Heb je een waarborg moeten betalen bij het afsluiten van een overeenkomst? Een bedrag dat je betaalt (of ontvangt, afhankelijk van de situatie uiteraard) en dat je – als alles goed verloopt – nadien ook volledig teruggestort krijgt. Hoe moet je het betalen of ontvangen van zo’n waarborg in je boekhouding stoppen?
Geen impact op je boekhouding
Opgelet, we spreken hier enkel over een eenmanszaak! Binnen de context van een eenmanszaak heeft het betalen van een waarborg geen impact op je boekhouding. Het geld is (tijdelijk) van je bankrekening, maar je hoeft de betaling niet in te boeken als een kost voor je boekhouding.
Ben jij degene die de waarborg ontvangt? Hetzelfde geldt hier, er is geen impact op je boekhouding. Je hoeft de ontvangen waarborg dus niet inboeken als een opbrengst.
Waarom?
Omdat het betalen van een waarborg iets tijdelijks is, je krijgt dat geld later namelijk terug (als alles goed gaat). Je hoeft er dus niets voor in te boeken in je eenmanszaak, wat het allemaal net iets makkelijker maakt!
Hetzelfde geldt uiteraard voor een ontvangen waarborg. Ook hier ontvang je (tijdelijk) geld, maar moet je dit later terugbetalen. Geen impact op de boekhouding dus.
Tenzij er toch iets misloopt
Pas als de waarborg niet (of niet volledig) wordt terugbetaald, wordt die waarborg (of een deel ervan) daadwerkelijk een kost voor je boekhouding. Dan is de waarborg namelijk geen tijdelijke transactie meer, maar ben je (een deel van) het geld definitief kwijt.
Hetzelfde telt in de omgekeerde richting. Heb jij een waarborg ontvangen, maar ga je deze door omstandigheden niet (volledig) terugstorten aan de tegenpartij. Dan wordt de waarborg een inkomst die je in je boekhouding moet verwerken.
Hoe verwerken in Dexxter?
Op basis van een document waaruit blijkt dat je de waarborg (geheel of gedeeltelijk) kwijt bent, kun je verder. Dit hoeft geen factuur te zijn, maar kan elk document van de tegenpartij zijn. Je mag dit inboeken als een gewone aankoop.
Het bedrag dat je dan definitief kwijt bent aan waarborg, mag je inboeken onder de kostencategorie “diverse kosten”. Op deze verloren waarborg zit geen btw-impact. Btw-plichtige ondernemers mogen “opnemen in btw-aangifte” afvinken en bij exclusief en inclusief btw hetzelfde bedrag invullen.
Ben jij de partij die de waarborg inhoudt? Dan mag je via ‘rapporten’ > ‘inkomsten en uitgaven’ > ‘manuele invoer’ (rechtsboven in het scherm) de waarborg inboeken als een inkomst voor het deel van de waarborg dat je inhoudt. Dat kan door te kiezen voor “inkomsten – verkoopfactuur”.
Je mag als btw-plichtige ondernemer deze waarborg niet opnemen op een verkoopfactuur in Dexxter! Anders verloopt dit ook via de btw-aangifte, wat niet de bedoeling is.
