Peppol is een beveiligd internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische facturen kunnen uitwisselen.
Je kan het zien als een soort “postdienst”, maar dan voor e-facturen die automatisch en veilig van jouw boekhoudsoftware naar die van je klant gaan.
Peppol is géén software, géén platform en géén app die je moet installeren. Het is een afgesproken standaard die ervoor zorgt dat facturen overal hetzelfde formaat hebben en vlot kunnen doorstromen.
Peppol is dus kort samengevat de digitale snelweg voor je facturen als zelfstandige. Iedere zelfstandige moet verplicht vanaf 2026 gebruikmaken van Peppol.
Waarom bestaat Peppol?
Facturen versturen kan als zelfstandige behoorlijk omslachtig zijn. Je stuurt een factuur per e-mail, maar de klant opent die pas dagen later, of de mail belandt gewoon in de spam. Een pdf-factuur via e-mail moet iemand nog openen, controleren en overtypen in het boekhoudpakket.
Een Peppol-factuur wordt daarentegen automatisch ingelezen in je boekhouding. Dat bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.
Bedrijven en overheden willen tijd winnen, fouten vermijden en administratie automatiseren. Daarom wordt Peppol verplicht in 2026.
Hoe werkt Peppol?
Peppol kun je zien als een veilig digitaal postkantoor. Je verstuurt je factuur via Peppol en die komt rechtstreeks in het boekhoudsysteem van je klant terecht. Peppol werkt met drie eenvoudige stappen:
- Jij maakt een factuur in je boekhoudsoftware.
- Je software stuurt die factuur door via jouw Peppol Access Point (een soort digitale brievenbus).
- De factuur komt automatisch terecht in de software van je klant, klaar om verwerkt te worden.
Je hoeft dus zelf niets extra te doen behalve je factuur aanmaken. Het versturen gebeurt achter de schermen. Het gevolg? Je facturen worden sneller verwerkt en doorgaans ook sneller betaald.
Wat is het verschil tussen een e-factuur en een pdf-factuur?
Veel zelfstandigen denken dat een pdf via e-mail ook een e-factuur is. Toch is er een belangrijk verschil:
| Pdf-factuur | Peppol e-factuur |
|---|---|
| Verstuurd via mail | Verstuurd via beveiligd netwerk |
| Iemand moet de gegevens overtypen | Wordt automatisch verwerkt |
| Foutgevoeliger | Minder fouten |
| Kan verloren raken in inbox | Komt altijd veilig aan |
| Niet conform de Europese norm | 100% conform én verplicht |
Waarom verplicht de overheid Peppol?
Vanaf 2026 wordt Peppol verplicht voor zakelijke facturen. De overheid doet dit niet zomaar. Door het proces te digitaliseren, wordt facturatie goedkoper, efficiënter en minder foutgevoelig. Daarnaast zorgt Peppol voor meer transparantie: facturen kunnen beter opgevolgd worden en er is meer zekerheid dat leveranciers correct betaald worden. Het is ook een goed middel in de strijd tegen fraude met facturen.
Nog een belangrijk voordeel: Peppol is een Europese standaard. Daardoor kun je net zo eenvoudig facturen sturen naar klanten in Nederland of Duitsland als naar je buurman. Dat maakt internationaal zakendoen toegankelijker, ook voor kleine zelfstandigen.
Hoe begin je met Peppol?
Je hebt geen technische kennis nodig. Je moet enkel werken met software die Peppol ondersteunt, zoals veel moderne boekhoud- en facturatieprogramma’s.
Check dus zeker:
- of jouw facturatieprogramma Peppol ondersteunt
- of Peppol al is geactiveerd voor jouw btw-nummer
- of je facturen in het juiste formaat verstuurt
Er bestaan eenvoudige tools zoals Dexxter, ideaal voor starters die vooral snelheid en gebruiksgemak zoeken. Voor wie al een groter bedrijf heeft en ook aan klantenbeheer en projectbeheer wil doen, zijn er pakketten zoals Teamleader. Het komt erop neer dat je een tool kiest die goed bij jouw manier van werken past. Zorg er zeker voor dat je tegen 2026 klaar bent, anders riskeer je boetes.
Hoe weet ik of een klant op Peppol zit?
Vanaf 2026 moeten bedrijven facturen kunnen ontvangen via Peppol, dus de meeste ondernemingen zullen automatisch aangesloten worden. Veel boekhoudapps controleren dit automatisch wanneer je het btw-nummer van je klant invoert.
Daarnaast bestaat er het Peppol Address Book, waar je bedrijven kunt opzoeken. Maar: je hoeft dit zelf meestal niet te doen, veel boekhoudpakketten controleren dit zelf wanneer je een factuur maakt.
Is Peppol veilig?
Ja. Peppol is een gesloten, streng beveiligd netwerk met geverifieerde deelnemers. Alleen erkende softwareleveranciers en Access Points mogen er gebruik van maken. Dat maakt het veel veiliger dan facturen versturen via mail.
FAQ over Peppol
Wat is Peppol concreet?
Peppol is een beveiligd netwerk waarmee bedrijven e-facturen automatisch naar elkaar sturen, zonder e-mail of pdf.
Is Peppol verplicht?
Ja, Peppol is verplicht.
Moet ik zelf iets installeren om Peppol te gebruiken?
Nee. Je hebt enkel een boekhoud- of facturatieprogramma nodig dat Peppol ondersteunt.
Wat is het voordeel van Peppol?
Facturen worden automatisch verwerkt, wat tijd bespaart, fouten voorkomt en vaak zorgt voor snellere betalingen.
Is een pdf-factuur hetzelfde als een Peppol-factuur?
Nee. Een pdf is geen echte e-factuur en moet nog manueel verwerkt worden. Peppol is volledig automatisch.
