Laat ons iets ruimer beginnen dan bij het kasboek, namelijk bij de boekhoudkundige verplichtingen van een eenmanszaak. Als zelfstandige met een eenmanszaak moet je volgende zaken gaan bijhouden:
- Een financieel dagboek: bestaande uit de bankuittreksels en een kasboek
- Een aankoopdagboek: alle facturen en creditnota’s van leveranciers
- Een verkoopdagboek: alle verkoopfacturen en creditnota’s aan klanten
- Een inventarisdagboek: de waarde & details van je voorraad, als je een voorraad moet bijhouden uiteraard.
Een kasboek is dus een deel van het financieel dagboek, tijd om in te zoomen.
Een kasboek
Dat is niets meer dan een boekje waarin je chronologisch al je cashtransacties moet bijhouden. Denk daarbij aan cash betalingen door klanten, geld dat je van je professionele bankrekening afhaalt en in een kassa legt, eventuele cashbetalingen aan leveranciers …
Maak je geen zorgen, ben je een ondernemer die eerder sporadisch eens een cash betaling ontvangt of een aankoop cash heeft betaald? Dan moet je daar nog niet meteen een dagboek voor gaan bijhouden. Als contante betalingen daarentegen een structureel deel van je onderneming zijn, dan ben je wettelijk verplicht een kasboek bij te houden.
Een kasboek heeft dus niets te maken met het aangeven van omzet of kosten. De omzet en kosten komen in je boekhouding terecht via verkoopfacturen, aankoopfacturen ..
Een kasboek geeft enkel en alleen een overzicht op transacties die cash zijn gebeurd, meer niet!
Enkelvoudige boekhouding
Zolang je onderneemt via een eenmanszaak en dus een enkelvoudige boekhouding mag bijhouden, hoef je enkel en alleen je kasboek bij te houden, meer niet! Je hoeft dat boek dus niet te verwerken in je boekhouding via een boekhoudprogramma, enkel en alleen bijhouden volstaat.
Daarom hebben we het over een enkelvoudige boekhouding en niet over een dubbele boekhouding. In een enkelvoudige boekhouding is het voldoende om alles te bewaren, voor zover het toepasselijk is op jouw onderneming uiteraard, denk daarbij aan een aankoopdagboek, verkoopdagboek, financieel dagboek & inventarisdagboek. Maar er hoeft geen connectie gelegd te worden tussen die verschillende dagboeken.
In een dubbele boekhouding (zoals verplicht voor een vennootschap) zou je het kasboek enerzijds moeten bijhouden én anderzijds verbinden met een aankoop of verkoop. Ruimer gesteld moet je de verbindingen gaan maken in je boekhoudprogramma tussen de verschillende dagboeken (aankoop, verkoop, financieel & inventaris).
Daarvoor zou je in een dubbele boekhouding dus ook het kasboek moeten verwerken in een boekhoudpakket, zodat je het kan koppelen met de corresponderende documenten. De hele financiële flow loopt dus dubbel naast het verwerken van al je aankopen en verkopen, vandaar dan ook ‘dubbel boekhouden’.
Dexxter & de eenmanszaak
Dexxter richt zich 100% op eenmanszaken met een enkelvoudige boekhouding.
Vandaar dat we in Dexxter de mogelijkheid niet aanbieden om je kasboek te verwerken. Dat zou de hele boekhouding van je eenmanszaak behoorlijk wat complexer maken, terwijl dit wettelijk helemaal niet verplicht is!
Wel kan je in Dexxter overzichtelijk bijhouden welke van je verkoop – en aankoopfacturen al zijn betaald, maar dat vertrekt niet vanuit een kasboek. Je kan simpelweg manueel aangeven of iets is betaald of niet, handig want zo heb je enerzijds steeds een overzicht én kan je anderzijds onmiddellijk een betalingsherinnering versturen voor openstaande verkoopfacturen, want ook dat bieden we aan bij Dexxter.
Op papier of digitaal?
Je mag dit zowel op papier als digitaal gaan bijhouden, maar let wel op!
Je mag er niet gewoon een blanco A4 bijnemen en daarop je cashtransacties bijhouden, dat is jammer genoeg onvoldoende voor de wetgever.
De enige papieren versie die wordt aanvaard, is een officiële, groene schrift waar vooraan het woord ‘kas’ op wordt vermeld. Je kan de papieren versie online makkelijk terugvinden, maar gelukkig bestaan er ondertussen ook digitale alternatieven zoals Scrada.
Je kasboek bijhouden in Excel is wettelijk niet voldoende!
Conclusie
In zo’n enkelvoudige boekhouding hoef je een kasboek niet te registreren om boekhoudkundig in orde te zijn. Je moet het kasboek wel invullen en bijhouden, maar er moet geen registratie gebeuren in je boekhouding.
