Ben je klaar om je facturatieproces te digitaliseren en wil je weten hoe PEPPOL werkt? Geen zorgen, we leggen het je stap voor stap uit in begrijpelijke taal zodat je mee bent met deze standaard in digitale facturatie. Vanaf 2026 wordt het versturen van facturen via PEPPOL verplicht, je kan je hier nu al voorbereiden op het digitaliseren door over te stappen naar Dexxter waarmee je facturen kan sturen en je boekhouding kan bijhouden. Dexxter zal ook Peppol-integratie aanbieden!
1. PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online)
PEPPOL is een geavanceerd digitaal netwerk dat je in staat stelt om eenvoudig en veilig facturen uit te wisselen met bedrijven en overheden in heel Europa. Het is als een efficiënte, digitale snelweg voor je facturen.
Voordelen voor jouw onderneming:
- Toekomstbestendig: Vanaf 2026 wordt PEPPOL verplicht, dus je loopt voor op de regelgeving.
- Snellere betalingen: Je facturen worden direct verwerkt, wat de doorlooptijd aanzienlijk verkort.
- Minder administratieve lasten: Automatisering vermindert handmatig werk en papierverbruik.
- Verhoogde nauwkeurigheid: Digitale verwerking vermindert de kans op fouten.
2. Access Point (AP)
Je Access Point fungeert als je beveiligde toegangspoort tot het PEPPOL-netwerk. Het zorgt ervoor dat je facturen veilig worden verzonden en ontvangen.
Wat betekent dit voor jou?
- Naadloze integratie: Het AP werkt op de achtergrond, zodat jij je kunt focussen op je kernactiviteiten.
- Automatische verwerking: Je boekhoudsoftware regelt dit vaak voor je, waardoor je er weinig omkijken naar hebt.
- Veilige communicatie: Je AP zorgt voor een beveiligde verbinding met het PEPPOL-netwerk.
3. E-factuur
Een e-factuur is meer dan een digitaal document. Het bestand voldoet aan een structuur dat direct door boekhoudsoftware kan worden verwerkt.
Voordelen van e-factureren:
- Verhoogde efficiëntie: Automatische verwerking bespaart tijd en vermindert fouten.
- Snellere betalingen: Directe verwerking leidt vaak tot snellere betalingen.
- Kostenbesparend: Minder handmatig werk betekent lagere verwerkingskosten.
Pro-tip: Wij bieden een handige tool waarmee je zelf een voorbeeld van een Peppol-factuur in XML kunt maken. Zo krijg je een goed beeld van hoe zo’n e-factuur er precies uitziet.
4. Digitale factuur
Wat het is: Een digitale factuur wordt in elektronische vorm gecreëerd, verzonden, ontvangen en verwerkt. Dit kan variëren van een eenvoudige PDF tot een gestructureerd databestand zoals een PEPPOL e-factuur.
Waarom het belangrijk is:
- Snelheid: Digitale facturen kunnen sneller worden verzonden en ontvangen dan papieren facturen
- Kostenbesparend: Het bespaart kosten voor papier, printen en verzenden
- Milieuvriendelijk: Het vermindert papierverbruik en de daaraan gerelateerde milieuimpact
- Verbeterde opslag: Digitale facturen zijn makkelijker te archiveren en terug te vinden
Hoe het verschilt van een PEPPOL e-factuur:
- Een digitale factuur is een breder begrip en omvat alle elektronische factuurvormen
- PEPPOL e-facturen zijn een specifiek type digitale factuur dat voldoet aan strikte standaarden voor gestructureerde data
5. E-invoicing
Wat het is: Het proces van het creëren, verzenden en ontvangen van facturen in een gestructureerd elektronisch formaat dat directe verwerking in financiële systemen mogelijk maakt. E-invoicing is de Engelse term voor elektronische facturatie.
Waarom het belangrijk is:
- Automatisering: Het maakt volautomatische verwerking van facturen mogelijk
- Foutreductie: Vermindert fouten door het elimineren van handmatige invoer
- Efficiëntie: Versnelt het hele factuur-tot-betaling proces
- Kostenbesparing: Vermindert verwerkingskosten en verbetert cashflow
Kenmerken van e-invoicing:
- Gebruik van gestandaardiseerde formaten (zoals die gebruikt in PEPPOL)
- Directe integratie met boekhoud- en ERP-systemen
- Mogelijkheid tot realtime tracking van factuurstatus
- Voldoet aan wettelijke vereisten voor elektronische facturatie
Hoe het zich verhoudt tot PEPPOL:
- PEPPOL is een specifiek netwerk en set standaarden voor e-invoicing
- E-invoicing is het algemene concept, PEPPOL is een manier om het te implementeren
6. Mercurius
Wat het is: Mercurius is het Belgische platform voor e-facturatie aan de overheid. Het is gebaseerd op PEPPOL-standaarden en maakt deel uit van het bredere Europese e-facturatie netwerk.
