“Ik vind het KvK-nummer op de aankoopfactuur terug, maar Dexxter aanvaardt dit niet als btw-nummer. Hoe komt dit?“
Deze vraag komt regelmatig terug in de Dexxter community. Het korte antwoord: een KvK-nummer is niet hetzelfde als een btw-nummer.
In dit artikel leggen we helder uit wat het verschil is tussen een ondernemingsnummer en een btw-nummer. We bekijken de situatie in België, Nederland en Frankrijk, zodat je meteen weet welk nummer je nodig hebt bij het inboeken van een document in Dexxter.
België: Eén Nummer, Twee Functies 🪪
In België is het onderscheid eenvoudig. Je btw-nummer en je ondernemingsnummer zijn hetzelfde, bij het btw-nummer staat er enkel nog “BE” voor.
Ondernemingsnummer
Wanneer je je inschrijft bij de Kruispuntbank van Ondernemingen ontvang je een uniek ondernemingsnummer. Dit is het officiële identificatienummer van je onderneming.
Btw-nummer
Ben je btw-plichtig, dan wordt datzelfde ondernemingsnummer geactiveerd als btw-nummer. Het nummer krijgt de landcode BE ervoor, bijvoorbeeld BE0123.456.789.
Dat btw-nummer gebruik je voor:
- facturatie
- btw-aangiftes
- intracommunautaire transacties
- btw-teruggaven
Samengevat voor België
Je krijgt één nummer. Zodra je btw-plichtig bent, wordt datzelfde nummer ook je btw-nummer, met BE ervoor.
Nederland: KvK-nummer en btw-nummer 🧐
In Nederland zijn het KvK-nummer en het btw-nummer wel twee aparte nummers. Je kunt dus niet zoals in België “NL” voor het KvK-nummer zetten om zo tot het btw-nummer te komen.
KvK-nummer
Bij inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel ontvang je een KvK-nummer. Dit nummer identificeert je onderneming administratief. Het staat vaak vermeld op facturen en officiële documenten.
Btw-nummer
Het btw-nummer ontvang je van de Belastingdienst zodra je btw-plichtig bent. Dit nummer gebruik je uitsluitend voor btw-doeleinden:
- btw aanrekenen
- btw-aangiftes indienen
- zakendoen met andere btw-plichtige ondernemingen
Het KvK-nummer en het btw-nummer zijn dus niet uitwisselbaar.
Samengevat voor Nederland
Het KvK-nummer dient voor je inschrijving. Voor alles wat met btw te maken heeft, heb je een apart btw-nummer nodig.
Voor gebruikers van Dexxter is het essentieel om te weten dat onze software specifiek het btw-nummer nodig heeft voor een correcte werking.
Frankrijk: SIREN, SIRET en Btw-nummer 🫨
Frankrijk heeft een iets complexer systeem met het SIREN-nummer, SIRET-nummer en een apart btw-nummer. Frankrijk werkt dus met drie nummers.
SIREN-nummer
Dit is het hoofdidentificatienummer van je onderneming. Het SIREN-nummer identificeert je onderneming als geheel, ongeacht het aantal vestigingen. Het is vergelijkbaar met het Belgische ondernemingsnummer en het Nederlandse KvK-nummer.
SIRET-nummer
Dit nummer identificeert een specifieke vestiging. Het bestaat uit het SIREN-nummer aangevuld met vijf extra cijfers. Het SIRET-nummer wordt gebruikt voor lokale administratie en communicatie met lokale overheden.
Btw-nummer
Voor btw-doeleinden krijg je een afzonderlijk nummer van de belastingdienst. Het is verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen en wordt gebruikt voor het innen en afdragen van btw, het indienen van btw-aangiften en intracommunautaire transacties. Het begint met FR, gevolgd door twee cijfers en daarna het SIREN-nummer.
Samengevat voor Frankrijk
SIREN identificeert je onderneming, SIRET je vestiging en het btw-nummer gebruik je voor fiscale verplichtingen.
Welk nummer heb ik nodig in Dexxter 🤔
Voor een correcte verwerking van je aankoop en verkoopdocumenten heeft Dexxter altijd het officiële btw-nummer nodig.
Andere nummers zoals het Belgische ondernemingsnummer zonder BE, het Nederlandse KvK-nummer of het Franse SIREN of SIRET-nummer volstaan niet voor btw-verwerking.
Zie je dus enkel een KvK-nummer op een Nederlandse factuur, dan is dat niet het btw-nummer. In dat geval moet je het juiste btw-nummer van de leverancier opzoeken of opvragen.
Twijfel je of een nummer correct is? Controleer altijd of het begint met de juiste landcode, zoals BE, NL of FR. Dat is meestal de snelste manier om te zien of je met een btw-nummer te maken hebt.
➡️ Kortom: geef altijd het btw-nummer in als je facturen verzendt in Dexxter
