Opgelet, als zelfstandige met een eenmanszaak is de kilometervergoeding voor verplaatsingen met de wagen niet zo eenvoudig als je wel eens leest!
Je hoort en leest er vaak over in de context van een werknemer die voor zijn werkgever een verplaatsing doet met zijn eigen wagen. Of een zelfstandige met een vennootschap die vervolgens met zijn persoonlijke wagen voor zijn zelfstandige activiteit rondrijdt.
Voor een ondernemer met eenmanszaak liggen de kaarten helemaal anders!
Een kilometervergoeding voor alle verplaatsingen?
Als zelfstandige met een eenmanszaak moet je voor een kilometervergoeding rekening houden met drie type verplaatsingen, namelijk: privéverplaatsingen, verplaatsingen tussen je woning en vaste plaats van tewerkstelling (je kantoor bijvoorbeeld) en beroepsverplaatsingen.
- Privéverplaatsingen: deze verplaatsingen zijn niet gerelateerd aan je werk als zelfstandige. Het gaat bijvoorbeeld om een ritje naar de supermarkt, naar je sportclub of naar vrienden. Voor deze verplaatsingen mag je geen kilometervergoeding aanrekenen.
- Verplaatsingen tussen de woning en vaste plaats van tewerkstelling: als je als zelfstandige een vaste werkplaats hebt, bijvoorbeeld een kantoor, mag je voor deze verplaatsing een kilometervergoeding aanrekenen.
- Zuivere beroepsverplaatsingen: deze verplaatsingen hebben rechtstreeks betrekking op je beroepsactiviteit als zelfstandige. Het gaat bijvoorbeeld om verplaatsingen naar klanten, leveranciers, vergaderingen of beurzen. Hier kan je geen gebruik maken van een kilometervergoeding en moet je aan de slag gaan met je werkelijke kosten.
Wat is een vaste plaats van tewerkstelling?
De fiscus beschouwt een locatie waar je gedurende ten minste 40 dagen per jaar (al dan niet opeenvolgend) werkt als een vaste plaats van tewerkstelling. Dat kan op kantoor zijn, op locatie bij een vaste klant, … Ben je minstens 40 dagen per jaar aan het werk op eenzelfde locatie? Dan is die locatie automatisch een vaste plaats van tewerkstelling.
Het is ook mogelijk om meerdere vaste plaatsen van tewerkstelling te hebben in een jaar.
De verplaatsingen tussen de woonplaats en de vaste plaats van tewerkstelling is dan geen zuivere beroepsverplaatsing meer, waardoor je enkel en alleen nog een forfaitaire kilometervergoeding mag aanrekenen van 0,15 euro per kilometer.
Je werkelijke beroepskosten mag je enkel en alleen rekenen voor zuivere beroepsverplaatsingen. Ontdek het in ons rekenvoorbeeld hieronder.
Een rekenvoorbeeld
Stel dat Danny aan het begin van het jaar 40.000 kilometer op de teller van zijn wagen heeft staan en op het einde van het jaar 50.000 kilometer. Vervolgens kan hij op basis van een rittenadministratie volgende onderverdeling maken:
- 5.000 kilometer privéverplaatsingen: hier is hij in de context van zijn eenmanszaak niets mee.
- 2.000 kilometer woning-vaste plaats van tewerkstelling: hier mag Danny 0,15 euro per kilometer voor inbrengen in zijn boekhouding. Hij mag hiervoor geen gebruik maken van de werkelijke kosten!
- 3.000 kilometer zuivere beroepsverplaatsingen: dat komt op jaarbasis neer op 30% van zijn gereden kilometers. Hij mag dus 30% van zijn werkelijke kosten inbrengen in de boekhouding van zijn eenmanszaak. Denk aan: de afschrijvingen op zijn wagen, brandstof, onderhoud, verzekering, verkeersbelasting, …
Hoe kan je een kilometervergoeding in Dexxter verwerken?
Die kan je ingeven als een “klassieke” uitgave. Het document waarin je het aantal kilometers bijhoudt, kan je ook meteen gebruiken als document om de uitgave in Dexxter te registreren.
Je kan dit document uploaden in Dexxter en er vervolgens alle nodige informatie aan koppelen. Zo mag je leverancier bijvoorbeeld een particulier zijn die je de naam “kilometervergoeding” geeft.
Bij de bedragen geef je vervolgens het totaalbedrag van de vergoeding in en je maakt een nieuwe kostencategorie aan onder de hoofdcategorie van je type voertuig.
Heb je bijvoorbeeld een personenwagen, dan kies je als hoofdcategorie “kosten personenwagen” en zet je vervolgens als naam voor de nieuwe kostencategorie: kilometervergoeding.
Het percentage beroepsmatig gebruik mag je op 100% zetten en (indien toepasselijk) zet je het percentage btw-aftrek op 0%. Vervolgens vervolledig je de stappen en kan je de uitgave inboeken.
Wat moet je bijhouden?
Idealiter vertrek je van de kilometerstand aan het begin van het kalenderjaar (of vanaf de startdatum van je zelfstandige activiteit).
Dan kan je de volgende redenering opbouwen: kilometerstand aan het begin van het jaar + aantal kilometers privéverplaatsingen + aantal kilometers woon-werkverkeer + aantal kilometers zuivere beroepsverplaatsing = kilometerstand aan het einde van het jaar.
Hoeveel bedraagt de kilometervergoeding?
Zoals reeds aangehaald in het voorbeeld hierboven, de vergoeding voor verplaatsingen tussen je woonplaats en vaste plaats van tewerkstelling mag je inbrengen voor 0,15 euro per kilometer.
Je mag hiervoor geen gebruik maken van de werkelijke kosten, maar enkel en alleen een kilometervergoeding inbrengen.
Het is bovendien belangrijk om maximaal 0,15 euro per kilometer te hanteren, dat is wat de fiscus maximaal toestaat.
En bij fiscale controle?
In de context van fiscale controle is het belangrijk om enerzijds de kilometervergoeding enkel en alleen toe te passen op verplaatsing tussen je woonplaats en de vaste plaats van tewerkstelling.
Anderzijds moet je als eenmanszaak steeds je boekhouding en de bijhorende bewijsstukken bijhouden. Dit houdt dus ook in dat je bewijsstukken van het aantal gereden kilometers moet kunnen voorleggen.
Dat kan bijvoorbeeld ook op basis van je agenda. Van daaruit kan je afspraken op verplaatsing terugvinden en het aantal gereden kilometers berekenen.