Waarom het belangrijk is:
- Verplicht gebruik: Voor facturen aan de Belgische overheid is het gebruik van Mercurius verplicht
- Efficiëntie: Het stroomlijnt het facturatieproces tussen bedrijven en de overheid
- Snellere betalingen: Het kan leiden tot snellere verwerking en betaling van facturen
- Standaardisatie: Het bevordert het gebruik van gestandaardiseerde e-facturatie in België
Hoe Mercurius werkt:
- Je maakt een e-factuur in je eigen systeem of via een serviceprovider
- De factuur wordt via het PEPPOL-netwerk naar Mercurius gestuurd
- Mercurius zorgt voor de aflevering bij de juiste overheidsinstantie
- De overheidsinstantie verwerkt de factuur in hun systeem
Relatie met PEPPOL:
- Mercurius maakt gebruik van PEPPOL-standaarden en -infrastructuur
- Als je al PEPPOL gebruikt, kun je meestal zonder extra aanpassingen facturen naar Mercurius sturen
- Het is een voorbeeld van hoe nationale initiatieven kunnen aansluiten bij Europese standaarden
7. Digitale postbus
Wat het is: Je digitale adres in het PEPPOL-netwerk, vergelijkbaar met een e-mailadres of een postbus, maar dan specifiek voor het ontvangen van e-facturen en andere zakelijke documenten.
Waarom het belangrijk is:
- Het zorgt ervoor dat je facturen altijd op de juiste plek terechtkomen
- Het maakt je vindbaar voor andere bedrijven in het PEPPOL-netwerk
- Het centraliseert al je inkomende facturen op één plek
8. PEPPOL-directory
Wat het is: Een online lijst of database van alle bedrijven en organisaties die aangesloten zijn op het PEPPOL-netwerk. Het is als een telefoongids, maar dan voor e-facturatie.
Waarom het belangrijk is:
- Vindbaarheid: Je kunt gemakkelijk zien welke van je zakenpartners al PEPPOL gebruiken
- Netwerkuitbreiding: Je kunt nieuwe potentiële klanten of leveranciers vinden die ook PEPPOL gebruiken
- Betrouwbaarheid: Het helpt bij het verifiëren van de PEPPOL-gegevens van je zakenpartners
Hoe je de PEPPOL-directory kunt gebruiken:
- Bezoek de Peppol Directory website
- Zoeken op bedrijfsnaam, PEPPOL-ID of andere identificatiegegevens
- Controleren of een bepaald bedrijf PEPPOL-facturen kan ontvangen
- Je eigen bedrijfsgegevens up-to-date houden, zodat anderen jou kunnen vinden
9. PEPPOL-ready
Een term die aangeeft dat een softwaresysteem of bedrijf klaar is om met PEPPOL te werken. Het betekent dat alle noodzakelijke technische aanpassingen zijn gedaan om PEPPOL-facturen te kunnen versturen en ontvangen.
Waarom het belangrijk is:
- Zekerheid: Je weet dat de software die je kiest compatibel is met PEPPOL
- Toekomstbestendigheid: Je bent voorbereid op de toenemende adoptie van e-facturatie
- Efficiëntie: Je kunt direct aan de slag met PEPPOL zonder extra aanpassingen
Waar je op kunt letten als je ‘PEPPOL-ready’ software zoekt:
- Mogelijkheid om PEPPOL-facturen te maken en te versturen
- Functie om PEPPOL-facturen te ontvangen en te verwerken
- Integratie met de PEPPOL-directory
- Ondersteuning voor verschillende PEPPOL-documenttypes (niet alleen facturen)
10. Connector
Een connector is een softwaremodule die je bestaande systemen koppelt aan het PEPPOL-netwerk.
Waarom is een connector waardevol voor jouw bedrijf?
- Gebruiksgemak: Je blijft werken in je vertrouwde Dexxter-omgeving, terwijl je profiteert van PEPPOL.
- Naadloze integratie: Je kunt PEPPOL gebruiken zonder je Dexxter boekhoudsysteem te vervangen.
- Kostenefficiënt: Je benut de voordelen van PEPPOL zonder grote investeringen in nieuwe software.
