Ja, als deze kosten te maken hebben met je zelfstandige activiteit, mogen deze in je boekhouding. Hieronder leggen we het uit hoe het werkt. Twijfel je of het wel degelijk beroepsmatige kosten zijn? Hier meer info.
Ook al beschik je op het ogenblik van de aankoop nog niet over een ondernemingsnummer, toch mag je deze aankopen inbrengen.
Stel dat je start als freelance fotograaf, je ondernemingsnummer is aangevraagd, juist nog even wachten tot alles administratief in orde is. Dan kan je al perfect iets aankopen voor je nog op te starten eenmanszaak. Gewoon kopen wat je nodig hebt en idealiter laat je ergens op het factuur vermelden: “Ondernemingsnummer in aanvraag“.
Zo is het onmiddellijk duidelijk dat je iets hebt aangekocht in afwachting van de opstart van je zelfstandige activiteit.
En de btw-administratie?
Als je start met een btw-plichtige activiteit kan je ook nog de btw recupereren op een aankoop vóór de eigenlijke opstart.
De btw-administratie is wel iets strenger: het moet 100% duidelijk zijn dat een aankoop vóór de opstart specifiek is gebeurd in functie van je eenmanszaak. Dat kan door door je leverancier op het factuur te laten vermelden “Ondernemingsnummer in aanvraag”.
Als dat effectief het geval is, kan je perfect de btw op dergelijke aankopen recupereren in de eerste btw-aangifte die je zal indienen.
En nog oudere aankopen?
Stel dat je al eventjes een laptop hebt, heel tevreden van en hij dient nog perfect. Je start binnenkort als zelfstandige, maar onmiddellijk een nieuwe laptop aanschaffen daar is het financieel nog wat vroeg voor. Je blijft dus gewoon beroep doen op je “oude” laptop.
Ook deze oude aankoop kan nog in je boekhouding! Voorwaarden is wel dat je nog altijd het originele aankoopfactuur hebt.
Je mag daarbij wel niet het originele aankoopbedrag gebruiken, want vermoedelijk is je oude aankoop door het gebruik al wat gezakt in waarde. Klik even wat zoekertjeswebsite open en ga opzoek naar een gelijkaardig tweedehandsmodel in soortgelijke staat.
De prijzen die je daar kan terugvinden voor een gelijkaardig model, mag je perfect gebruiken om je oude aankoop voor de huidige marktwaarde als kost in te brengen in je boekhouding.
Tip:
Als je zo’n uitgave toevoegt aan je boekhouding, upload dan zowel het originele aankoopfactuur als de resultaten van zoekertjeswebsites om de huidige, marktconforme prijs aan te tonen die je opneemt in de boekhouding.
Dat kan je gaan toepassen voor een laptop, gsm, auto, meubilair, …
In zo’n geval zal je de btw op deze aankoop niet meer kunnen recupereren.
Je hebt deze aankoop initieel gedaan als particulier, zonder op moment van aankoop de intentie te hebben om het beroepsmatig te gebruiken. Geen btw-aftrek dus, de btw-administratie is hier wat strenger.
Maar je oude aankoop, in ons voorbeeld de laptop, blijft dus wel nuttig voor je boekhouding! Btw-recupereren is geen optie, maar je mag de huidige, marktconforme waarde wel inbrengen als een uitgaven voor je boekhouding voor het beroepsmatig gebruik.
Hoe doe je dat praktisch in Dexxter?
Je gaat je origineel aankoopfacturen samenvoegen met de zoekertjes die je hebt gevonden op websites voor tweedehands aankopen. Dat kan makkelijk via een online website om PDF’s samen te voegen. Zo heb je één PDF, die ga je uploaden in Dexxter.
Vervolgens maak je jezelf aan als particuliere leverancier in stap 1, leveranciersgegevens. In stap 2, basisinformatie, moet je een factuurdatum ingeven, dat is de datum van je origineel aankoopfactuur. Bij “Document op deze dag inboeken” zet je datum wanneer je deze aankoop in je boekhouding wil.
Is je origineel factuur van 1/02/2022 en start je op 01/07/2023 een onderneming? Factuurdatum is dan 01/02/2022, de fiscale datum (achter “Document op deze dag inboeken”) zet je op 07/2023.
Bij de bedragen in stap 3 vul je de marktwaarde in. Dat is de waarde gebaseerd op die zoekertjes die je hebt gevonden. Je kan hier het gemiddelde nemen van de resultaten van de zoekertjes.
