Je hebt je eigen zaak gestart, en terwijl je geniet van de vrijheid, creativiteit (en de stress) die een eenmanszaak met zich meebrengt, vraag je je af: ‘Hoe groot is eigenlijk de kans dat de belastingdienst plotseling voor mijn deur staat?’.
Weet je ook niet goed wat te verwachten van die gevreesde fiscale controle? Als het antwoord ‘ja’ is, ben je hier aan het juiste adres. We onthullen we de feiten en de mythes van de befaamde belastingcontroles.
Kan ik gecontroleerd worden door de fiscus?
Ja, je kan altijd gecontroleerd worden door de overheid.
🖥️ Hoewel er steeds minder manuele controles gebeuren, zit de fiscus zeker niet stil. Heel wat controles gebeuren immers automatisch. Als je gegevens niet in lijn zijn met de verwachtingen, maak je dan ook meer kans op een bijkomende manuele controle.
Doe je boekhouding dus alsof je elk jaar een controle zal hebben. Dat is de veiligste manier. Wees eerlijk, wees correct en aarzel niet om onmiddellijk extra informatie bij bepaalde uitgaves te typen in Dexxter.
Tip van een boekhouder
Schrijf bij uitgaven een kleine notitie ter verduidelijking, zo weet je later zelf nog waarom het een zakelijke uitgave was.
Waarom gebeuren belastingcontroles?
Zelfs al fraudeer je niet, soms gebeurt het dat je zonder het te beseffen kleine vergissingen maakt in de boekhouding. Of misschien bekijk je financiële zaken vanuit een ander perspectief dan de experts van de belastingdienst.
Dat is waar een belastingcontrole om de hoek komt kijken. Het is eigenlijk een soort ‘reality check’ om ervoor te zorgen dat jouw boekhouding in lijn is met de diverse wetboeken.
Die wetboeken zijn soms als een doolhof vol gangen waarin je kunt verdwalen. Ze laten vaak ruimte voor interpretatie en kunnen behoorlijk complex zijn. Daarom is het de taak van de fiscale controleur om deze wetten te vertalen naar de echte wereld en te onderzoeken of jouw boekhouding inderdaad aan alle eisen voldoet.
Wat mag de fiscus controleren?
Vroeger had je geïsoleerde controles, en kwam de belastingdienst 1 onderdeel van je belastingen controleren: de personenbelasting, de btw… De controleur die langskwam had één vakdomein en kwam enkel dat nazien.
Nu is dat drastisch veranderd en moet een controleur alles nazien. De fiscus gaat dus niet meer per domein bekijken maar zal net de correctheid van alle domeinen samen nakijken.
Wat gaat de fiscus waarschijnlijk controleren?
📄 De belastingdienst gaat waarschijnlijk kijken naar je verkoopfacturen, creditnota’s en dagontvangsten. Bovendien zal die steekproefgewijs een kijkje nemen tussen alle documenten waarmee je aankopen aantoont. Ook de csv-bestanden van je professionele bankrekening(en) zullen aan een controle onderworpen worden.
De fiscus mag alle documenten meenemen die nodig zijn om je belastbaar inkomen te bepalen. Ook kan hij vragen om digitale gegevens zoals e-mails en voorraadlijsten te kopiëren. Maar een controleur die zelf achter jouw computer gaat zitten, zonder jouw toestemming, dat mag niet.
Controle op basis van klantenlisting
🧑 Jij als aankopende partij staat waarschijnlijk op andere Belgische leveranciers hun klantenlisting. De fiscus weet dus ongeveer wat ze qua grootteorde mogen verwachten in jouw boekhouding op basis van de klantenlisting van je Belgische leveranciers. Dat zal even worden nagekeken. Wijkt dat sterk af? Dan kan je daar nog altijd een verklaring voor hebben natuurlijk.
