De digitalisering raast door België. Tegen eind 2024 telde ons land al 1.299.825 zelfstandigen, een stijging van 1,6% in een jaar. Voor al die ondernemers komt er nu een extra regel bij: vanaf 1 januari 2026 moeten B2B-facturen verplicht via Peppol worden verstuurd.
Het probleem? Veel kleine ondernemers weten nog niet eens wat Peppol is, laat staan hoe ze ermee starten. De kans is groot dat één van jouw klanten dus nog niet mee is met Peppol. Deze praktische gids helpt je om te checken of jouw klant een Peppol-adres heeft, hem vriendelijk te overtuigen en chaos met dubbele facturen te vermijden.
Hoe zie je of je klant al op Peppol zit?
Je kunt op twee manieren snel te weten komen of je klant al een Peppol-ID heeft en dus aangesloten is op het netwerk.
Via Dexxter zie je meteen of je klant al een Peppol-ID heeft of niet. Het systeem toont dit duidelijk aan. Je krijgt een groen scherm als de klant Peppol-facturen kan ontvangen of een rood als dit nog niet het geval is. Dit bespaart je zoekwerk en geeft je direct duidelijkheid bij het versturen van facturen.
Via de Peppol Directory kun je handmatig zoeken. Zoek de klant op naam of ondernemingsnummer in de officiële Peppol Directory. Gebruik daarbij het format 0208:KBO-nummer of 9925:btw-nummer. Deze methode werkt goed als je even wilt dubbelchecken of een specifieke klant al geregistreerd staat.
Hoe overtuig je een klant die nog niet op Peppol zit?
Leg de concrete voordelen uit. Peppol-facturen worden automatisch ingelezen in het boekhoudpakket van je klant, wat hem tijd en geld bespaart en fouten vermindert. De overheid stimuleert deze digitalisering bewust omdat het zorgt voor snellere betalingen en minder fraude. Gebruik deze argumenten in je communicatie, want ze raken direct aan wat elke ondernemer belangrijk vindt: efficiëntie en kostenbeheersing.
Verwijs naar een stappenplan of naar Dexxter. In de Peppol Directory en bij hun softwareleverancier vinden ondernemers concrete instructies over hoe ze zich kunnen aansluiten. Een kort, vriendelijk mailtje met duidelijke instructies en een persoonlijke boodschap doet wonderen. Verwijs bijvoorbeeld naar de drie grote voordelen: efficiëntie, veiligheid en brede aanvaarding door alle Belgische bedrijven.
Hoe voorkom je dubbele facturen?
Kies één kanaal en houd je daaraan. Gebruik Peppol als standaard zodra je klant aangesloten is. Verzend nooit tegelijkertijd een pdf én een e-factuur, want dit zorgt alleen maar voor verwarring en dubbel boekhoudwerk bij je klant.
Integreer je administratie volledig. Een geïntegreerde oplossing zoals Dexxter maakt van offertes automatisch facturen en van facturen automatisch boekingen, zonder dat je iets hoeft over te typen. Dat scheelt niet alleen veel tijd, maar voorkomt ook fouten die ontstaan bij handmatig werk.
Start nu al met controleren
Door nu al te controleren welke klanten op Peppol zitten en de rest stap voor stap mee te nemen, vermijd je stress wanneer de wet in 2026 daadwerkelijk ingaat. Maak het praktisch: check regelmatig de directory, let op de groene icoontjes in je software en communiceer helder over de voordelen voor je klanten.
Zo ben je niet alleen klaar voor de toekomst van e-facturatie, maar help je ook je klanten bij hun digitalisering. Een win-win situatie die jullie zakelijke relatie alleen maar versterkt.
