Je hebt je verkoopfactuur verstuurd volgens de regels van de kunst. Nu is het wachten op de betaling… maar wat als de betaling van die factuur niet gebeurt?
Het kan wel eens gebeuren dat je klant een factuur niet heeft betaald en de vervaltermijn voor je verkoopfactuur ondertussen is verstreken. Elke ondernemer heeft zijn eigen aanpak voor dit probleem, maar we overlopen even de meest voor de hand liggende opties.
Een betalingsherinnering sturen 📩
Een vriendelijke reminder of betalingsherinnering is vaak de eerste stap. Even per brief, e-mail, Whatsapp… vragen aan je klant om de openstaande factuur zo snel mogelijk te betalen.
Het kan altijd gebeuren dat de klant je factuur gewoon uit het oog verloren is. In zo’n geval zorgt een eenvoudige herinnering voor een betaling.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Onze boekhouder legt uit wanneer je het best een reminder stuurt.
De klant gaat niet akkoord met de factuur
Het kan ook zijn dat je klant niet akkoord is met je verkoopfactuur omwille van de aangerekende uren of de geleverde prestaties. ❌ In zo’n geval kan je altijd proberen een tussenoplossing te onderhandelen met je klant. Een overeenkomst waar allebei de partijen zich in kunnen vinden.
Heb je een mondelinge tussenoplossing gevonden met je klant? Laat die oplossing dan zeker schriftelijk of per mail bevestigen.
Een aanmaning opsturen 📬
Krijg je geen reactie op je betalingsherinneringen of kom je niet tot een oplossing met je klant, dan kan je daarna overgaan tot een aanmaning (ook wel een ingebrekestelling genoemd). Stuur zo’n aanmaning het liefst aangetekend op, en bewaar het verzendbewijs goed. Zo heb je later ook het nodige bewijs dat je effectief iets hebt opgestuurd.
Zo’n aanmaning lijkt eigenlijk sterk op een betalingsherinnering. Je vermeldt dat je het volledige factuurbedrag (+ eventuele interesten of aanmaningskosten conform je algemene voorwaarden) binnen bijvoorbeeld 5 werkdagen op je bankrekening verwacht.
Om je claim kracht bij te zetten, kan je ook opnemen dat je de openstaande factuur anders aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat zal overmaken en dat je klant zal instaan voor de extra kosten ten gevolge hiervan. 🧑⚖️
Incassobureau inschakelen
Heeft al je voorgaande communicatie geen indruk gemaakt? Dan kan je de stap richting een incassobureau zetten. Het voordeel van incassobureaus is dat deze meestal werken met een “no cure no pay”-systeem. Met andere woorden: de kosten van het incassobureau worden doorgerekend aan je klant. Voor ondernemers is dit dus een goede oplossing.
Als je weigerende klant een aanmaning ontvangt van een incassobureau maakt dat al een behoorlijke indruk waardoor een betaling meestal snel volgt. 💶
Maar hopelijk hoeft het zo ver niet te komen!
