Van een boekhouder naar boekhoudprogramma Dexxter!

boekhoudprogramma
Inhoudstabel

Als je wil overstappen van je boekhouder naar Dexxter moet je op een aantal dingen letten. In dit artikel geven we je een leidraad zodat jij weet wat je moet opvragen aan je boekhouder en hoe je dat moet ingeven in Dexxter. Uiteraard staan we ook stil bij begrippen zoals een resultatenrekening, een afschrijvingstabel …

Vlot van start om je boekhouding zelf in handen te nemen!

Wanneer kan ik overschakelen naar Dexxter?

Overschakelen van een boekhouder naar Dexxter kan perfect wanneer je maar wil! Na afloop van een kwartaal, midden in het jaar, bij de jaarwissel, het kan wanneer je maar wil!

Zelf de boekhouding van je eenmanszaak in handen nemen, wordt ook steeds populairder. Je kan er heel wat informatie over terugvinden in onze talrijke blogartikels, in onze cursussen voor btw-vrijgestelde & btw-plichtige ondernemers of via tal van websites: Planvanaanpak, Acerta, ..

Wat moet je opvragen aan je boekhouder?

Een aantal documenten vraag je best even op aan je boekhouder, maar het kan uiteraard zijn dat je deze al spontaan krijgt doorgestuurd. We beginnen met wat je moet opvragen om in een volgende stap over te gaan naar hoe je dat in Dexxter kan ingeven.

Een resultatenrekening

Die mag je vrij vertalen naar een winst – of verliesrekening. Het is een overzicht van al de inkomsten en uitgaven van je eenmanszaak, telkens netjes gebundeld per jaar. Een andere periode dan jaarlijks kan zeker en vast, maar in dit geval zijn we effectief op zoek naar het jaaroverzicht.

Een resultatenrekening ziet eruit als een lange lijst waarop dus al je kosten staan netjes gebundeld per kostencategorie, al deze kostencategorieën beginnen steeds met nummer 6.

Daarnaast kan je er ook je omzet op terugvinden, meestal is je hele jaaromzet samengevat op één omzetrekening. Evengoed kunnen er wel een aantal opdelingen zijn gemaakt, bijvoorbeeld per btw-tarief of per belangrijk product dat je verkoopt. Al deze omzetrekeningen zullen steeds met nummer 7 beginnen.

Het is afhankelijk van het boekhoudpakket dat je boekhoudkantoor gebruikt, maar een resultatenrekening zal er vaak ongeveer zo uitzien:

image 3

Dagboeken

Dagboeken zijn overzichten per aparte categorie aan transacties, denk aan: verkopen, aankopen, bank .. Er kan dus een verkoopdagboek, aankoopdagboek, bankdagboek .. zijn, dat zijn dan telkens overzichten van al de transacties binnen dat domein.

Om dat tastbaar te maken, stel dat je 100 aankoopfacturen hebt in je boekhouding in een bepaald jaar. Je aankoopdagboek zal dan een lange lijst zijn van de details van elke aparte aankoopfactuur gedurende dat jaar. Die details zijn bijvoorbeeld: leverancier, kostencategorie, factuurdatum, percentage beroepsmatig gebruik, btw-roosters (indien toepasselijk) …

De foto’s van je aankoopfacturen zitten er niet bij, maar voor het overige kan je via een aankoopdagboek perfect zien hoe elke aparte aankoopfactuur in je boekhouding is terecht gekomen, handig uitgedrukt in één lange lijst.

Als je dus het aankoop, verkoop – en diverse dagboek hebt van je eenmanszaak, heb je de nodige details van hoe je boekhouding exact is verwerkt. Vraag ze zeker voor elk relevant jaar aan je boekhouder op, want die dagboeken zijn een samenvatting van hoe je boekhouding is verwerkt. Via deze dagboeken zal je later bij fiscale controle ook je boekhouding met voldoende details kunnen bewijzen ten opzichte van een fiscaal controleur.

Het is afhankelijk van het boekhoudpakket dat je boekhoudkantoor gebruikt, maar een dagboek zal er vaak ongeveer zo uitzien:

image 4

Je aankopen en verkopen

Hiermee bedoelen we de eigenlijke foto’s & pdf’s van al je aankopen en verkopen. Je hoeft zeker geen papieren documenten meer te bewaren, maar je moet wel steeds minimaal kunnen beschikken over de digitale documenten om ze te kunnen voorleggen bij een fiscale controle.

Een fiscaal controleur zal namelijk een document nodig hebben, op papier of digitaal, om te kunnen nakijken of dit document ook correct in je boekhouding is opgenomen.

Het kan perfect zijn dat je steeds al je documenten zelf hebt bewaard. Je hebt ze bijvoorbeeld enerzijds doorgegeven aan het boekhoudkantoor om te verwerken, maar anderzijds ook zelf hebt bewaard. Prima want dan heb je ze nog ter beschikking. Anders moet je ze even opvragen aan je boekhouder, dat is zeker mogelijk want boekhoudpakketten hebben steeds een export functie.

Een afschrijvingstabel

Op een afschrijvingstabel komen al je investeringen terecht, op die investeringen wordt er afschreven. Twijfel je nog bij begrippen zoals een investering of afschrijving, ontdek er alles over op onze blogpagina.

Deze afschrijvingstabel heb je nodig om reeds gemaakte investeringen in het verleden in je Dexxter-boekhouding te krijgen, want op die investeringen lopen (mogelijks) nog afschrijvingen. Dat zijn dus kosten (=afschrijvingen) die je dit jaar en komende jaren nog in je boekhouding kan opnemen, op basis van die investeringen.

