Je verstuurt een factuur, maar welk type heb je eigenlijk nodig? Een gewone verkoopfactuur, een voorschotfactuur, een factuur met BTW verlegd? De regels zijn strenger dan ze lijken, en een verkeerd document kan je duur komen te staan. Op deze pagina zet Dexxter alle soorten facturen op een rij: wat ze zijn, wanneer je ze gebruikt en hoe je ze foutloos aanmaakt
Een factuur doet vier concrete dingen voor jou:
Een factuur is een officieel document waarmee je als ondernemer een verkoop of dienst formeel bevestigt en betaling vraagt. Ze is het bewijs van een transactie, zowel voor jou als voor je klant.
Als eenmanszaak ben je bij diensten aan bedrijven verplicht om facturen op te stellen. Zonder factuur is er geen officieel bewijs van je omzet, geen basis voor je boekhouding en geen recht op aftrek van BTW. Bij particulieren is een factuur niet verplicht.
Niet elke factuur ziet er hetzelfde uit. Afhankelijk van wie je klant is, waar hij woont en wat je levert, gelden andere regels en andere types. Dat is precies wat we op deze pagina uitleggen.
Een correcte factuur is meer dan een document met een bedrag. De Belgische BTW-wetgeving legt een aantal verplichte vermeldingen op. Ontbreken die, dan is je factuur ongeldig.
Dit moet altijd op een factuur staan:
Geniet je van de BTW-vrijstelling voor kleine ondernemingen (artikel 56bis)? Dan hoef je geen BTW te vermelden. Je vermeldt dan "Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling. Btw niet van toepassing.." Dexxter past dit automatisch toe op basis van jouw BTW-statuut.
Bij B2B-transacties naar andere EU-landen of bij specifieke regelingen zoals medecontractant of BTW verlegd, komen er extra vermeldingen bij. Die lees je hieronder per factuurtype.
Maak je 3 facturen per week en kost elke factuur je 15 minuten (opmaken, controleren, versturen, opvolgen)? Dan ben je 39 uur per jaar kwijt aan facturatie. Met Dexxter breng je dat terug naar minder dan 10 uur. Dat zijn bijna 30 uur die je in je werk kan steken.
Een gewone factuur is een wettelijk document dat een betalingsverplichting in het leven roept. Een pro forma factuur is louter informatief, heeft geen fiscale of boekhoudkundige waarde en schept geen betalingsplicht. Je boekt een pro forma factuur niet in.
Naast de standaard verplichte vermeldingen: het BTW-nummer van de klant, het totaalbedrag zonder BTW, de vermelding “BTW verlegd” en de wettelijke grondslag. Dexxter zet er 0% BTW op en als btw-bedrag 0 euro.
Je maakt een voorschotfactuur aan voor het gevraagde percentage of bedrag, met expliciete vermelding dat het een voorschot is. Op de eindfactuur vermeld je het totaalbedrag en trek je het betaalde voorschot af.
Er is geen wettelijk maximum. In de praktijk wordt 20% tot 50% van het totaalbedrag gevraagd als voorschot. Wat je vraagt, spreek je vooraf af met de klant in je offerte of overeenkomst.
Zodra de vervaldatum verstreken is, mag je meteen een herinnering sturen. In de praktijk wachten de meeste eenmanszaken 7 tot 14 dagen na verstrijken. Voor B2C-klanten moet je eerste herinnering gratis zijn, bij B2B mag je meteen kosten aanrekenen als dat in je voorwaarden staat.
Ja. Als BTW-vrijgestelde ben je verplicht facturen op te stellen voor je B2B-klanten. Je vermeldt geen BTW, maar je factuur moet alle andere verplichte gegevens bevatten, inclusief de verwijzing naar artikel 56bis W.BTW.
Nee, je past een verstuurde factuur nooit zomaar aan. Je maakt een creditnota voor het foute bedrag en stelt daarna een nieuwe, correcte factuur op. Dexxter loodst je stap voor stap door dit proces.
