Ga je op zakenreis voor je eenmanszaak? Top! 👏 Maar wist je dat je een deel van die kosten kan inboeken in je boekhouding? In dit artikel leggen we je stap voor stap uit welke reiskosten precies aftrekbaar zijn en hoe je dat aanpakt voor je boekhouding.
Wat zijn zakelijke reiskosten? 🔎
Voordat we in de details duiken, is het goed om duidelijk te hebben wat nu precies onder zakelijke reiskosten vallen. Het gaat om alle kosten die je maakt tijdens een zakenreis voor je onderneming:
- Vervoerskosten zoals vliegtickets, treinkaartjes, huurauto’s en tanken
- Hotelkosten voor je overnachtingen
- Maaltijden en catering
- Lokaal vervoer zoals taxi’s, openbaar vervoer of Uber
- Toegangstickets voor evenementen, beurzen of opleidingen
Als je deze kosten maakt in functie van je zelfstandige activiteit(en), dan zijn ze (deels) aftrekbaar als beroepskost. Yes! 🥳
Wanneer zijn reiskosten zakelijk? ✈️
Oké, maar wat maakt een reis nu precies ‘zakelijk’? Dat is soms een grijs gebied. In het algemeen geldt: als de reis een duidelijk professioneel doel heeft, dan is het een zakenreis. Denk aan:
- Een (potentiële) klant of leverancier bezoeken
- Een etentje met een zakenrelatie
- Een beurs, congres of opleiding bijwonen
- Een filiaal of vestiging van je onderneming bezoeken
- Onderhandelingen of vergaderingen met zakenpartners
Let op! 🏝️
Ga je gewoon op citytrip of vakantie? Dan zijn de kosten spijtig genoeg niet aftrekbaar, want er is geen professioneel doel.
Bewijsstukken zijn cruciaal 📃
Als je een eenmanszaak hebt, dan ben je verplicht om de werkelijke kosten met bonnetjes of facturen te bewijzen. Wil je die reiskosten daadwerkelijk kunnen inbrengen als kost? Dan is het ook belangrijk dat je bewijsstukken bijhoudt waarmee je het zakelijk doel kan aantonen! De fiscus mag je namelijk vragen om het zakelijke karakter van je reis te staven.
Enkele voorbeelden van bewijsmateriaal:
- E-mails of agenda’s met afspraken
- Visitekaartjes van nieuwe zakenrelaties
- Foto’s van de locatie of het evenement
- Folders, programma’s of cursusmateriaal
- Vliegtickets en hotelfacturen
Hoe meer bewijs je kan voorleggen, hoe beter je het zakelijk nut van je reis kan aantonen. Dus bewaar alles zorgvuldig!
Gemengde reizen: privé en zakelijk ⚖️
Veel ondernemers combineren graag het nuttige met het aangename. Je zakenreis in New York bijvoorbeeld gekoppeld aan een paar dagen citytrip. Of je partner laten meereizen voor wat qualitytime. Dat kan, maar dan moeten de privékosten strikt gescheiden worden van de zakelijke kosten.
Stel je boekte een vlucht van €500 en een hotel voor €1000. Je verbleef er 5 nachten, waarvan 3 zakelijk en 2 privé. Dan zou je respectievelijk €300 (3/5 van €500) en €600 (3/5 van €1000) kunnen inboeken. De overige €700 zijn privé-uitgaven.
Let op, als de partner meegaat en er zijn gezamenlijke kosten (denk aan een hotelkamer). Dan moet er voor deze gezamenlijke kosten ook 50% privégebruik worden toegepast.
Let op!
De fiscus kijkt hier streng naar! Zorg dus dat je een duidelijke verdeelsleutel kan aantonen.
Aftrekbare btw terugvragen 💶
Tijdens je buitenlandse zakenreis betaal je vaak btw op uitgaven als brandstof, tolgelden of hotelkosten. Deze buitenlandse btw kan je niet zomaar recupereren via je Belgische btw-aangifte.
Gelukkig is er een oplossing: het zogenaamde ‘VAT-refund systeem’. Hiermee kan je de buitenlandse btw gewoon terugvragen in het land waar je ze betaalde! Voorwaarde is wel dat je de originele facturen en bewijzen goed bewaart. Klik hier voor meer info.
Tip!
Benieuwd naar de laatste boekhoudkundige tips & tricks? Volg dan zeker een gratis webinar en/of cursus!