Controle op basis van IC-aangifte
📖 Bovendien gaat de belastingdienst nakijken of je op buitenlandse leveranciers hun IC-aangifte staat. Stel dat jij professioneel iets aankoopt van Bol.com Nederland, dan kom je daar terecht op de Nederlandse IC-aangifte van Bol. Zit die aankoop vervolgens correct in jouw boekhouding? Of heb je een verklaring waarom deze niet in jouw boekhouding zit?
Welke aanslagjaren mag de fiscus controleren?
De fiscus kan tot 3 jaar na het aanslagjaar je boekhouding controleren. Als er een vermoeden is van fraude, kan de termijn verlengd worden tot 7 jaar.
Stel dat je nu iets in je boekhouding steekt wat zonder context misschien een vreemde aankoop kan lijken, noteer het dan direct mee bij je uitgave. In de laatste stap tijdens het inboeken van een uitgave kan je extra informatie noteren.
Ga er niet vanuit dat je dat later nog wel zal weten! De cijfers van 2023 kunnen gecontroleerd worden tot eind 2026. Dat is heel ver in de toekomst om dan nog te weten wat er speciaal was aan die uitgave in 2023 en waarom je dat in je boekhouding hebt gestopt.
Waarom word ik gecontroleerd door de belastingdienst?
Bij computerselectie gebruikt de fiscus specifieke criteria om jouw gegevens te analyseren. Als je cijfers afwijken van wat normaal is, kan er een signaal afgaan. Dit kan te maken hebben met bijvoorbeeld ongebruikelijk hoge of lage winstmarges vergeleken met jouw sector, of het optreden van uitzonderlijke verliezen.
De fiscus vergelijkt jouw cijfers met marktconforme waardes, dat kan een aanleiding zijn tot controle.
Hoeveel kans heb je op een belastingcontrole als eenmanszaak?
Dit is moeilijk om een inschatting van te maken, een richtlijn kan zijn dat er bij vennootschappen jaarlijks ongeveer 15% wordt gecontroleerd, en bij eenmanszaken 1%.
❗Vergeet vooral niet dat heel wat controles ook automatisch gebeuren.
Tip:
Ook al klopt alles, gemiddeld genomen zal je 1 keer per 15 jaar controle hebben. Al kunnen sterke afwijkingen altijd mogelijk zijn.
❌ Een indicatie geven is moeilijk, sommige bedrijven zullen 3 jaar op rij controle hebben, anderen zullen 20 jaar lang geen spoor zien van hun belastingcontroleur. Schreeuwen je ingediende belastingaangiftes dat er iets niet klopt? Dan wordt het moeilijker om niet gecontroleerd te worden.
Hoe kan ik vermijden om gecontroleerd te worden?
🤔 Soms hoor je wel eens: breng niet teveel restaurantkosten in, anders krijg je controle. De realiteit is dat de fiscus het bedrag aan restaurantkosten niet kan zien in de ingediende aangiftes van een eenmanszaak. Dat is wel zo bij vennootschappen, maar niet bij eenmanszaken.
Wanneer je je personenbelasting indient, ziet de fiscus alleen maar je brutomarge en de som van je uitgaven. Een eenmanszaak heeft dus geen controle omdat er teveel restaurantkosten in de boekhouding zitten.
Een eenmanszaak heeft fiscale controle omdat de marges in de ingediende aangiftes niet kloppen volgens bepaalde marktwaarden. Eenmaal tijdens de belastingcontrole kan dan worden geconcludeerd dat de restaurant inderdaad veel te hoog zijn.
Wist je dat?
De fiscus kan het bedrag aan restaurantkosten niet zien in de ingediende aangiftes van een eenmanszaak.
Om te vermijden dat je gecontroleerd wordt, moeten je marges conform blijven op lange termijn. Als je btw-aangiftes indient, kan de fiscus daarin zien hoeveel handelsgoederen je aankoopt en hoeveel omzet dat oplevert. Ze weten binnen welke sector jij actief bent en hebben daar dus wel wat marktconforme data over. Stevig afwijken van die marktconforme marges, kan een aanleiding tot controle zijn.
