Een digitale boekhouder kent wel wat belangrijke verschillen met een klassieke boekhouder. Onze tip voor elke ondernemer: zet volop in op digitalisering! Hopelijk kunnen we je met dit blogartikel overtuigen van de vele voordelen van digitaliseren (en automatiseren).
De klassieke boekhouder zal minder van zijn tijd investeren in het digitaliseren en automatiseren van een boekhouding. Hij focust zich meer op het verwerken van documenten volgens klassieke werkmethodes.
Daar waar een digitale boekhouder juist sterk zal focussen op het digitaliseren en automatiseren van een boekhouding én ruimer zelfs, hij zal deze mindset ook proberen doorgeven aan de ondernemer.
4 tips hoe een digitale boekhouder het verschil maakt!
- Ga voor een boekhoudprogramma met meerwaarde
Je boekhouding hoort in de eerste plaats een houvast te zijn voor jou als ondernemer! Een instrument waarmee jij aan de slag kan én waarop je kan bouwen om beslissingen te nemen. Dat gaat dus veel verder dan simpelweg ‘wettelijk in orde zijn’.
Dat kan ook als je (in samenspraak met je boekhouder) kiest voor een boekhoudprogramma waar jij als ondernemer cijfers en analyses in kan zien. Simpel gesteld: je moet als ondernemer minstens op eender welk moment kunnen inloggen in je boekhoudprogramma en kerncijfers zoals je inkomsten en uitgaven zien staan. Pas dan ben je écht aan het samenwerken met je boekhouder en wordt je boekhouding een handig instrument.
- Digitaliseer je facturen
Zorg dat al je documenten digitaal opgeslagen worden, liefst in de cloud (online dus).Dat betekent ook dat je verder moet kijken dan wat je zelf kan doen:
- vraag leveranciers om facturen te mailen
- verstuur offertes en facturen ook per mail
Alles digitaal bewaren heeft dan ook heel wat voordelen. Maar vooral zodat je later eenvoudig via een zoekopdracht dat ene document kan terugvinden waar je naar op zoek was.
Zeker als je gebruik maakt van ons boekhoudprogramma Dexxter wordt alles netjes bewaard, met onmiddellijk heel wat extra informatie gekoppeld aan elk document.
Tip: Heb je al eens een papieren restaurantbonnetje 2 jaar lang bewaard in een map tussen allerlei andere documenten? Wel dan zal je namelijk merken dat er van de inkt op dat restaurantbonnetje niet veel meer overblijft na 2 jaar.
Zo’n restaurantbonnetje zonder tekst op… Een moeilijk verhaal bij fiscale controle. Dat heb je uiteraard niet voor als je gaat voor een digitale bewaarmethode.
- Maak er een gewoonte van
Je hebt heel wat methodes om alle documenten te digitaliseren, zeker als je werkt met Dexxter. Je kan gebruik maken van onze digitale brievenbus, een foto nemen met je smartphone via onze smartphone-app of simpelweg documenten uploaden die al op je computer staan.
Dexxter heeft heel wat handige video’s klaarstaan om je als ondernemer op weg te helpen in onze applicatie. Waaronder een info-video over het ingeven van een uitgave in Dexxter. Tijdens de eerste minuten van deze video geven we nog wat extra informatie over de drie aanlevermethodes van Dexxter.
Onze tip: maak hiervan een gewoonte! Gebruik deze drie aanlevermethodes om elk papieren document onmiddellijk te digitaliseren. Neem even 30 seconden tijd om een foto te maken van dat papieren document, stuur die aankoopfactuur die je net via mail hebt binnengekregen onmiddellijk door naar je boekhoudprogramma …
- Digitaliseren is niet automatiseren
Digitaliseren is een eerste, noodzakelijke stap, waarbij een digitale boekhouder je ook kan ondersteunen. Maar het gaat verder dan dat. Daarna kan je immers nadenken over automatiseren, dat is pas echt next level. Dat mag je trouwens ook verwachten van een digitale boekhouder.
Digitaliseren is er namelijk voor zorgen dat je papieren documenten digitaal worden bewaard. Weet ook dat als je iets digitaal bewaart, volstaat dat gelukkig ook voor de fiscus. Ontdek er meer over in ons blogartikel over het bewaren van je boekhouding.
Dankzij automatisatie kan je aan je digitale documenten acties koppelen die gewoon gebeuren zonder dat jij hoeft te handelen. Dat klinkt misschien een beetje vaag. Daarom dit voorbeeld:
- Je maakt een offerte op in een boekhoudprogramma, bij voorkeur Dexxter 😉
- Vervolgens beslis je om die offerte ook te gaan versturen naar je potentiële klant
- Automatisch wordt de verzenddatum en bijhorende mail bewaard
- Met 1 klik zet je de offerte om naar een verkoopfactuur
- Die factuur wordt automatisch naar de klant gestuurd
Achterliggend heeft Dexxter ondertussen heel wat extra werk automatisch voor jou verricht.
- De omzet van je verkoopfactuur is namelijk meegeteld in alle rapporteringen, het overzicht op je onderneming is weer up-to-date.
- Diezelfde omzet is daarnaast ook automatisch meegenomen om onmiddellijk de impact op je sociale bijdragen en personenbelasting te berekenen. Zo weet jij onmiddellijk de belastingimpact van die extra omzet.
Ben je btw-plichtig? Door die verkoopfactuur aan te maken, heeft Dexxter automatisch genoeg informatie om alle extra roosters in je btw-aangifte aan te vullen. De btw-aangifte is weer aangevuld en staat automatisch klaar om in te dienen bij de btw-administratie, maar minstens even leuk, de impact op je te betalen btw-saldo is ook automatisch geüpdatet en zichtbaar voor jou als ondernemer.
Benieuwd hoe makkelijk je een offerte omzet naar een verkoopfactuur in Dexxter? Ontdek het hieronder:
Op zoek naar een boekhoudprogramma dat je kan helpen bij het digitaliseren en automatiseren?
Met Dexxter zit je alvast goed om de boekhouding van je eenmanszaak zelf in handen te nemen én volop in te zetten op digitaliseren en automatiseren.
Wil je de krachtige combinatie van boekhoudprogramma Dexxter én een boekhouder die voor je klaarstaat? Dat kan perfect door de onafhankelijke boekhouders die we aanbieden via onze adviseurs-pagina.
