Als je wil overstappen van een ander boekhoudprogramma naar Dexxter moet je op een aantal dingen letten. In dit artikel geven we je een leidraad zodat jij weet wat je moet opvragen aan je boekhouder of wat je zelf uit het vorige boekhoudprogramma moet halen en hoe je dat moet ingeven in Dexxter.
Vlot van start om je boekhouding zelf in handen te nemen!
Wanneer kan ik overschakelen naar Dexxter?
Overschakelen van een ander boekhoudprogramma naar Dexxter kan perfect wanneer je maar wil! Na afloop van een kwartaal, midden in het jaar, bij de jaarwissel, het kan wanneer je maar wil!
Wat heb je nodig uit je vorig boekhoudpakket?
We beginnen ons overzicht met wat je nodig hebt aan documenten uit je vorig pakket, om in een volgende stap over te gaan naar hoe je dat in Dexxter kan ingeven.
Een resultatenrekening
Die mag je vrij vertalen naar een winst – of verliesrekening. Het is een overzicht van al de inkomsten en uitgaven van je eenmanszaak, telkens netjes gebundeld per jaar. Een andere periode dan jaarlijks kan zeker en vast, maar in dit geval zijn we effectief op zoek naar een overzicht op basis van kalenderjaren.
Een resultatenrekening ziet eruit als een lange lijst waarop dus al je kosten staan netjes gebundeld per kostencategorie, al deze kostencategorieën beginnen steeds met nummer 6.
Daarnaast kan je er ook je omzet op terugvinden, meestal is je hele jaaromzet samengevat op één omzetrekening. Evengoed kunnen er wel een aantal opdelingen zijn gemaakt, bijvoorbeeld per btw-tarief of per belangrijk product dat je verkoopt. Al deze omzetrekeningen zullen steeds met nummer 7 beginnen.
Afhankelijk van je vorig boekhoudpakket, maar een resultatenrekening zal er vaak ongeveer zo uitzien:
Dagboeken
Dagboeken zijn overzichten gebundeld op niveau van verkopen, aankopen, bank .. Er kan dus een verkoopdagboek, aankoopdagboek, bankdagboek .. zijn.
Om dat tastbaar te maken, stel dat je 100 aankoopfacturen hebt in je boekhouding in een bepaald jaar. Je aankoopdagboek zal dan een lange lijst zijn van de details van elke aparte aankoopfactuur gedurende dat jaar. Die details zijn bijvoorbeeld: leverancier, kostencategorie, factuurdatum, percentage beroepsmatig gebruik, btw-roosters (indien toepasselijk) …
De foto’s van je aankoopfacturen zitten er niet bij, maar voor het overige kan je via een aankoopdagboek perfect zien hoe elke aparte aankoopfactuur in je boekhouding is terecht gekomen, handig uitgedrukt in één lange lijst.
Als je dus het aankoop, verkoop – en diverse dagboek hebt van je eenmanszaak, heb je de nodige details van hoe je boekhouding exact is verwerkt. Vraag ze zeker voor elk relevant jaar aan je boekhouder op, want die dagboeken zijn een samenvatting van hoe je boekhouding is verwerkt.
Via deze dagboeken zal je later bij fiscale controle ook je boekhouding met voldoende details kunnen bewijzen ten opzichte van een fiscaal controleur.
Afhankelijk van je vorig boekhoudpakket, maar een dagboek zal er vaak ongeveer zo uitzien:
Je aankopen en verkopen
Hiermee bedoelen we de eigenlijke foto’s & pdf’s van al je aankopen en verkopen. Je hoeft zeker geen papieren documenten meer te bewaren, maar je moet wel steeds minimaal kunnen beschikken over de digitale documenten om ze te kunnen voorleggen bij een fiscale controle.
Een fiscaal controleur zal namelijk een document nodig hebben, op papier of digitaal, om te kunnen nakijken of dit document ook correct in je boekhouding is opgenomen.
Het kan perfect zijn dat je steeds al je documenten zelf hebt bewaard. Je hebt ze bijvoorbeeld enerzijds doorgegeven aan het boekhoudkantoor om te verwerken, maar anderzijds ook zelf hebt bewaard. Prima want dan heb je ze nog ter beschikking. Anders moet je ze even opvragen aan je boekhouder of zelf uit het vorige boekhoudpakket halen.
Een afschrijvingstabel
Op een afschrijvingstabel komen al je investeringen terecht, op die investeringen wordt er afschreven. Twijfel je nog bij begrippen zoals een investering of afschrijving, ontdek er alles over op onze blogpagina.
Deze afschrijvingstabel heb je nodig om reeds gemaakte investeringen in het verleden in je Dexxter-boekhouding te krijgen, want op die investeringen lopen (mogelijks) nog afschrijvingen. Dat zijn dus kosten (=afschrijvingen) die je dit jaar en komende jaren nog in je boekhouding kan opnemen.
In een afschrijvingstabel kan je zaken terugvinden zoals: omschrijving van je investering, aankoopwaarde en de afschrijvingstermijn.
Afhankelijk van het vorig boekhoudpakket, maar een afschrijvingstabel zal er vaak ongeveer zo uitzien:
Wat moet je ermee doen in Dexxter?