Het is geen ramp om daarvan drastisch af te wijken! Je kan altijd een uitleg hebben die 100% verklaart waarom je afwijkt van wat te verwachten is.
Tips bij het boekhouden en fiscale controles
1️⃣ Dien elke aangifte altijd tijdig in! Te laat ingediende aangiftes hebben véél nadelen, maar ze verhogen vooral ook de kans op fiscale controle. Zorg dat je altijd elke aangifte voor het verstrijken van de deadline indient.
2️⃣ Ben je btw-vrijgesteld en koop je iets aan van een andere Europese leverancier op je ondernemingsnummer? Dan zal daar 0% btw op worden aangerekend wegens verlegging van de btw.
De fiscus kent deze transacties! Vraag ofwel een nieuwe factuur waarbij je je ondernemingsnummer niet doorgeeft, zodat deze buitenlandse partij wel btw aanrekent. Ofwel moet je een bijzondere btw-aangifte indienen om zo alsnog btw te betalen.
Meer info vindt je in deze video:
✅ Vergeet dus zeker niet om dit te doen. De fiscus kent deze transacties en zal daar anders op terugkomen.
Dexxter helpt!
Boek je als btw-vrijgestelde en factuur in met 0% btw, dan zal je een melding krijgen in Dexxter.
Je moet dan ofwel een nieuwe factuur vragen als particulier ofwel een bijzondere btw-aangifte indienen.
Hoe gaat een belastingcontrole in zijn werk?
Een belastingcontrole is altijd ruimschoots op voorhand aangekondigd. Bijna altijd worden er eerst heel wat documenten opgevraagd per mail, zoals de dagboeken van de verkopen en aankopen. Soms volgen daar nog wat vervolgvragen op en kan dat ook meteen het einde van de controle zijn.
Evengoed kunnen deze documenten de voorbereiding zijn op een fysieke controle, zodat de controleur al wat nazicht kan uitvoeren op voorhand. Dan wordt er een datum en tijd overeengekomen en zal de eigenlijke controle plaatsvinden op de maatschappelijke zetel van je onderneming.
Geen zorgen!
Een controleur is geen boeman! Dat is iemand die jouw boekhouding komt aftoetsen aan de diverse fiscale spelregels. Lijkt er iets eigenaardig in je boekhouding? Dan zal die controleur daar extra context over vragen.
Heb je toch een vergissing gemaakt in je boekhouding? Ook dat is geen ramp. Je zal uiteraard de belastingen moeten betalen die je anders ook had moeten betalen, als de vergissing niet in je boekhouding had gezeten.
Mogelijks moet je ook een boete of interest betalen, maar zolang blijkt dat jij eerlijk en oprecht hebt proberen handelen, vallen deze boetes ook mee.
Kan ik een boete krijgen bij een controle van de fiscus?
Dat kan, maar verwar boetes niet met het betalen van belastingen die je anders ook had moeten betalen.
Als de controleur besluit dat je oorspronkelijke aangifte niet klopt, zijn er twee mogelijkheden:
- Je sluit een akkoord en betaalt het extra deel aan te betalen belastingen.
- Bereik je geen overeenkomst, dan kan je binnen de maand jouw argumentatie uit de doeken doen. Is de fiscus niet overtuigd? Dan riskeer je naast een verhoging van de belastbaar inkomen (en de bijhorende hogere belasting) ook administratieve boetes.
Stel dat de belastingcontroleur €1.000 aan kosten weigert, zal je dus die belastingen alsnog moeten betalen, dat zal ongeveer de helft zijn. Anderzijds kan je ook nog extra moeten betalen:
1️⃣ Interesten op het onbetaalde deel. Die €500 had je anders al 1 jaar eerder betaald via je belastingbrief. Nu betaal je die 1 jaar later, waardoor de staat dus langer op belastinginkomsten heeft moeten wachten. Vandaar dat er interesten worden aangerekend.
2️⃣ Daarbovenop kan je ook effectief een boete moeten betalen. Die kan bestaan uit een vast bedrag of een percentage van het bedrag aan te betalen belasting.
