Voorbeeld betalingsherinnering

Beste [naam klant],

Ik hoop dat alles goed met je gaat. Ik wilde je vriendelijk herinneren aan de openstaande factuur [factuurnummer] ter waarde van [bedrag], die op [vervaldatum] vervallen is.

Mogelijk is de betaling er al doorgekomen en kruist dit bericht je overschrijving — in dat geval mag je dit natuurlijk als niet verzonden beschouwen. Mocht de betaling nog niet gebeurd zijn, dan wil ik je vragen om dit zo snel mogelijk in orde te brengen.

Hier nog even de gegevens ter info:
Factuurnummer: [factuurnummer]
Bedrag: [bedrag]
Vervaldatum: [datum]
Rekeningnummer: [jouw rekeningnummer]
Omschrijving: [eventuele referentie]

Als er iets onduidelijk is of als er een probleem is met de betaling, laat gerust iets weten. Dan kijken we samen even.

Alvast bedankt voor je aandacht en medewerking!

Met vriendelijke groet,
[Je naam]
[Je bedrijfsnaam]
[Contactgegevens]

Hoi!

Als het om een eerste herinnering gaat, hou ik het altijd vriendelijk. Mensen vergeten soms gewoon te betalen. Dit is een voorbeeldje dat ik zelf gebruik:

Onderwerp: Vriendelijke herinnering – factuur [factuurnummer] nog open

Beste [Voornaam],

Ik zag in onze administratie dat factuur [factuurnummer] nog niet is betaald. Mogelijk even vergeten – dat kan natuurlijk gebeuren.

Hier nog even de details:
• Factuurdatum: [datum]
• Bedrag: [bedrag]
• Vervaldatum: [vervaldatum]

Zou je kunnen nakijken of de betaling al onderweg is? Als het inmiddels geregeld is: bedankt en beschouw dit dan als niet verzonden.

Groet,
[Je naam]

Tweede herinnering – iets dringenderAls er na de eerste herinnering niks komt, stuur ik na een week of zo een iets strengere, maar nog steeds beleefde reminder. Iets in deze stijl:

Onderwerp: Tweede herinnering – factuur [factuurnummer] nog openstaand

Beste [Voornaam],

Eerder deze week stuurde ik een herinnering over factuur [factuurnummer], maar ik zie dat die nog niet is voldaan.

Graag ontvang ik het bedrag van [bedrag] binnen 5 werkdagen, zodat we dit netjes kunnen afronden.

Als er iets is waardoor betaling nog niet lukt of als je vragen hebt, laat het gerust even weten.

Met vriendelijke groet,
[Je naam]

Laatste herinnering / aanmaning – duidelijk en zakelijk

Als het dan nóg stil blijft, stuur ik een laatste herinnering/aanmaning. Die is iets formeler en maakt duidelijk dat het nu echt serieus wordt:

Onderwerp: Laatste aanmaning – betaling factuur [factuurnummer] vereist

Geachte [Voornaam / Achternaam],

Ondanks eerdere herinneringen is betaling van factuur [factuurnummer] nog steeds uitgebleven.

Wij verzoeken je hierbij dringend om het openstaande bedrag van [bedrag] binnen 5 werkdagen te voldoen. Als betaling uitblijft, zullen wij verdere stappen overwegen, waaronder het inschakelen van een incassopartner.

Laat het ons even weten mocht er iets aan de hand zijn. We lossen het liever in goed overleg op.

Met vriendelijke groet,
[Je naam / bedrijfsnaam]