Tijd om alles wat uit het vorige pakket is gehaald, een plaats te geven in Dexxter.
Een resultatenrekening
Voorlopig houden we het bij de kosten van je resultatenrekening, straks zoomen we in op de inkomsten.
Het kan zijn dat sommige kostencategorieën in de resultatenrekening van je boekhouder niet overeenstemmen met de kostencategorieën die je terugvindt in Dexxter, maar dat kan geen kwaad. Ofwel maak je een nieuwe kostencategorie aan in Dexxter die dan overeenstemt met de kostencategorie van je boekhouder, ofwel ga je op zoek naar een kostencategorie in Dexxter die qua benaming misschien niet exact overeenstemt, maar die ermee gerelateerd is.
Als voorbeeld, je zal vermoedelijk in de resultatenrekening van je vorige software een kostencategorie terugvinden met de naam: diensten en diverse goederen.
Een heel algemene kostencategorie die vaker wordt gebruikt boekhoudkantoren, de tegenhanger in Dexxter is de kostencategorie: kleine aankopen allerlei.
Opgelet, de afschrijvingen neem je niet over via de resultatenrekening, daar komen we zo dadelijk op terug via de afschrijvingstabel.
Ontdek hieronder in onze video hoe je aan de slag moet gaan:
Dagboeken
Daar moet je niets mee doen in Dexxter, maar je moet ze wel goed bewaren!
Stel dat je fiscale controle hebt – die kans is klein, maar ze bestaat altijd – dan zal die controleur eerst naar de resultatenrekening kijken. Dat geeft hem een goed beeld van je omzet, kosten en de verhouding daartussen. Daarnaast kan hij ook onmiddellijk zien op welke kostencategorieën de meeste kosten zijn ingeboekt.
Uiteraard moet een controleur ook verifiëren dat er iets achter die bedragen zit, er staat bijvoorbeeld in de resultatenrekening: gsm – en internetkosten 120 euro. Vanwaar komt die 120 euro, hoeveel facturen zijn er daarvoor ingeboekt?
Dan neemt hij de dagboeken erbij om meer details te kunnen zien, via de dagboeken zal de controleur zien dat er 6 aankoopfacturen achter die 120 euro zitten en met welke details die 6 aankoopfacturen in de boekhouding zijn gekomen.
Je aankopen en verkopen
Aankopen
Met de aankoopfacturen moet je in Dexxter niets doen. We hebben namelijk via de resultatenrekening al de kosten van je eenmanszaak ingegeven in Dexxter.
Toch moet je die aankoopfacturen goed bewaren voor een eventuele fiscale controle. Ze zijn voor een fiscale controle namelijk noodzakelijk, zonder effectief bewijs van je aankopen, kan je eigenlijk geen enkele aankoop echt bewijzen.
Verkopen
Hier juist hebben we bij de resultatenrekening enkel en alleen de kosten overgenomen, heel bewust de verkopen dus niet!
Dat komt omdat je idealiter de verkoopfacturen van het jaar dat nog loopt, wel allemaal overneemt in Dexxter. We kunnen hier dus niet werken op basis van een overzicht (resultatenrekening) waarbij we het globaal bedrag overnemen.
Zowel btw-plichtige als btw-vrijgestelde (kleine onderneming vrijstellingsregeling) zullen namelijk nog een klantenlisting moeten indienen op basis van de verkoopfacturen. Die klantenlisting kan je heel eenvoudig in Dexxter laten genereren, maar daardoor heeft Dexxter uiteraard wel de nodige data nodig. Die data voor de klantenlisting moeten komen van al je individuele verkoopfacturen.
Want op een klantenlisting moet je alle btw-plichtige klanten opnemen aan wie je gedurende het jaar meer dan 250 euro hebt.
Je gaat naar de ‘inkomsten’ en vervolgens heb je de mogelijkheid om een ‘historische factuur’ toe te voegen. Op basis van een reeds bestaand verkoopfactuur, kan je dan alle data van dat verkoopfactuur in Dexxter stoppen.
Ben je niet btw-plichtig?
Een niet btw-plichtige ondernemer moet nooit een klantenlisting indienen, dan kan je ook hier werken op basis van je resultatenrekening. Er is geen noodzaak om al je individuele verkopen over te zetten in Dexxter.
Ben je btw-plichtig of btw-vrijgesteld?
Als je geen btw-plichtige klanten hebt aan wie je voor meer dan 250 euro (excl. btw) hebt gefactureerd, bijvoorbeeld alleen maar particulieren. Dan zou je ook kunnen werken op basis van de resultatenrekening om je inkomsten over te zetten naar Dexxter. Er is geen noodzaak om in dit geval al je individuele verkopen over te zetten in Dexxter.
Ontdek hieronder in onze video hoe je aan de slag moet gaan:
Een afschrijvingstabel
De bedoeling van de afschrijvingstabel is om je nog lopende afschrijvingen over te nemen in Dexxter. Dat kan je doen via de ‘uitgaven’ waarbij je vervolgens doorklikt op ‘afschrijvingen’.
Dan kan je doorklikken op ‘nieuwe historische afschrijving’, waarbij je vervolgens investeringen kan toevoegen.
Ontdek hieronder in onze video hoe je aan de slag moet gaan:
