Soms maak je als zelfstandige kosten voor een klant. Denk aan hotelovernachtingen, taxiritten of andere onkosten. Maar hoe moet je die kosten doorrekenen aan een klant? En wat betekent dat voor je boekhouding en btw?
In dit artikel leggen we het stap voor stap uit.
Via een verkoopfactuur
Als je kosten wil doorrekenen aan je klant, moet je altijd een verkoopfactuur maken. Hoe je dat doet, kies je zelf:
- Op dezelfde factuur: je vermeldt de doorgerekende kosten samen met je eigen prestaties.
- Op een aparte factuur: je maakt een factuur enkel voor de doorgerekende kosten.
Beide opties zijn toegestaan, de verwerking in je boekhouding blijft dezelfde.
Voorbeeld
Je betaalt een hotelovernachting van €200 tijdens een buitenlandse opdracht.
Je vermeldt de €200 op je verkoopfactuur en dat bedrag telt mee als omzet in je boekhouding.
Wat is de impact op de boekhouding?
Je maakt een verkoopfactuur op aan je klant om kosten door te rekenen. De doorgerekende kosten zijn omzet voor je boekhouding. Er is geen speciale regeling voor doorgerekende kosten. Je factureert ze en ze zitten in je omzet.
Je gaat vervolgens de uitgaven ook inboeken in je boekhouding. De kosten die je doorrekent aan je klant, komen zo ook als een kost in je boekhouding. Zo blijft er geen winst over in je boekhouding.
- De doorgerekende kosten worden omzet in je boekhouding.
- Tegelijk boek je de originele kost ook in je eigen boekhouding.
- Zo heffen omzet en kost elkaar op, waardoor er geen extra winst ontstaat.
Voorbeeld:
Je factureert €200 hotelkosten door aan je klant, dit is €200 omzet. Je boekt de factuur van het hotel in als kost, dit is €200 uitgave. Netto-effect: geen extra winst in je boekhouding.
Je hebt geen document meer om in je boekhouding te stoppen?
Als je het originele document kwijt bent (bijvoorbeeld een taxiticket), kan je de kost niet inboeken.
Via je bankuittreksels weet je hoeveel het heeft gekost, je weet dus welke kosten je moet doorrekenen aan je klant. Je voegt dit item toe aan je verkoopfactuur, de doorgerekende kosten worden dus gefactureerd en komen in je omzet.
Je hebt geen bewijs meer van de taxikost want je bent het ticket kwijt. Je kan deze kost dus niet in je boekhouding stoppen.
- De doorgerekende kost blijft zoals altijd omzet
- Er staat geen kost tegenover, waardoor er extra winst blijft staan in je boekhouding
Voorbeeld
Je rekent €100 taxi door aan je klant, maar je hebt geen ticket.
- Je factureert €50 aan je klant, dat is omzet.
- Zonder document kan je de €50 niet boeken als kost.
Kosten doorrekenen aan een klant: wat met de btw?
De btw op je doorgerekende kosten volgt hetzelfde btw-tarief als de hoofdzaak, je prestaties. Bijzaak volgt hoofdzaak.
De btw op doorgerekende kosten volgt altijd het btw-tarief van je prestatie, niet dat van de originele kost.
Voorbeeld:
- Jij levert prestaties met 21% btw
- Je rekent een hotelkost door met 6% btw op het originele ticket. Op je verkoopfactuur factureer je de hotelkost met 21% btw
Dat lijkt vreemd, maar bijzaak (hotelkost) volgt het btw-tarief van de hoofdzaak (prestaties). Hier zit ook geen voor – of nadeel op. Jij factureert in dit geval met 21% btw, jij ontvangt die extra btw en stort die door aan de btw-administratie. Je klant kan die aangerekende btw recupereren.
Uitzondering op het btw-tarief
Als je enkel kosten doorrekent zonder andere prestaties, gebruik je het btw-tarief van de originele kost. Dit komt in de praktijk weinig voor.
Uitzondering op het doorrekenen via verkoopfactuur: puur financieel doorstorten
Er is één uitzondering waarbij je geen verkoopfactuur maakt. Als het gaat om een puur financiële doorstorting, je moet hier geen kosten doorrekenen aan een klant.
Je schiet financieel een kost voor, maar het document komt rechtstreeks in de boekhouding van de klant. Jij boekt de kost dus niet in je boekhouding, je hebt enkel betaald.
Jij boekt de kost niet in je eigen boekhouding en ontvangt enkel het voorgeschoten bedrag terug. Dit is een puur financiële terugbetaling, geen doorgerekende kost.
Hier moet je dus ook geen verkoopfactuur maken om de kost door te rekenen aan je klant. Want in je boekhouding is er niets gebeurd.
Samengevat
- Kosten effectief doorrekenen doe je altijd via een verkoopfactuur.
- De doorgerekende kosten zijn omzet, maar je boekt ook de originele kost, waardoor er geen winst overblijft.
- Zonder bewijsdocument kan je de kost niet boeken en blijft er extra winst staan.
- Voor de btw geldt: bijzaak volgt hoofdzaak. Enkel als je geen prestaties levert, gebruik je het btw-tarief van de originele kost.
- Puur financieel doorstorten? Dan maak je geen factuur.