Ook bij een foute klant, een fout in de klantnaam of een fout adres werk je altijd met een creditnota. Je verwijdert een factuur nooit.
ChatGPT kan helpen bij de tekst en de berekeningen, maar het is verstandig om je facturen uiteindelijk te verwerken in software als Dexxter. Zo voldoen je facturen automatisch aan de wettelijke eisen voor e-facturatie en klopt je administratie meteen voor de fiscus.
In België ben je verplicht facturen minstens 10 jaar te bewaren. Dexxter bewaart al je facturen automatisch in de cloud, volledig conform de wettelijke bewaarplicht.
Ja. Een voorschotfactuur heeft dezelfde wettelijke status als een gewone factuur en moet alle verplichte vermeldingen bevatten, inclusief BTW-tarief, datum en factuurnummer.
🇧🇪
Er zijn meer soorten facturen dan de meeste eenmanszaken beseffen. Hieronder vind je alle types die je als zelfstandige in België kunt tegenkomen, met uitleg over wanneer je ze gebruikt en wat je op elke factuur extra vermeldt.
De gewone verkoopfactuur is het meest gebruikte type. Je stuurt hem na de levering van goederen of het uitvoeren van een dienst. Je rekent het toepasselijke BTW-tarief aan (0%, 6%, 12% of 21%) en de klant betaalt binnen de afgesproken termijn.
Wanneer? Bij elke standaard B2B- of B2C-verkoop in België.
Een copywriter factureert een contentstrategie aan een Belgisch bedrijf. Ze vermeldt haar naam, adres, BTW-nummer, het BTW-nummer van de klant, een omschrijving ("Contentstrategie Q3 2026"), het nettobedrag (1.000 euro), 21% BTW (210 euro) en het totaal (1.210 euro). Betalingstermijn: 30 dagen.
Dexxter vult alle verplichte velden automatisch in op basis van je klantgegevens en BTW-statuut. Jij voegt de prestatie toe, Dexxter zorgt dat niets ontbreekt.
Bij een factuur met verlegging van BTW (ook: "BTW verleggen") reken je zelf geen BTW aan. De afnemer voldoet de BTW in zijn eigen aangifte. Je vermeldt de wettelijke vrijstellingsgrond op de factuur.
Wanneer? Bij intracommunautaire diensten en grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Maar ook bij bepaalde binnenlandse situaties zoals medecontractant (zie hieronder).
Wat vermeld je op een factuur met BTW verlegd? De exacte vermelding hangt af van de situatie. Voor intracommunautaire diensten aan EU-ondernemingen gebruik je: "BTW verlegd." Vergeet nooit het BTW-nummer van de klant te vermelden.
Wanneer mag je BTW verleggen? Beide partijen moeten BTW-plichtig zijn: jij als leverancier, en je klant als afnemer. Is je klant een particulier, dan mag je de BTW nooit verleggen.
Een Belgische webontwikkelaar levert een website aan een Nederlands bedrijf (NL-BTW-nummer aanwezig). De factuur toont het nettobedrag van 2.500 euro, geen BTW-bedrag en de vermelding: "BTW verlegd, intracommunautaire dienst, art. 21 §2 W.BTW." De Nederlandse klant geeft de BTW zelf aan in Nederland.
De Belgische regeling "BTW medecontractant" geldt voor werken in onroerende staat. De aannemer rekent geen BTW aan, de BTW-plichtige klant voldoet de BTW zelf. Je vermeldt "BTW verlegd" op de factuur.
Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten." moet dan op de factuur opstaan.
Wanneer? Bij bouw-, renovatie- en installatiewerken tussen BTW-plichtige ondernemingen.
Een aannemer plaatst een nieuwe badkamer bij een Belgische onderneming. De factuur vermeldt het nettobedrag (4.800 euro), geen BTW en de tekst: "BTW verlegd" De klant (zelf BTW-plichtig) voldoet het BTW-bedrag via zijn eigen aangifte.
Met een voorschotfactuur vraag je een deel van het bedrag op vóór de levering of het einde van de opdracht. Bij de eindafrekening verreken je het reeds betaalde voorschot. Ze heeft dezelfde wettelijke verplichtingen als een gewone factuur.
Wanneer? Bij grotere opdrachten of projecten waar je werkkapitaal of zekerheid wil.
Een fotograaf begint aan een reportage van 3.000 euro. Ze stuurt eerst een voorschotfactuur van 30%: 900 euro netto plus 189 euro BTW is 1.089 euro. Op de eindfactuur vermeldt ze het totaalbedrag en trekt ze het betaalde voorschot (900 euro excl. BTW) af. De klant betaalt enkel het saldo.
Een creditnota is de tegenhanger van een factuur. Je gebruikt ze om een eerder gefactureerd bedrag te corrigeren of terug te betalen, bijvoorbeeld bij een fout, een retour of een prijsvermindering. Ze verwijst altijd naar de originele factuur.
Wanneer? Bij fouten op een verstuurde factuur, gedeeltelijke terugbetalingen of annulaties.
Een blanco factuur is een leeg factuursjabloon dat je zelf invult. Het is handig om de structuur te begrijpen, maar in de praktijk loop je het risico dat verplichte vermeldingen ontbreken als je alles manueel invult.
Hoe ziet een correcte factuur eruit? Een correcte factuur bevat minstens: naam en adres van beide partijen, BTW-nummers, een volgnummer, datum, omschrijving van de prestatie, eenheidsprijzen, BTW-tarief en te betalen totaal. Zie de volledige checklist in sectie 2.
Wanneer? Als startpunt of voorbeeld. Een tool die alles automatisch invult is een stuk veiliger.
Een commissiefactuur gebruik je als tussenpersoon of agent die een commissie ontvangt voor het bemiddelen van een verkoop of dienst. In tegenstelling tot een gewone verkoopfactuur vermeld je niet de volledige verkoopprijs, maar enkel je commissievergoeding.
Je rekent BTW aan op je commissie (21%), tenzij je BTW-vrijgesteld bent of de BTW verlegd is. De hoofdtransactie zelf wordt apart gefactureerd door de opdrachtgever.
Wanneer? Als je als zelfstandige op commissiebasis werkt: als handelsvertegenwoordiger, recruiter, vastgoedmakelaar, affiliate partner of andere bemiddelaar.
Een freelance salesagent verkoopt een softwarepakket van 10.000 euro voor een softwarebedrijf en ontvangt 10% commissie. De commissiefactuur vermeldt niet de 10.000 euro, maar enkel de commissie: 1.000 euro plus 21% BTW (210 euro) is 1.210 euro te betalen. De klant betaalt de 10.000 euro rechtstreeks aan het softwarebedrijf.
Een nulfactuur heeft een totaalbedrag van 0 euro. Je gebruikt ze om een gratis levering, een staal of een volledige korting officieel te documenteren zonder dat er betaald moet worden.
Wanneer? Bij gratis leveringen van bijvoorbeeld een staal.
Een pro forma factuur, ook geschreven als "proforma factuur", toont de verwachte prijs en voorwaarden vóór de levering of betaling plaatsvindt. Ze heeft geen boekhoudkundige of fiscale waarde en is dus géén echte factuur.
Wat is het verschil tussen een pro forma factuur en een gewone factuur? Een gewone factuur is een wettelijk document dat een betalingsverplichting in het leven roept. Een pro forma factuur is louter informatief. Je klant heeft er geen wettelijke betalingsverplichting op en jij mag ze niet gebruiken als basis voor je BTW-aangifte. Een pro forma factuur is dus vergelijkbaar met een offerte.
