Het kan gebeuren dat je klant jouw factuur uit het oog verliest of over het hoofd ziet en jou hierdoor niet betaalt voordat de betalingstermijn is verstreken. Maar wat nu? Wij leggen je graag even uit welke stappen je nu kan zetten.
Eerst en vooral is het belangrijk om te checken of je wel zeker een betalingstermijn op je factuur hebt vermeld. Zie je dat die al een paar dagen verstreken is, kan je je klant even mailen of opbellen om te checken of je klant nog aan je factuur gedacht heeft.
Stap 1: betalingsherinnering na 30 dagen 📆
Kan je je klant niet bereiken, dan kan je een papieren betalingsherinnering sturen. Meestal doe je dat na 30 dagen. Die herinnering ziet eruit als je factuur en bevat dus ook dezelfde informatie, maar deze keer vermeld je bovenaan duidelijk het woord ‘betalingsherinnering’ en voeg je een nieuwe betaaltermijn toe.
Meestal wordt er gekozen voor een nieuwe betaaltermijn van 14 dagen. Verstuur dit document via de post of via mail. Ga niet meteen uit van slechte wil bij je klant. Het kan nog steeds gaan om een administratieve of menselijke fout.
Weigert je klant om te betalen?
Dan zul je andere stappen moeten ondernemen, we leggen je hier uit wat je kunt doen als je klant weigert de factuur te betalen.
Stap 2: Tweede betalingsherinnering
Is de nieuwe betaaltermijn verstreken en heb je nog steeds niets gehoord? Probeer je klant dan nog eens te bellen. Als er dan weer een week verstreken is, kan je een tweede betalingsherinnering sturen met een nieuwe betaaltermijn, opnieuw van 14 dagen. Dit is de laatste betalingsherinnering die je moet sturen.
Stap 3: Ingebrekestelling of aanmaning🧑⚖️
Levert deze tweede herinnering en (een poging tot) een telefonisch gesprek niets op, dan kan je volgende stappen overwegen. Dat begint met een ingebrekestelling of aanmaning, een document dat je aangetekend opstuurt en waarin je vermeldt welk bedrag je klant je nog verschuldigd is en wat de nieuwe uiterste betaaltermijn is.
Geef je klant opnieuw twee weken de tijd. Als laatste kan je de hulp van een incassobureau inschakelen. Dit zal niet jou, maar de klant extra kosten. Laat ons hopen dat het zover dus niet komt.
