Iedere zelfstandige maakt het ooit mee: je hebt goederen aangekocht, maar plots raak je ze niet meer kwijt. Ze verzamelen stof in je magazijn, terwijl je geld eraan verdwijnt. Hoe pak je dat aan, zowel praktisch als in je boekhouding?
Wat zijn onverkoopbare handelsgoederen juist? 🔍
Handelsgoederen zijn simpel gezegd producten die je koopt om ze later door te verkopen. Toch loopt het niet altijd zoals gepland. Misschien heeft de overheid een specifiek verbod op bepaalde goederen ingevoerd, misschien zijn de producten beschadigd of misschien is de hype alweer voorbij.
Waarom blijft die voorraad soms liggen? 🕸️
Er zijn verschillende oorzaken:
- Nieuwe regels: denk aan een product dat plots niet meer mag worden verkocht.
- Schade of defect: een levering die nat geworden is, dozen die tijdens het transport beschadigd zijn…
- Vervaldatum: voeding of cosmetica die simpelweg te oud is.
- Nieuwe trend: wat dit jaar een bestseller is, kan volgend jaar totaal uit de mode zijn.
Iedereen die voorraad beheert, weet dat dit erbij hoort.
Wat doe je boekhoudkundig? 🧮
Gelukkig hoef je niet in paniek te raken, het is meestal eenvoudiger dan je denkt.
Wanneer je goederen aankoopt, boek je deze al als kost. Aan het einde van het jaar tel je de voorraad op. Goederen die je niet meer kunt verkopen, haal je gewoon uit die eindvoorraad.
Een simpel voorbeeld 📦
Stel dat je in 2024 voor 5.000,00 EUR aan handelsgoederen kocht. Tegen december ontdek je dat 1.500,00 EUR daarvan onverkoopbaar is.
Beginvoorraad: 5.000,00 EUR
Eindvoorraad: 3.500,00 EUR
Verschil: 1.500,00 EUR
Dat verlies wordt automatisch als kost geboekt. Je winst zakt dus met 1.500,00 euro zonder dat je nog een aparte boeking hoeft te doen. Gelukkig zorgt Dexxter ervoor dat dit automatisch gebeurt.
Let op met de btw!
Ben je btw-plichtig en gaat het over grote verliezen van handelsgoederen? Dan neem je best contact op met de btw-administratie. Dit kan via mail of aangetekende zending. Je nodigt de fiscus als het ware uit om de vernietiging van de voorraad bij te wonen. Contacteer de btw-administratie wanneer je twijfelt.
Vergeet jouw administratie niet 🗃️
Hoewel je boekhouding het vaak netjes oplost, is het wel slim om te noteren wat er precies verdwenen is.
Maak bijvoorbeeld een lijstje met:
- Productnamen
- Aantallen
- Aankoopprijzen
- Reden waarom ze onverkoopbaar zijn
Bewaar daarnaast ook bewijsstukken als dat kan. Vergeet niet de mails van je leverancier, een officiële brief van de overheid of zelfs een foto van beschadigde producten. Zo kan je later altijd laten zien waarom die voorraad niet meer verkocht kon worden.
Hoe beperk je nu eigenlijk toekomstige verliezen? 📊
Je kunt niet alles voorkomen, maar je kan wel slimmer met je voorraad omgaan. Zoals:
- Het is handiger om meerdere kleine bestellingen te doen dan één grote die alleen maar stof ligt te vangen
- Hou trends en nieuwe regels goed in de gaten. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.
- Pas het principe “FIFO: first in, first out” toe: verkoop eerst je oude stock, daarna de nieuwe stock.
- Gebruik een softwarepakket als Dexxter om je voorraad overzichtelijk bij te houden.
Met een duidelijk overzicht kan je sneller beslissingen nemen. Zo voorkom je dat je opnieuw met dozen blijft zitten die niemand wil kopen.
Klaar voor een rustigere boekhouding 🪷
Onverkoopbare handelsgoederen zijn vervelend, zeker! Maar je hoeft er echt geen stress van te krijgen. In de meeste gevallen registreert de boekhouding het verlies automatisch via de voorraadcorrectie. Het enige dat jij moet doen, is je administratie netjes bijhouden en duidelijk documenteren wat er weggaat.
Zo houd je grip op je cijfers en voorkom je onaangename verrassingen. En wie weet: met betere wat planning en een slimmer voorraadbeheer voel je misschien zelfs voldoening als je de volgende keer wel precies weet wat er in je magazijn ligt… zonder dat je euro’s onzichtbaar uit je kassa verdwijnen.
Nuttige links
Een voorraad in je boekhouding?
Aankoop handelsgoederen: Dit moet je weten!
TPO-verbod vanaf 1 september 2025: zo verwerk je het verlies in je boekhouding met Dexxter