11. Peppol Authority
Elke regio of land dat deelneemt aan PEPPOL heeft zijn eigen Peppol Authority. In België is dit bijvoorbeeld de Vlaamse Overheid.
12. API (Application Programming Interface)
Een API maakt het mogelijk dat verschillende softwareprogramma’s met elkaar communiceren. In de context van PEPPOL zorgt een API ervoor dat software zoals Dexxter kan communiceren met het PEPPOL-netwerk.
13. Certificering
Certificering binnen PEPPOL toont aan dat een bedrijf of softwareleverancier voldoet aan bepaalde kwaliteits- en veiligheidseisen. We streven om ook Dexxter PEPPOL certified te maken.
14. UBL (Universal Business Language)
UBL is het standaardformaat dat binnen PEPPOL wordt gebruikt voor e-facturen. Je kunt het zien als een universele taal die ervoor zorgt dat je factuur altijd leesbaar is voor de ontvanger, ongeacht welke software zij gebruiken.
Wat betekent UBL voor jouw bedrijfsvoering?
- Toekomstbestendig: Als standaard evolueert UBL mee met de behoeften van de markt.
- Universele compatibiliteit: Je facturen zijn leesbaar voor alle PEPPOL-deelnemers.
- Vereenvoudigde internationale handel: UBL maakt grensoverschrijdende facturatie eenvoudiger.
15. Service Provider
Een Service Provider is je partner in het PEPPOL-netwerk. Deze partij helpt je om aan te sluiten op PEPPOL en zorgt voor alle technische aspecten.
Hoe ondersteunt een Service Provider jouw onderneming?
- Technische implementatie: Ze regelen de aansluiting op het PEPPOL-netwerk voor je.
- Compliance: Ze zorgen ervoor dat je voldoet aan alle PEPPOL-standaarden en -regels.
- Ondersteuning: Ze bieden technische ondersteuning en houden je op de hoogte van updates.
Door samen te werken met een betrouwbare Service Provider kun jij je concentreren op je kernactiviteiten, terwijl zij zorgen voor een naadloze integratie met PEPPOL.
16. SMP (Service Metadata Publisher)
De SMP fungeert als het digitale adresboek van PEPPOL. Hierin staan alle deelnemende bedrijven en overheden geregistreerd.
Wat betekent de SMP voor jouw dagelijkse praktijk?
- Tijdsbesparing: Geen gedoe meer met het opzoeken en verifiëren van factuurgegevens.
- Automatische adressering: Je hoeft niet meer handmatig adressen te controleren of bij te werken.
- Betrouwbare bezorging: Je weet zeker dat je factuur bij de juiste ontvanger terechtkomt.
17. Participant ID
Je Participant ID is je unieke identificatienummer binnen het PEPPOL-netwerk. Het zorgt ervoor dat je bedrijf herkenbaar en vindbaar is voor andere deelnemers.
Waarom is je Participant ID zo belangrijk?
- Verhoogde beveiliging: Alleen jij kunt facturen versturen met jouw specifieke ID.
- Unieke identificatie: Het voorkomt verwarring met andere bedrijven in het netwerk.
- Efficiënte communicatie: Andere bedrijven kunnen je eenvoudig vinden en met je communiceren.
18. Interoperabiliteit
Interoperabiliteit zorgt ervoor dat alle systemen binnen PEPPOL naadloos met elkaar kunnen communiceren, ongeacht de gebruikte software.
Hoe profiteert jouw onderneming hiervan?
- Vereenvoudigde processen: Alles werkt soepel samen, wat je bedrijfsprocessen stroomlijnt.
- Flexibiliteit: Je kunt zaken doen met elke PEPPOL-deelnemer, ongeacht hun systeem.
- Toekomstbestendigheid: Je hoeft niet steeds nieuwe systemen aan te schaffen bij nieuwe samenwerkingen.
19. AS4
AS4 is het beveiligingsprotocol dat PEPPOL gebruikt om ervoor te zorgen dat alle gegevensuitwisseling veilig verloopt.
Wat betekent AS4 voor de veiligheid van jouw facturen?
- Integriteit: AS4 zorgt ervoor dat je factuur ongewijzigd aankomt bij de ontvanger.
- Encryptie: Je gegevens worden versleuteld, zodat alleen de beoogde ontvanger ze kan lezen.
- Authenticatie: Het systeem controleert of de ontvanger daadwerkelijk is wie hij beweert te zijn.
20. Validatie
Validatie is het proces waarbij het systeem controleert of je e-factuur aan alle technische en wettelijke eisen voldoet voordat deze wordt verzonden.
