Als ondernemer moet je een boekhouding bijhouden, denk aan: verkoopfacturen, aankoopfacturen, btw-aangiftes … Dat zijn heel wat belangrijke documenten die je best veilig en voldoende lang bewaart, maar hoe(lang) dan?
Digitale documenten
Een Dexxter-gebruiker wou zijn hele papieren administratie vervangen door digitale documenten. Uiteraard wou hij daarbij alle regels en verplichtingen naleven. Hij wou zeker zijn dat Dexxter hem kon helpen met zijn digitale zorgen en stelde zijn vraag in de Dexxter-community.
Iets digitaal bewaren, is dat voldoende?
Zeker en vast! De digitale variant wordt perfect aanvaard bij fiscale controle. Sterker nog, digitaal bewaren wordt zelfs aangemoedigd omdat je zo oneindig lang kan bewaren zonder verlies van leeskwaliteit.
Een restaurantbonnetje op papier bewaren voor de komende jaren? De kans is groot dat je binnen twee jaar nog amper kan lezen wat er juist op het bonnetje stond omdat inkt nu eenmaal vervaagd op papier. Dan heb je een fiscale controle waarbij je eigenlijk meer bezig bent met het ontcijferen van wat er op je restaurantbonnetjes stond.
Zijn er (vorm)vereisten?
Eenvoudig gezegd: je moet iets op een digitale manier bewaren zodat je het gedurende de hele bewaartermijn leesbaar kan tonen.
Met andere woorden, als je iets zou opslaan in PDF, JPG, PNG … dan ben je zeker dat het is bewaard in een digitale vorm die leesbaar zal blijven gedurende de hele bewaartermijn. De kans dat PDF niet meer zou bestaan (of niet meer toonbaar kan worden geopend) is namelijk quasi onbestaand.
Hoelang moet ik mijn boekhouding bijhouden?
Hier is er geen verschil tussen de papieren versie of de digitale variant. De bewaartermijn is doorgaans drie jaar, maar kan uitzonderlijk zelfs oplopen tot tien jaar!
Die termijn van tien jaar telt gelukkig alleen als er sprake is van fiscale fraude, doorgaans mag je bij een belastingcontrole rekenen op drie jaar. Als de fiscus dus de boekhouding van je eenmanszaak wil controleren, heeft hij daarvoor in principe drie jaar de tijd, te rekenen vanaf 1 januari van het aanslagjaar.
Let wel op, want als je aangiftes te laat indient (of niet indient), dan krijgt de fiscus extra tijd om je boekhouding te controleren, de termijn wordt dan verlengd naar vier jaar.
En Dexxter?
Dexxter ontzorgt je! Wij bewaren namelijk automatisch elk document voor zolang wettelijk nodig is.
Maak je ook geen zorgen over het nemen van back-ups, want wij nemen back-ups en back-ups van onze back-ups. Better safe than sorry.
Stel dat je zou stoppen als ondernemer en bijgevolg ook je Dexxter-abonnement stopzet? Dan kan je eenvoudigweg aan onze support vragen om je in bulk alle databestanden van je boekhouding door te sturen.
Al is zelfs dat niet nodig, want ook als je je abonnement stopzet, blijven wij je documenten bewaren (tenzij je ons expliciet vraagt om alles te verwijderen).
