De wereld van facturatie wordt steeds digitaler, en e-facturatie via het Peppol-netwerk is de nieuwe norm. Als zelfstandige ondernemer krijg je hier dus ook mee te maken. Geen paniek, het is eenvoudiger dan het lijkt, zeker als je Dexxter gebruikt! Een sleutelbegrip in dit verhaal is het ‘GLN-nummer’. Wat is dat precies en waarom heb je het nodig? We leggen het je haarfijn uit.
Wat is een GLN-nummer? Het postadres voor je facturen
Stel je een GLN-nummer voor als het postadres voor je bedrijfsdocumenten. Net zoals je een uniek adres nodig hebt om facturen te ontvangen, heb je een uniek GLN-nummer om e-facturen correct en automatisch via Peppol te versturen en ontvangen. Het is, simpel gezegd, jouw unieke digitale adres in een wereldwijd netwerk.
GLN staat voor ‘Global Location Number’. Het is een unieke code van 13 cijfers die wereldwijd wordt gebruikt om bedrijven, specifieke afdelingen of zelfs fysieke locaties te identificeren.
Want een groot bedrijf heeft één ondernemingsnummer, maar kan bestaan uit heel wat interne afdelingen. Binnen het Peppol-netwerk zorgt dit nummer ervoor dat jouw factuur niet zomaar bij een bedrijf belandt, maar precies op de juiste digitale stapel.
De voordelen van een GLN-nummer op een rijtje
E-facturatie met Peppol en GLN heeft de volgende voordelen.
- Minder fouten: Je factuur komt gegarandeerd bij de juiste persoon of afdeling terecht. Geen discussies meer over facturen die ‘nooit zijn aangekomen’.
- Snellere betaling: Omdat je factuur direct naar de juiste plek gaat (bijvoorbeeld de boekhoudafdeling), wordt ze sneller verwerkt. En dat betekent dat jij sneller je geld krijgt.
- Automatisering: Het maakt een volledig geautomatiseerde factuurverwerking mogelijk. Zowel voor jou als voor de ontvanger scheelt dit een hoop manueel werk en dus tijd.
- Professionaliteit: Het gebruik van een wereldwijde standaard zoals GLN toont aan dat je bedrijf klaar is voor de digitale toekomst.
Stel je voor dat je een factuur stuurt naar een groot bedrijf met verschillende vestigingen en afdelingen. Met een GLN-nummer weet het Peppol-netwerk feilloos of de factuur naar het hoofdkantoor in Brussel of de logistieke afdeling in Antwerpen moet. Zo voorkom je vertraging en misverstanden.
Hoe kom je aan een GLN-nummer?
Oké, duidelijk. Maar hoe krijg je zo’n nummer? Gelukkig is dat vaak eenvoudiger dan je denkt. In veel gevallen hoef je er zelf niet eens achteraan.
Moderne boekhoudpakketten die Peppol ondersteunen, regelen dit voor jou. In een tool als Dexxter, bijvoorbeeld, is dit proces volledig geautomatiseerd. Zodra je in je account aangeeft dat je e-facturen wilt versturen en ontvangen via Peppol, wordt er automatisch en kosteloos een GLN-nummer voor je aangemaakt en gekoppeld. Je hoeft er dus zelf niets voor te doen.
De officiële instantie die GLN-nummers uitgeeft, is GS1 Belgium. Je kunt er ook rechtstreeks een aanvragen, maar voor de meeste zelfstandigen is de route via de softwareleverancier (Dexxter dus) de makkelijkste en snelste weg.
Klaar voor de toekomst van e-facturatie
E-facturatie via Peppol is dé manier voor efficiënt en foutloos factureren, en een GLN-nummer is hierbij onmisbaar. Het is de sleutel tot een vlot, geautomatiseerd en snel facturatieproces. Met e-facturatiev via Dexxter is jouw administratie helemaal klaar voor de toekomst van facturatie.