Je hebt je verkoopfactuur opgestuurd naar de klant, alles volgens de regels van de kunst, nu gewoon even wachten op die inkomende betaling.
Het kan ook wel eens gebeuren dat je klant een factuur niet heeft betaald en de vervaltermijn voor je verkoopfactuur ondertussen is verstreken. Elke ondernemer heeft zijn eigen aanpak voor dit probleem, maar we overlopen even de meest voor de hand liggende opties:
Een vriendelijke reminder of betalingsherinnering is vaak de eerste stap. Even per brief, e-mail, Whatsapp… vragen aan je klant om het openstaande factuur zo snel mogelijk te betalen.
Het kan altijd gebeuren dat de klant je factuur gewoon uit het oog verloren is. In zo’n geval zorgt een eenvoudige herinnering voor een betaling.
Het kan ook zijn dat je klant niet akkoord is met je verkoopfactuur omwille van de aangerekende uren of de geleverde prestaties. In zo’n geval kan je altijd proberen een tussenoplossing te onderhandelen met je klant. Een overeenkomst waar allebei de partijen zich in kunnen vinden. Heb je een mondeling tussenoplossing gevonden met je klant? Dan geven we als tip mee dat je deze tussenoplossing best toch schriftelijk of per mail laat bevestigen.
Krijg je geen reactie op je betalingsherinneringen of kom je niet tot een oplossing met je klant, dan kan je daarna overgaan tot een aanmaning (ook wel een ingebrekestelling genoemd). Zo’n aanmaning kan je best aangetekend opsturen en bewaar het verzendbewijs goed. Zo heb je later ook het nodige bewijs dat je effectief iets hebt opgestuurd.
Zo’n aanmaning lijkt eigenlijk sterk op een betalingsherinnering. Je vermeldt dat je het volledige factuurbedrag (+ eventuele interesten of aanmaningskosten conform je algemene voorwaarden) binnen bijvoorbeeld 5 werkdagen op je bankrekening verwacht.
Om je claim kracht bij te zetten, kan je ook opnemen dat je het openstaand factuur anders aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat zal overmaken en dat je klant zal instaan voor de extra kosten ten gevolge hiervan.
Heeft al je voorgaande communicatie geen indruk gemaakt? Dan kan je de stap richting een incassobureau zetten. Het voordeel van incassobureaus is dat deze meestal werken met een “no cure no pay”-systeem. Anders gezegd, de kosten van het incassobureau zullen ook aangerekend worden aan je klant die weigert te betalen.
Als je weigerende klant een aanmaning ontvangt van een incassobureau maakt dat al een behoorlijke indruk waardoor een betaling meestal snel volgt.
Maar hopelijk hoeft het zo ver niet te komen!
