Steeds meer zelfstandigen krijgen e-facturen via Peppol. In plaats van een pdf ontvang je een XML-bestand dat je boekhoudsoftware automatisch herkent. Maar wat moet je ermee doen?
Wat is Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een beveiligd netwerk voor elektronische facturatie. Leveranciers en klanten sturen facturen via hun boekhoudsoftware of een Peppol-access point. Een Peppol-factuur is een gestructureerd XML-bestand dat je software automatisch inleest. De pdf die je erbij krijgt is alleen een leesbare kopie; juridisch telt het XML-bestand.
Wat gebeurt er als je een Peppol-factuur krijgt?
Een Peppol-factuur wordt niet automatisch betaald. Je boekhouding leest de factuur wel automatisch in, maar het blijft een betalingsverzoek. Je moet de factuur zelf goedkeuren en betalen via overschrijving of een andere afgesproken methode.
In België geldt standaard een betalingstermijn van 30 dagen. Een langere termijn kan, maar nooit meer dan 60 dagen. Staat er geen vervaldatum op? Dan moet je binnen 30 dagen betalen.
Zo verwerk je een Peppol-factuur correct
- Ontvangst in je software
Moderne boekhoudpakketten zoals Dexxter zijn gekoppeld aan Peppol en geven je een Peppol-ID. Facturen komen automatisch in je administratie terecht. - Controleer de factuur
Vergelijk bedrag, btw-tarief en leveringsdatum met je bestelling en eventuele leveringsbon. - Goedkeuren of betwisten
Klopt de factuur? Boek ze in en start het betaalproces. Klopt er iets niet? Stuur een schriftelijk protest (e-mail of aangetekende brief) met factuurnummer, datum en je opmerkingen. Betaal alleen het niet-betwiste deel “onder voorbehoud”. - Creditnota aanvragen bij fouten
Een Peppol-factuur kan niet worden aangepast. Bij een fout moet de leverancier een creditnota via Peppol sturen en daarna een nieuwe factuur. - Documenten bewaren
Bewaar zowel de XML-factuur als de pdf zeven jaar voor de btw-administratie. Bij Dexxter gebeurt dit automatisch.
Waarom nu al starten?
Vanaf 2026 riskeer je boetes als je geen e-facturen kunt ontvangen of versturen. Door nu al met Peppol te werken:
- Snellere verwerking – Facturen worden automatisch ingelezen, wat fouten en administratie vermindert.
- Minder stress – Je hoeft je processen niet halsoverkop aan te passen als de verplichting ingaat.
- Betere samenwerking – Je sluit vlotter aan bij leveranciers en klanten die al digitaal werken.
Conclusie
Peppol-facturen zijn de toekomst van zakelijke facturatie. Vanaf 2026 moeten Belgische bedrijven hun B2B-facturen via Peppol versturen en ontvangen via een tool als Dexxter. Zo profiteer je van de voordelen van digitale facturatie zonder verrassingen.
