Een koffie om de dag te starten, een frisdrank tijdens het werk, of een pot snoep voor je werknemers: het lijken misschien kleine uitgaven, maar fiscaal gezien kan er een groot verschil zitten in hoe je deze kosten verwerkt.
Voor zelfstandigen met een eenmanszaak gelden er specifieke regels. Wat je koopt voor jezelf wordt vaak anders behandeld dan wat je voorziet voor klanten of werknemers. En dat kan verwarrend zijn, zeker als je online leest dat anderen hun koffie wél volledig aftrekken.
We leggen in dit artikel de spelregels uit voor koffie, water, thee of frisdrank. Wist je trouwens dat deze regels ook van toepassing zijn op bijvoorbeeld fruit, soep of snoep? Dus je mag dit artikel gerust ruimer interpreteren, fruit, soep of snoep vallen er ook onder.
Koffie, thee en frisdrank voor eigen gebruik: niet aftrekbaar
Werk je als zelfstandige in een eenmanszaak en koop je koffie, frisdrank of tussendoortje voor jezelf? Dan mag je deze uitgaven niet opnemen in je boekhouding. Zelfs niet als je ze nuttigt tijdens je werkuren.
De fiscus ziet dit simpelweg als privé-uitgaven. En privé-uitgaven horen niet thuis in je boekhouding.
Voorbeelden:
- Je koopt elke maand koffie voor thuis → niet aftrekbaar.
- Je vult de koelkast van je thuiskantoor met frisdrank → niet aftrekbaar.
- Je trakteert jezelf op een doos koekjes voor tijdens het werk → niet aftrekbaar.
Voor de fiscus maakt het niet uit dat je de drank nuttigt tijdens het werk: zolang het enkel voor jezelf is, geldt het als privégebruik. Ook voor de btw geldt hetzelfde principe: de btw op deze aankopen mag je niet recupereren.
Kort gezegd: fiscaal gezien zijn deze aankopen volledig privé.
Koffie, thee en frisdrank voor externe relaties: 50% aftrekbaar
Anders wordt het wanneer je drankjes voorziet voor klanten, leveranciers of andere zakelijke relaties. Dan mag je deze kosten wel opnemen in je boekhouding, maar vallen ze onder de ‘onthaalkosten’.
En net omdat het onthaalkosten zijn, zijn ze slechts 50% fiscaal aftrekbaar. Het beroepsgebruik is dan wel 100%, maar via de verworpen uitgaven blijft er toch maar 50% over in je boekhouding.
De btw daarentegen is meestal niet aftrekbaar voor deze kosten.
Voorbeelden van wat wél mag
- Koffie en frisdrank aanbieden tijdens een klantenmeeting -> 50% aftrekbaar
- Water of frisdrank voorzien op een infosessie of workshop -> 50% aftrekbaar
- Koffie aanbieden aan een leverancier tijdens een bespreking -> 50% aftrekbaar
Gebruik je Dexxter? Dan hoef je zelf niet wakker te liggen van de fiscale verwerking. Kies gewoon voor de kostencategorie ‘onthaalkosten’ en Dexxter doet automatisch het rekenwerk voor jou.
Koffie, thee en frisdrank voor werknemers: 100% aftrekbaar
Heb je werknemers in dienst? Dan gelden er soepelere regels. Dingen zoals koffie, water, frisdrank, soep, fruit of snoep voor werknemers zijn volledig aftrekbaar.
Dat betekent:
- 100% fiscaal aftrekbaar
- 100% btw recupereerbaar
Waarom dit verschil? De fiscus beschouwt dit als een voordeel voor werknemers en dat wordt wél aanvaard als professionele kost. Best een groot verschil dat je in deze situatie de kost wel 100% mag inboeken en ook de btw volledig mag recupereren.
Maar dan moeten de aankopen dus in teken van je werknemers staan. Zonder werknemers kan dit dus niet.
Waarom je online soms leest dat het wel kan
Zoek je online naar informatie over koffie en frisdrank in je boekhouding, dan lijkt het soms alsof je deze kosten altijd kan aftrekken. Maar dat klopt dus niet.
Veel van die informatie gaat namelijk over vennootschappen en daar gelden andere regels.
In een vennootschap kan je (vaak) wel koffie, frisdrank of snacks voor eigen gebruik tijdens je zelfstandige activiteit inbrengen. De fiscus ziet dit daar niet zomaar als privé-uitgaven, omdat je jezelf als bestuurder voordelen mag toekennen. Voordelen zoals koffie, thee, frisdrank …
En daar ontstaat de verwarring: iemand op een forum vertelt dat hij of zij de koffie volledig in de boekhouding stopt, maar dat werkt (meestal) niet voor eenmanszaken.
Tips voor je boekhouding
- Bewaar bonnetjes zorgvuldig en noteer bij voorkeur waarvoor de aankoop was.
- Maak onderscheid tussen eigen consumptie, klantenontvangst en personeel in je boekhouding.
- Gebruik slimme boekhoudsoftware zoals Dexxter, die automatisch de juiste aftrekpercentages toepast.
- Laat je niet misleiden door online fora: wat geldt voor vennootschappen, geldt niet altijd voor eenmanszaken.
Bovenstaande spelregel mag je ook evengoed toepassen op de toebehoren. De fiscale spelregels voor de koffie tellen bijvoorbeeld evengoed voor de aankoop van een koffieapparaat. Koop je een waterkoker voor de thee? Dan valt de aankoop van de waterkoker onder dezelfde regels als de aankoop van thee.
Conclusie
Voor zelfstandigen met een eenmanszaak is de regel eenvoudig:
- Eigen koffie, thee frisdrank, fruit, versnaperingen … → privé-uitgave en dus niet aftrekbaar.
- Koffie of frisdrank voor klanten → mag in de boekhouding, maar slechts 50% aftrekbaar (verworpen uitgaven). De btw is niet aftrekbaar.
- Voor personeel → mag volledig in de boekhouding, en ook de btw is 100% recupereerbaar.
