Boekhouden voor E-commerce: Zo verwerk je kosten en inkomsten via online marktplaatsen

Inhoudstabel

Er zijn tal van spelers die online marktplaatsen aanbieden waarop jij producten kunt verkopen, zoals bol.com, Amazon, Etsy, enzovoort. E-commerce kan erg interessant zijn om je product aan een breed publiek te verkopen.

Bij het verwerken van je boekhouding zijn twee zaken belangrijk: enerzijds de kosten die je doorgerekend krijgt van zo’n online marktplaats en anderzijds de inkomsten.

De kosten

Maak je gebruik van een online marktplaats van een e-commerce speler, dan krijg je te maken met kosten. Periodiek ontvang je een overzicht, bijvoorbeeld voor vaste vergoedingen, commissies op je verkopen, of advertenties die hebben gelopen.

Soms worden kostenoverzichten gecombineerd met inkomsten. Je ziet dan bijvoorbeeld op een maandelijks overzicht eerst al je inkomsten, gevolgd door de kosten, zoals commissies. Het eindresultaat is een netto bedrag dat daadwerkelijk aan jou wordt uitbetaald.

  • Zijn er alleen kosten vermeld? Dan kun je deze eenvoudig inboeken in Dexxter als kost.

  • Een mix van kosten en inkomsten? Gebruik het document uitsluitend om de kosten in te boeken. De inkomsten verwerk je apart (zie het hoofdstuk “Inkomsten”).

De inkomsten

Bij het boeken van je inkomsten is het belangrijk om te bepalen wie je klant is. Er zijn twee mogelijke scenario’s:

  • Het e-commerce platform is je klant

Dit is zeldzaam, maar kan voorkomen bij bepaalde samenwerkingen.

  • De eindklant is je klant (meest voorkomend)

In dit scenario is het e-commerce platform enkel en alleen een tussenpersoon en niet je klant. Juridisch gezien is de klant in je boekhouding de persoon die jouw producten heeft gekocht.

Dan moeten we die eindklanten dus in je boekhouding krijgen. Al die personen die via het e-commerce platform je producten hebben aangekocht. Dat lijkt een behoorlijke klus, al zijn er (gelukkig maar) handige oplossingen!

De klant is een particulier?

Ga er standaard vanuit dat je klant een particulier is, tenzij deze specifiek om een factuur met een ondernemingsnummer vraagt.

  1. Je registreert de inkomsten via dagontvangsten.
  2. Neem het volledige bedrag aan inkomsten! En niet enkel wat er wordt uitbetaald, want daar zijn (mogelijks) al kosten mee verrekend. Deze kosten boek je namelijk apart in (zie “De kosten”).
  3. De (factuur)datum vermeldt op het overzicht, is de datum waarop je ook de dagontvangsten invult. We kijken dus niet naar de datum van uitbetaling.

Je ontvangt natuurlijk maar af en toe zo’n overzicht, elke maand bijvoorbeeld. Tussen die datums door moet je ook iets invullen in je dagontvangsten, kies dan voor “niets verkocht via dagontvangsten”. Tenzij je wel nog producten of diensten hebt verkocht via je dagontvangsten.

Ben je een btw-plichtige ondernemer? Dan moet je gewoon het toepasselijk Belgisch btw-tarief aanrekenen. Het bedrag dat je uitbetaalt krijgt, is dan inclusief btw.

De klant is een bedrijf?

Bij zakelijke klanten maak je een aparte verkoopfactuur op met hun ondernemingsnummer.

Let erop dat je niet zowel via het dagontvangstenboek de omzet invult én daarbovenop nog een verkoopfactuur maakt. Dat leidt tot dubbele omzet in je boekhouding, wat uiteraard niet de bedoeling is.

Vraagt iemand achteraf een verkoopfactuur, terwijl je de dagontvangsten al hebt ingevuld? Je kan hiervoor negatieve dagontvangsten invullen. Je gaat dan de omzet uit je dagontvangsten halen, maar daarna opnieuw inboeken via een verkoopfactuur.

Opgelet als je veel verkoopt via een e-commerce platform!

“Veel” betekent hier: meer dan €10.000 aan verkopen per jaar aan particulieren in andere EU-landen. Hieronder enkele voorbeelden:

  • Heb je via een e-commerce platform voor 15.000 euro op jaarbasis verkocht aan Belgische particulieren? Geen enkel probleem, voor Belgische particulieren telt de grens niet.

  • Heb je via een e-commerce platform voor 4.000 euro op jaarbasis verkocht aan Nederlandse particulieren, nog eens 4.000 euro aan Franse particulieren en nog eens 4.000 euro aan Duitse particulieren? Dan moet je gebruik maken van de OSS-regeling.

Die grens van 10.000 euro op jaarbasis voor particulieren in andere EU-landen bepaalt namelijk of je nog Belgische btw mag aanrekenen of moet overschakelen naar het lokaal btw-tarief waar je koper woont.

  • Onder de €10.000 grens: Je rekent het Belgische btw-tarief aan, ongeacht de locatie van de klant.

  • Boven de €10.000 grens: Je schakelt over naar een OSS-aangifte (One Stop Shop). Hierbij reken je het btw-tarief aan van het land waar de koper woont. Je moet dan overschakelen naar een OSS-aangifte, een soort Europese, overkoepelende btw-aangifte.

De OSS-regeling is ingevoerd om misbruik op vlak van btw tegen te gaan. Moesten deze regels niet bestaan, zou het interessant worden voor een e-commerce bedrijf om zich te vestigen in het land met het laagste btw-tarief. En vervolgens vanuit dat land aan particulieren in heel Europa te verkopen, telkens aan dat laag btw-tarief.

Dat kan door de OSS-regeling dus niet. Want van zodra je op jaarbasis voor meer dan 10.000 euro verkoopt aan particulieren in andere EU-landen, moet je alsnog het btw-tarief toepassen van het land waar de particuliere koper woont.

Verkoop je iets aan een Europees bedrijf? Deze omzet telt niet mee voor de grens van 10.000 euro. Hier blijven altijd de klassieke regels van toepassing.

OSS-aangifte & Dexxter?

Dexxter ondersteunt (voorlopig) geen OSS-aangifte.

Omdat het toch eerder uitzonderlijk is om als eenmanszaak voor meer dan €10.000 aan particulieren in andere EU-landen te verkopen.

Verkoop je toch voor meer dan €10.000 op jaarbasis aan particulieren in andere EU-landen? Mooi zo, maar dan ben je ook verplicht om gebruik te maken van de OSS-aangifte.

Zo’n aangifte kan je niet aanmaken in Dexxter, maar je kan altijd een kijkje nemen op onze adviseurs-pagina! Misschien vind je daar een adviseur terug die je kan ondersteunen bij de OSS-regeling.

Artikel delen

Artikel delen

Begrijpbaar en betaalbaar zélf boekhouden

Zelf boekhouden hoeft niet moeilijk te zijn. Op voorwaarde dat je alle tools aangereikt krijgt. Met Dexxter krijg je alles in 1 platform.

Hét boekhoudplatform voor Belgische eenmanszaken

Alles wat je nodig hebt om als eenmanszaak je boekhouding zelf te doen binnen handbereik. Geen boekhouder nodig dus, maar het kan ook met boekhouder.

Pijl 1 - geel