Vanaf 1 januari 2026 wordt Peppol verplicht voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige en btw-vrijgestelde ondernemingen. Dit digitale systeem brengt veranderingen met zich mee, maar je rechten als schuldenaar blijven dezelfde. Wat moet je weten over het betwisten of weigeren van foutieve Peppol-facturen?
Foutieve factuur ontvangen: wat nu?
Stel: je krijgt een hostingfactuur van € 150, terwijl je contract € 120 vermeldt. Of je ontvangt een factuur voor geannuleerd fotomateriaal. Je rechten als schuldenaar veranderen niet, maar de digitale aanpak vereist aangepaste stappen.
Factuur direct controleren
Vergelijk elke inkomende factuur met je (eventuele) bestelbon, leveringsbon of contractafspraken. Check of het bedrag, de hoeveelheid, het btw-tarief en de betalingsvoorwaarden kloppen. Bewaar alle ondersteunende documenten digitaal of fysiek.
Schriftelijk betwisten blijft verplicht
Bevestig je betwisting altijd schriftelijk, ook als je software een digitaal bericht verstuurt. Een e-mail volstaat meestal, aangetekende post is alleen nodig bij escalatie.
Je protestmail moet het volgende bevatten: het factuurnummer en de datum, de concrete reden van bezwaar (“fout bedrag € 150 i.p.v. € 120”, “artikel niet geleverd”,…), de eventuele gedeeltelijke betaling “onder voorbehoud” en een verzoek om correctie.
Door schriftelijk te betwisten heb je later bewijs van tijdige, gemotiveerde afwijzing.
Communicatie en correcties via Peppol
Dit is niet verplicht, maar soms aangeraden: neem eens telefonisch contact op om de fout te verduidelijken. Vaak gaat het om administratieve vergissingen die snel opgelost worden. Noteer met wie je sprak en vraag bevestiging van je betwisting.
Als de factuur werkelijk fout is, kan de leverancier deze niet aanpassen. Het Peppol-systeem vereist een correctie per creditnota die de foute factuur ongedaan maakt, gevolgd door een nieuwe juiste factuur. Beide documenten moeten via hetzelfde netwerk worden verstuurd.
Timing is cruciaal
Een factuur wordt na bepaalde tijd geacht aanvaard te zijn zonder protest. Juridisch bestaat er hiervoor geen exacte termijn, maar betwisting binnen één tot twee weken wordt als redelijk beschouwd. Wacht dus niet te lang.
Bij niet-tijdig reageren wordt stilzwijgende aanvaarding vermoed en moet jij later bewijzen dat de factuur onterecht was. Door snel te protesteren verleg je de bewijslast naar de leverancier.
Verschil met klassieke factuurbetwistingen
Het betwistingsprincipe blijft fundamenteel hetzelfde: schriftelijk en gemotiveerd. De digitale omgeving brengt echter specifieke aspecten met zich mee om Peppol-facturen te weigeren:
Automatische verwerking betekent soms dat facturen zonder handmatige controle worden geboekt. Zorg dat je een manier hebt om in je boekhoudsoftware nog altijd facturen na te kijken, ook al worden ze automatisch ingeboekt. In Dexxter staan je facturen klaar om verwerkt te worden, maar moet je als gebruiker finaal nog even bevestigen (en nakijken).
Elektronische feedback via Peppol kan factuurstatus wijzigen en doorsturen naar leveranciers. Deze “Invoice Response” geeft aan of facturen in behandeling, geaccepteerd, onder vraag of afgewezen zijn. Niet alle software ondersteunt dit volledig.
Creditnota’s zijn verplicht voor alle correcties. Bij papieren facturen volstond soms een vervangingsfactuur; dit kan nu niet meer.
Praktische implementatie voor kleine ondernemers
Dit is geen aangename situatie en hopelijk beland je er nooit aan. Maar als je effectief facturen moet gaan betwisten, dan zit je beter veilig.
Documentatie: bewaar alle e-mails, contracten, leveringsbewijzen en correspondentie systematisch. Dit helpt bij discussies en juridische procedures. Digitaal werken heeft natuurlijk het voordeel dat je quasi automatisch alles al bewaart.
Hulp inschakelen: bij twijfel over complexe facturen of juridische aspecten raadpleeg je je accountant of jurist voor correcte betwistingsbrieven en analyses.
Maak een standaardtemplate voor betwistingsmails die je alleen nog hoeft aan te vullen met specifieke gegevens. Stel wekelijkse reminders voor factuurcontroles in en maak digitale mappen per leverancier voor snelle toegang tot relevante documenten.
Conclusie
De overstap naar Peppol wijzigt je werkwijze, maar niet je fundamentele rechten. Basisprincipes blijven onveranderd: reageer snel, communiceer schriftelijk, motiveer duidelijk en documenteer alles. Met de correcte software en een systematische aanpak kun je ook in het digitale tijdperk foutieve facturen effectief afhandelen zonder juridische complicaties.
