Vanaf 1 januari 2026 wordt Peppol verplicht voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige en btw-vrijgestelde ondernemingen. Dit digitale systeem brengt veranderingen mee, maar je rechten als schuldenaar blijven hetzelfde. Wat moet je weten over het protesteren van foutieve Peppol-facturen?
Foutieve factuur ontvangen: wat nu?
Stel je krijgt een hostingfactuur van €150 terwijl je contract €120 vermeldt, of je ontvangt een factuur voor geannuleerd fotomateriaal. Je rechten als schuldenaar veranderen niet, maar de digitale aanpak vereist aangepaste stappen.
Factuur direct controleren
Vergelijk elke inkomende factuur met je (eventuele) bestelbon, leveringsbon of contractafspraken. Check of bedrag, hoeveelheid, btw-tarief en betalingsvoorwaarden kloppen. Bewaar alle ondersteunende documenten digitaal of fysiek.
Schriftelijk protesteren blijft verplicht
Bevestig je betwisting altijd schriftelijk, ook als je software een digitaal bericht verstuurde. Email volstaat meestal, aangetekende post alleen bij escalatie.
Je protestmail moet bevatten: factuurnummer en datum, concrete redenen van bezwaar (“fout bedrag €150 ipv €120”, “artikel niet geleverd”), eventuele gedeeltelijke betaling “onder voorbehoud”, en verzoek om correctie.
Door schriftelijk te protesteren heb je later bewijs van tijdige, gemotiveerde afwijzing.
Communicatie en correcties via Peppol
Niet verplicht, maar soms aangeraden: neem eens telefonisch contact op om de fout te verduidelijken. Vaak gaat het om administratieve vergissingen die snel opgelost worden. Noteer met wie je sprak en vraag bevestiging van je protest.
Als de factuur werkelijk fout is, kan de leverancier deze niet aanpassen. Het Peppol-systeem vereist een correctie via creditnota die de foute factuur ongedaan maakt, gevolgd door een nieuwe juiste factuur. Beide documenten moeten via hetzelfde netwerk worden verstuurd.
Timing is cruciaal
Een factuur wordt na bepaalde tijd geacht aanvaard te zijn zonder protest. Juridisch bestaat geen exacte termijn, maar protest binnen één tot twee weken wordt als redelijk beschouwd. Wacht dus niet te lang.
Bij niet-tijdig reageren wordt stilzwijgende aanvaarding vermoed en moet jij later bewijzen dat de factuur onterecht was. Door snel te protesteren verleg je de bewijslast naar de leverancier.
Verschil met klassieke factuurprotesten
Het protest-principe blijft fundamenteel hetzelfde: schriftelijk en gemotiveerd. De digitale omgeving brengt echter specifieke aspecten:
Automatische verwerking betekent soms dat facturen zonder handmatige controle worden geboekt. Zorg dat je een manier hebt om in je boekhoudsoftware nog altijd facturen na te kijken, ook al worden ze automatisch geboekt. In Dexxter staan deze facturen klaar om verwerkt te worden, maar moet je als gebruiker finaal nog even bevestigen (en nakijken).
Elektronische feedback via Peppol kan factuurstatus wijzigen en doorsturen naar leveranciers. Deze “Invoice Response” geeft aan of facturen in behandeling, geaccepteerd, onder vraag of afgewezen zijn. Niet alle software ondersteunt dit volledig.
Creditnota’s zijn verplicht voor alle correcties. Bij papieren facturen volstond soms een vervangingsfactuur, dit kan niet meer.
Praktische implementatie voor kleine ondernemers
Niet leuk en hopelijk kom je nooit in deze situatie. Maar als je effectief facturen moet gaan protesteren, dan zit je beter veilig.
Documentatie: bewaar alle e-mails, contracten, leveringsbewijzen en correspondentie systematisch. Dit helpt bij discussies en juridische procedures. Digitaal heeft natuurlijk het voordeel dat je quasi automatisch al bewaard.
Hulp inschakelen: bij twijfel over complexe facturen of juridische aspecten raadpleeg je accountant of jurist voor correcte protestbrieven en analyse.
Maak een standaard protestmail-template die je alleen aanpast met specifieke gegevens. Zet wekelijkse reminders voor factuurcontrole en maak digitale mappen per leverancier voor snelle toegang tot relevante documenten.
Conclusie
De overstap naar Peppol wijzigt je werkwijze maar niet je fundamentele rechten. Basisprincipes blijven onveranderd: reageer snel, communiceer schriftelijk, motiveer duidelijk en documenteer alles. Met correcte software en systematische aanpak kun je ook in het digitale tijdperk foutieve facturen effectief afhandelen zonder juridische complicaties.