moet betalen. Dus laten we een duik nemen in de wondere wereld van de Belgische facturatie, en hoe je de perfecte factuur kunt maken in 10 eenvoudige stappen.
Wat moet er op een factuur staan? 🔎
Stap 1: Het woord factuur
Een beetje zoals een goochelaar die zijn hoed tevoorschijn tovert, begint een factuur met het magische woord: “Factuur.” Plaats dit woord trots bovenaan je document. Het is niet alleen een leuke truc, maar het voorkomt ook gedoe en verwarring later. 🪄
Stap 2: Het volgnummer
Elke factuur heeft een uniek volgnummer nodig. Het is als een paspoort voor je factuur. Het volgnummer helpt je om bij te houden welke factuur bij welke transactie hoort.
Stap 3: Factuurdatum en vervaldatum
Vermeld ook bovenaan de factuurdatum en de vervaldatum. Voeg de factuurdatum toe om aan te geven wanneer je de factuur hebt opgesteld en voeg de vervaldatum toe om aan te geven wanneer je verwacht dat de betaling binnen moet zijn.
Tip:
Via Dexxter kan je in een paar klikken facturen aanmaken en verzenden. Zo weet je zeker dat je altijd 100% wettelijk in orde bent.
Stap 4: Contactgegevens van jou en je klant
Dit is waar je jezelf en je klant leert kennen. Zet je bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, adres en contactgegevens bovenaan, gevolgd door de gegevens van je klant. Wie zegt dat facturatie niet ook een sociale aangelegenheid kan zijn?
Stap 5: Brand je factuur – Voeg je logo toe
Deze stap is niet verplicht, maar een beetje flair kan nooit kwaad. Als je een bedrijfslogo hebt, waarom zou je dat dan niet trots op je factuur plaatsen? Het helpt je klant om in één oogopslag te zien wie de factuur stuurt. 👀
Stap 6: Bankrekeningnummer
Vermeld duidelijk je bankrekeningnummer op de factuur, zodat je klant weet waar ze jouw zuurverdiende centen naartoe moeten sturen. Om sneller betaald te worden door klanten, kun je ook handige links integreren.
Wist je dat?
Het is niet verplicht om een zakelijke rekening te openen voor je bedrijf, maar het is om verschillende redenen wel aan te raden.
Stap 7: Producten en diensten – “Wat heb je me nu weer verkocht?”
Beschrijf kort en bondig wat je hebt geleverd. Was het een stapel truien, uren van je waardevolle tijd, of misschien wel een toren van chocolade? 🍫 Vermeld de hoeveelheid, eenheidsprijs, en vergeet het btw-percentage niet.
Stap 8: Bereken de Prijs – “Wat gaat me dat kosten?” 💶
Dit is waar het leuk wordt. Reken de totaalprijs uit, voeg de btw toe en geef de uiteindelijke prijs inclusief btw aan. Maak het duidelijk hoe en wanneer je betaald wilt worden. Geen mysterieuze goocheltrucs hier!
Stap 9 : Voorwaarden en opmerkingen
Vertel je klant wat er gebeurt als ze te laat betalen. Er bestaan voorbeelden van algemene voorwaarden die je gewoon kan overnemen. Ook in de Dexxter voorzien we een uitgebreide lijst aan algemene voorwaarden. Die kun je zelf ook nog uitbreiden, en staan dan standaard op elke nieuwe factuur.
Betaalt je klant niet op tijd?
Bekijk zeker onze blogartikels over wat wanneer je best een betalingsherinnering stuurt en wat je moet doen als je klant weigert te betalen.
Stap 10 : Vermelding als je btw-vrijgesteld bent
Ben je vrijgesteld van btw? Geen probleem! Vermeld dit duidelijk op je factuur. Als je toch het btw-tarief moet vermelden, vul dan gewoon €0 en 0% in.
Hoe maak ik praktisch mijn eerste factuur?
Er zijn verschillende opties, ofwel kun je je factuur via Word aanmaken. Je kunt gebruik maken van een template die je iedere keer opnieuw aanpast. Deze moet je dan aanpassen per verkoop, verzenden naar de klant, toevoegen aan je boekhouding, de betaling controleren, betaalstatus aanpassen…
Je hoort het al, het is enorm veel werk!
Of je kunt het jezelf gemakkelijk maken met Dexxter, via een handige tool waarbij je in een paar klikken facturen kunt aanmaken. Je kunt verkoopartikelen opstaan waardoor binnen de minuut je factuur 100% in orde is. Verder hoef je niet veel te doen: je kunt automatisch verzenden naar de klanten, en Dexxter houdt bij of ze al betaald zijn via Mollie. Zo bespaar je veel tijd en weet je dat het altijd 100% in orde is.
Heb je nog een voordeel nodig om overtuigd te zijn? Hier is nog een één: je facturen staan door Dexxter automatisch in je boekhouding, zo heb je er geen extra werk aan.
