Als zelfstandige met een eenmanszaak in België is je administratie waarschijnlijk niet je favoriete bezigheid. Facturen opstellen, inkomende facturen verwerken, alles netjes bijhouden voor de btw-aangifte,… zucht. En dan hoor je plots over ‘Peppol’ of ‘e-invoicing’, een verplichte digitale manier van factureren. Nog meer gedoe? Nog meer kosten?
Hou je vast, want we hebben goed nieuws. Peppol is niet zomaar een extra verplichting; het is een kans. Een kans om je administratie te automatiseren, tijd te besparen en – jawel – je belastingen te verlagen. De grote vraag is niet of je de kosten voor Peppol kan inbrengen, maar vooral hoe je er maximaal voordeel uithaalt. En daar helpt de fiscus je een handje bij.
Peppol-kosten: wat kan je precies inbrengen?
Het antwoord is eenvoudig: alle kosten die je maakt om Peppol te kunnen gebruiken voor je zaak, zijn aftrekbare beroepskosten. Ze vallen in dezelfde categorie als je andere software- of administratiekosten. De voorwaarde om een kost in je boekhouding te stoppen, is dat de kost gemaakt wordt met de bedoeling om je beroepsinkomsten te behouden of te verhogen.
Praktijkvoorbeelden van aftrekbare kosten
- Freelance grafisch ontwerper: Stel dat je Dexxter gebruikt, de boekhoudtool die Peppol ondersteunt. Wanneer je leverancier van printpapier zijn factuur stuurt, komt die via Peppol automatisch in je boekhouding terecht. De maandelijkse of jaarlijkse kost voor die slimme software kan je gewoon inbrengen als beroepskost.
- Loodgieter: Onze loodgieter ontvangt wekelijks facturen van zijn groothandel, die al volledig is overgeschakeld op Peppol. Hij heeft nu een tool nodig als Dexxter om die facturen in te lezen. Dit Dexxter-abonnement is een perfect voorbeeld van een aftrekbare digitale beroepskost.
Het échte goede nieuws: een fiscale bonus van 20%
Alsof 100% aftrekbaarheid nog niet genoeg was, heeft de overheid een extra stimulans in het leven geroepen om de overstap naar e-facturatie te versnellen. En dit is waar het voor jou als eenmanszaak pas echt interessant wordt.
Gedurende een beperkte periode kan je genieten van een verhoogde kostenaftrek van 120% voor kosten die specifiek verbonden zijn aan elektronische facturatie.
Hoe werkt de verhoogde kostenaftrek van 120%?
- Voor wie? Deze maatregel geldt voor zelfstandigen in de personenbelasting (jij dus, met je eenmanszaak!), vrije beroepers en kleine vennootschappen.
- Voor wat? Periodieke abonnementskosten voor een e-facturatieplatform (zoals de software die je gebruikt om via Peppol te factureren) en de bijhorende advieskosten.
- Wanneer? De maatregel is van kracht voor kosten gemaakt van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2027. Dit is dus van toepassing op de aanslagjaren 2025 tot en met 2028.
Stel, je betaalt een jaarabonnement van € 180 voor je facturatiesoftware die Peppol ondersteunt. In plaats van € 180 mag je € 216 (€ 180 x 120%) inbrengen als beroepskost. Je verlaagt je belastbaar inkomen dus met méér dan wat je effectief hebt uitgegeven. De fiscus betaalt niet alleen een stukje mee, ze geven je er zelfs een kleine bonus bovenop!
Van verplichte kost naar slimme investering
Eerst denk je misschien: “Peppol is weer zo’n administratieve rompslomp.” Maar als je het plaatje volledig bekijkt, zie je iets anders. De software die je hiervoor nodig hebt, is een aftrekbare kost. En dankzij de tijdelijke 120%-regel investeer je eigenlijk in een vlottere administratie, terwijl de fiscus enthousiast meebetaalt.
En de voordelen stoppen niet bij de belastingen. Waarom? Omdat je de gegevens van facturen bijvoorbeeld niet meer manueel moet intikken. Alles wordt automatisch en foutloos ingeladen. Dat bespaart je niet alleen geld, maar vooral kostbare tijd die je kan besteden aan waar je écht goed in bent: je zaak runnen.
Conclusie: start vandaag en profiteer maximaal
De conclusie is duidelijk. De kosten die je maakt voor Peppol zijn niet alleen volledig aftrekbaar als beroepskost; je kan tot 2028 zelfs profiteren van een extra fiscale bonus van 20%. Peppol heeft dus heel wat voordelen en kost je, als je al gebruikmaakt van Dexxter, niets extra.
- Minder administratie: Automatische verwerking bespaart je uren werk.
- Minder kosten: Je bespaart op de verwerkingstijd en profiteert van een fiscaal voordeel.
- Een voorsprong: Je bent perfect voorbereid op de toekomst en loopt voor op de concurrentie.
Maak van de Peppol-verplichting een voordeel. Het is een slimme investering in de efficiëntie van je zaak, en de fiscus helpt je met plezier op weg.