Een offerte maken: hoe doe ik dat?

offerte maken
Inhoudstabel

Een offerte maken? Belangrijk, want met goed onderbouwde voorstellen haal je simpelweg meer werk binnen. 

Maar wat is dat juist, een offerte? Heeft dat al impact op mijn boekhouding? Waar moet ik op letten als ik eentje opstel? Je kan op beide oren slapen, Dexxter zet je goed op weg naar een professionele offerte.

Wat is een offerte?

Offertes geven je de kans om je producten en diensten, inclusief de daarbij horende prijzen, voor te stellen. Het geeft je dus de kans om een prijsvoorstel te doen naar je potentiële klanten. 

Uiteraard heeft zo’n offerte nog geen impact op je boekhouding, die is er pas als je overgaat tot een verkoopfactuur. Handig, want dat kan in Dexxter met één druk op de knop!

Denk gerust aan de menukaart van een restaurant, zolang je niets hebt besteld, blijft die menukaart niets meer dan een prijsvoorstel.

Wel opletten, want geheel vrijblijvend is het niet. Als jij een offerte opmaakt en de klant vervolgens aanvaardt, dan ben je als ondernemer ook gehouden om aan de overeengekomen voorwaarden te voldoen!

Vandaar ook dat facturen die worden betwist, vaak starten vanuit een prijsafwijking met de originele offerte. Probeer daarom in je prijsvoorstel steeds ruimte te laten voor een eindafrekening aan de hand van werkelijk verbruikte materialen en/of arbeidsuren aan vooraf overeengekomen eenheidsprijzen.

Via een offerte kan je trouwens veel meer dan gewoon je producten of diensten aanbieden aan potentiële klanten, namelijk:

  • Je bent misschien niet de goedkoopste aanbieder van een bepaald product of dienst en daar zal je goede redenen voor hebben. Via een prijsvoorstel heb je ook meteen de kans om deze redenen toe te lichten, waardoor potentiële klanten ook onmiddellijk weten waar jij het verschil maakt.
  • Misschien heb je een mondeling gesprek gehad met een contactpersoon, maar wordt de knoop doorgehakt door iemand anders. Met een gedetailleerde prijsvoorstel overtuig je moeiteloos iedereen.
  • Een goed opgebouwde offerte is meteen een mooi uithangbord voor je onderneming. Zo weet je potentiële klant dat je garant staat voor transparantie en structuur.

Een offerte maken: hoe doe ik dat?

Een aantal elementen zijn essentieel voor je offerte, gelukkig gidst Dexxter je doorheen het proces. Aan de hand van een aantal invulvelden kom je in een handomdraai uit bij een professioneel document.

Hieronder kan je in een video meepikken hoe je dat in Dexxter doet, het is een voorbeeld van een btw-plichtige ondernemer die snel en efficiënt een offerte maakt en die vervolgens omzet naar een verkoopfactuur.

Dexxter is volledig aangepast aan wie jij bent, ben jij bijvoorbeeld een btw-vrijgestelde ondernemer? Dan zal je in het leercentrum van Dexxter een aangepaste video zien op maat van btw-vrijgestelde ondernemers!

Hieronder stapsgewijs de tekstuele feedback over hoe een offerte maken verloopt in Dexxter:

Basisinformatie

Datum & vervaldatum

De datum waarop je je offerte hebt opgesteld is een evident onderdeel, maar vergeet zeker ook geen vervaldatum toe te voegen.

Die vervaldatum is volledig vrij te kiezen, maar zo ben je zeker dat de huidige voorwaarden (prijzen, materiaal, termijnen ..) die je nu aan je potentiële klant aanbiedt, niet tot in het oneindige blijven gelden. 

Klant

Hier laat je best al zo uitgebreid mogelijk de gegevens van je potentiële klant terugkomen. Zo is er achteraf geen twijfel voor wie je voorstel juist bedoeld was.

Offerte-item

Hier kan je effectief items toevoegen, zijnde je producten of diensten.

Je kan een bondige samenvatting geven via ‘beschrijving’ om dan onderaan gedetailleerd terug te komen op je product of dienst. Hoe meer details je hier opneemt, hoe kleiner de kans op onduidelijkheid over wat je nu juist aanbiedt en dat zal ook je potentiële klant op prijs stellen. 

Optioneel kan je hier ook een eenheid toevoegen aan je product of dienst, bijvoorbeeld of je aanbod in kilogram, liter of gepresteerde uren.

Opslaan als vast verkoopsartikel?

Als je vaak dezelfde producten of diensten aanbiedt, dan kan je deze in Dexxter opslaan als een vast verkoopsartikel. Zo is de beschrijving, de prijs, het btw-tarief etc. alvast opgeslagen.

Zo heb je dit verkoopsartikel snel en eenvoudig ter beschikking voor al je toekomstige offertes of verkoopfacturen.

Mededeling

Hier kan je een optionele boodschap voor je potentiële klant toevoegen.

Denk aan bepaalde details die je toch nog even apart wil vermelden of benadrukken. Of een verwijzing naar een eerder contactmoment of een voorafgaande bespreking.

Offerte helemaal klaar? Versturen maar!

Vervolgens kan je via Dexxter je offerte rechtstreeks per mail versturen naar je potentiële klant. Niet alleen bespaart je dat een hoop tijd, maar je creëert er ook een handig overzicht mee om alles nauwkeurig op te volgen.

Heeft je klant je ondertussen een ondertekende versie van je offerte toegestuurd? Geef je offerte de status ‘geaccepteerd’. Zo creëer je een handig overzicht van welke documenten welke status hebben (geaccepteerd, geweigerd ..).

Dexxter maakt het jou makkelijk!

Dexxter is het boekhoudprogramma voor de Belgische eenmanszaak die zelf zijn boekhouding in handen wil nemen!

Start vandaag je gratis proefperiode, zo kan je 30 dagen lang rustig al onze functionaliteiten ontdekken.

Heb je nog specifieke vragen? Dat is perfect normaal, veel van je collega ondernemers trouwens!

Net daarom hebben we in Dexxter ook een community gebouwd. Dat is een plaats in de applicatie waar ondernemers vragen kunnen stellen en antwoorden kunnen krijgen van andere ondernemers, samen sparren om zo tot oplossingen te komen.

Daarnaast hebben we ook leercentrum ter beschikking in Dexxter, boordevol content, video’s, cursussen …

Je staat er niet alleen voor als (startende) zelfstandige, laat dat duidelijk zijn!

Inhoudstabel
Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
E-mail

Neem zelf je administratie in handen.

Je kan nog steeds kiezen voor een boekhouder. Dankzij het gratis kijkaccount kan die zich volledig focussen op het geven gericht advies om jou te helpen groeien!

Relaxe ondernemer