Hoe draagt validatie bij aan jouw facturatieproces?
- Foutreductie: Het systeem vangt eventuele fouten op voordat je factuur wordt verzonden.
- Snellere verwerking: Correcte facturen worden sneller verwerkt door de ontvanger.
- Professionele uitstraling: Je stuurt altijd foutloze, compliant facturen naar je klanten.
Door deze concepten te begrijpen en toe te passen, kun je PEPPOL optimaal benutten voor jouw onderneming. Het stelt je in staat om efficiënter te werken, fouten te minimaliseren en je voor te bereiden op de toekomst van digitale facturatie.
21. PEPPOL-ID
Je PEPPOL-ID is identiek aan je Participant ID. Het is je unieke identificatie binnen het PEPPOL-netwerk.
Waarom is je PEPPOL-ID zo belangrijk voor je bedrijf?
- Professionele uitstraling: Het toont aan dat je bedrijf klaar is voor moderne, digitale facturatie.
- Unieke herkenning: Het zorgt ervoor dat je facturen altijd bij de juiste ontvanger terechtkomen.
- Eenvoudige vindbaarheid: Andere bedrijven kunnen je gemakkelijk vinden in het netwerk.
22. eDelivery
eDelivery is het transportmechanisme dat PEPPOL gebruikt om elektronische documenten veilig en snel te versturen.
Hoe profiteert jouw onderneming van eDelivery?
- Verbeterde efficiëntie: Snellere documentuitwisseling leidt tot efficiëntere bedrijfsprocessen.
- Snelle verzending: Je documenten bereiken razendsnel hun bestemming.
- Hoge betrouwbaarheid: Je weet zeker dat je facturen en andere documenten aankomen.
23. CEN/TC 434
CEN/TC 434 is de Europese commissie die de standaarden voor e-facturatie bepaalt. Ze zorgen ervoor dat e-facturatie in heel Europa op dezelfde manier werkt.
Wat betekent CEN/TC 434 voor jouw dagelijkse praktijk?
- Toekomstbestendigheid: Je bent altijd up-to-date met de laatste Europese richtlijnen.
- Uniformiteit: Je facturen voldoen automatisch aan Europese standaarden.
- Gemak bij internationale handel: Je kunt probleemloos factureren aan klanten in andere EU-landen.
24. GLN
Een GLN (Global Location Number) is een uniek identificatienummer dat wereldwijd wordt gebruikt om fysieke locaties, bedrijven, of afdelingen binnen bedrijven te identificeren. Binnen het Peppol-netwerk kan een GLN worden gebruikt als een soort adres voor het verzenden en ontvangen van elektronische documenten, zoals e-facturen.
Het GLN maakt deel uit van de GS1-standaard en wordt vaak gebruikt in sectoren zoals retail, gezondheidszorg en logistiek. Door gebruik te maken van een GLN binnen Peppol, kun je ervoor zorgen dat je facturen direct naar de juiste afdeling of locatie binnen een groot bedrijf worden gestuurd. Dit voorkomt miscommunicatie en versnelt de verwerking van facturen.
Binnen Peppol wordt het GLN dus ingezet om de juiste ontvanger te identificeren, wat vooral handig is als je te maken hebt met bedrijven die verschillende locaties of afdelingen hebben waar facturen naartoe gestuurd moeten worden.
25. PEPPOL-protocol
Het PEPPOL-protocol is de set van regels en standaarden die bepalen hoe gegevens worden uitgewisseld binnen het PEPPOL-netwerk. Het omvat alle technische specificaties en procedures die nodig zijn voor veilige en efficiënte communicatie tussen verschillende partijen in het netwerk.
Waarom is het PEPPOL-protocol belangrijk voor jouw onderneming?
- Uniformiteit: Het zorgt ervoor dat alle deelnemers in het netwerk op dezelfde manier communiceren, ongeacht hun locatie of de software die ze gebruiken.
- Betrouwbaarheid: Door vastgestelde procedures te volgen, wordt de kans op fouten of miscommunicatie aanzienlijk verminderd.
- Veiligheid: Het protocol bevat ingebouwde beveiligingsmaatregelen om je gegevens te beschermen tijdens de overdracht.
- Toekomstbestendigheid: Het protocol wordt regelmatig bijgewerkt om aan te sluiten bij de nieuwste technologische ontwikkelingen en wettelijke vereisten.
Denk je nu over Peppol veel te weten? Test je kennis met onze Peppol-quiz!