In een afschrijvingstabel kan je zaken terugvinden zoals: omschrijving van je investering, aankoopwaarde en de afschrijvingstermijn.

Het is afhankelijk van het boekhoudpakket dat je boekhoudkantoor gebruikt, maar een afschrijvingstabel zal er vaak ongeveer zo uitzien:

image 6

Wat moet je ermee doen in Dexxter?

Tijd om alles wat je aan je boekhouder hebt gevraagd een plaats te geven in Dexxter.

Een resultatenrekening

De gebundelde kosten van de resultatenrekening mag je ingeven in Dexxter. Voorlopig houden we het bij de kosten van je resultatenrekening, straks zoomen we in op de inkomsten.

Het kan zijn dat sommige kostencategorieën in de resultatenrekening van je boekhouder niet overeenstemmen met de kostencategorieën die je terugvindt in Dexxter, maar dat kan geen kwaad. Ofwel maak je een nieuwe kostencategorie aan in Dexxter die dan overeenstemt met de kostencategorie van je boekhouder, ofwel ga je op zoek naar een kostencategorie in Dexxter die qua benaming misschien niet exact overeenstemt, maar die ermee gerelateerd is.

Als voorbeeld, je zal vermoedelijk in de resultatenrekening van je boekhouder een kostencategorie terugvinden met de naam: diensten en diverse goederen. Een heel algemene kostencategorie die vaker wordt gebruikt boekhoudkantoren, de tegenhanger in Dexxter is de kostencategorie: kleine aankopen allerlei.

Opgelet, de afschrijvingen neem je niet over via de resultatenrekening, daar komen we zo dadelijk op terug via de afschrijvingstabel.

Dagboeken

Daar moet je niets mee doen in Dexxter, maar je moet ze wel goed bewaren!

Stel dat je fiscale controle hebt – die kans is klein, maar ze bestaat altijd – dan zal die controleur eerst naar de resultatenrekening kijken. Dat geeft hem een goed beeld van je omzet, kosten en de verhouding daartussen. Daarnaast kan hij ook onmiddellijk zien op welke kostencategorieën de meeste kosten zijn ingeboekt.

Uiteraard moet een controleur ook verifiëren dat er iets achter die bedragen zit, er staat bijvoorbeeld in de resultatenrekening: gsm – en internetkosten 120 euro. Vanwaar komt die 120 euro, hoeveel facturen zijn er daarvoor ingeboekt?

Dan neemt hij de dagboeken erbij om meer details te kunnen zien, via de dagboeken zal de controleur zien dat er 6 aankoopfacturen achter die 120 euro zitten en met welke details die 6 aankoopfacturen in de boekhouding zijn gekomen.

Je aankopen en verkopen

Aankopen

Met de aankoopfacturen moet je in Dexxter niets doen. We hebben namelijk via de resultatenrekening al de kosten van je eenmanszaak ingegeven in Dexxter.

Toch moet je die aankoopfacturen goed bewaren voor een eventuele fiscale controle. Ze zijn voor een fiscale controle namelijk noodzakelijk, zonder effectief bewijs van je aankopen, kan je eigenlijk geen enkele aankoop echt bewijzen.

Verkopen

Hier juist hebben we bij de resultatenrekening enkel en alleen de kosten overgenomen, heel bewust de verkopen dus niet!

Dat komt omdat je idealiter de verkoopfacturen van het jaar dat nog loopt, wel allemaal overneemt in Dexxter. We kunnen hier dus niet werken op basis van een overzicht (resultatenrekening) waarbij we het globaal bedrag overnemen.

Zowel btw-plichtige als btw-vrijgestelde (kleine onderneming vrijstellingsregeling) zullen namelijk nog een klantenlisting moeten indienen op basis van de verkoopfacturen. Die klantenlisting kan je heel eenvoudig in Dexxter laten genereren, maar daardoor heeft Dexxter uiteraard wel de nodige data nodig. Die data voor de klantenlisting moeten komen van al je individuele verkoopfacturen.

Want op een klantenlisting moet je alle btw-plichtige klanten opnemen aan wie je gedurende het jaar meer dan 250 euro hebt.

Je gaat naar de ‘inkomsten’ en vervolgens heb je de mogelijkheid om een ‘historische factuur’ toe te voegen. Op basis van een reeds bestaand verkoopfactuur, kan je dan alle data van dat verkoopfactuur in Dexxter stoppen.

Ben je niet btw-plichtig?

Een niet btw-plichtige ondernemer moet nooit een klantenlisting indienen, dan kan je ook hier werken op basis van je resultatenrekening. Er is geen noodzaak om al je individuele verkopen over te zetten in Dexxter.

Ben je btw-plichtig of btw-vrijgesteld?

Als je geen btw-plichtige klanten hebt aan wie je voor meer dan 250 euro (excl. btw) hebt gefactureerd, bijvoorbeeld alleen maar particulieren. Dan zou je ook kunnen werken op basis van de resultatenrekening om je inkomsten over te zetten naar Dexxter. Er is geen noodzaak om in dit geval al je individuele verkopen over te zetten in Dexxter.

Een afschrijvingstabel

De bedoeling van de afschrijvingstabel is om je nog lopende afschrijvingen over te nemen in Dexxter. Dat kan je doen via de ‘uitgaven’ waarbij je vervolgens doorklikt op ‘afschrijvingen’.

Dan kan je doorklikken op ‘nieuwe historische afschrijving’, waarbij je vervolgens investeringen kan toevoegen.

Inhoudstabel
Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
E-mail

Neem zelf je administratie in handen.

Je kan nog steeds kiezen voor een boekhouder. Dankzij het gratis kijkaccount kan die zich volledig focussen op het geven gericht advies om jou te helpen groeien!

Relaxe ondernemer