Moet je een pro forma factuur inboeken? Nee. Omdat een pro forma factuur geen fiscale waarde heeft, boek je ze niet in en heeft ze geen impact op je BTW-aangifte of belastingen.
Is een proforma factuur bindend? Nee. Ze verbindt noch jou noch je klant wettelijk. Ze is puur informatief.
Wanneer? Voor prijsbevestigingen vóór opdracht, douaneformaliteiten bij export, of om een klant een overzicht te geven van wat hij kan verwachten.
Meer over de pro forma factuur op Dexxter
Een online factuur maak je in de cloud en verstuur je digitaal als pdf of via Peppol. Ze wordt automatisch opgevolgd, bewaard en gekoppeld aan je boekhouding.
Wanneer? Voor elke moderne onderneming die snel en papierloos wil factureren.
Bekijk de Dexxter factuur-app
Een buitenlandfactuur richt je aan een klant in een ander land. Afhankelijk van of het EU of niet-EU is, en of het B2B of B2C betreft, gelden andere BTW-regels, vaak met BTW verlegd of een volledige vrijstelling.
Wanneer? Bij export en grensoverschrijdende dienstverlening.
Een herinneringsfactuur (of betalingsherinnering) stuur je wanneer een factuur niet op tijd betaald is. Je verwijst naar de originele factuur en vermeldt in de mail de nalatigheidsintresten die je wettelijk mag aanrekenen.
Hoe lang zit er tussen een factuur en een herinnering? Er is geen wettelijke minimumtermijn voor een eerste herinnering. Zodra de vervaldatum verstreken is, mag je er meteen één sturen. In de praktijk wachten de meeste eenmanszaken 7 tot 14 dagen na de vervaldatum.
Is een eerste herinnering gratis? In België moet je bij B2C-klanten een kosteloze eerste herinnering sturen voordat je aanmaningskosten mag aanrekenen. Bij B2B mag je meteen herinneringskosten en nalatigheidsintresten aanrekenen als je dat in je algemene voorwaarden hebt opgenomen. Bij Dexxter staan deze standaard in de algemene voorwaarden.
Wanneer? Zodra de vervaldatum van een factuur is verstreken.
Factuur 2026/014 van 800 euro had een vervaldatum van 15 mei. Op 27 mei stuur je een herinnering: "Betalingsherinnering voor factuur 2026/014 dd. 02/05/2026, bedrag 800 euro, vervallen op 15/05/2026. Gelieve te betalen binnen 7 dagen. Bij verdere niet-betaling worden nalatigheidsintresten aangerekend conform de Wet Betalingsachterstand."
Een XML- of Peppol-factuur is een gestructureerde elektronische factuur die systemen automatisch verwerken. Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor B2B-transacties tussen Belgische BTW-plichtigen.
Wanneer? Verplicht voor B2B-transacties tussen Belgische ondernemingen sinds 2026.
Een factuur met QR-code laat je klant in één scan betalen via zijn bankapp. Het juiste bedrag en de gestructureerde mededeling zijn al ingevuld. Dat zorgt voor snellere en correctere betalingen. Dexxter genereert een QR-code om op verkoopfacturen te zetten voor de klanten en we genereren nu ook QR-codes op de aankoopfacturen die via Peppol in Dexxter binnen komen.
Hoe ziet een correcte factuur er concreet uit? Hieronder vind je vier uitgewerkte voorbeelden voor de meest voorkomende situaties als eenmanszaak.
FACTUUR 2026/023
Datum: 10 juni 2026
Vervaldatum: 10 juli 2026
Van:
Annelies Declercq, Communicatiebureau
Dorpstraat 14, 9000 Gent
BTW BE 0789.123.456
IBAN: BE68 0000 0000 0000
Aan:
Bouwbedrijf Janssen NV
Industrielaan 7, 2000 Antwerpen
BTW BE 0456.789.012
Omschrijving Eenheid Prijs Totaal
Redactie nieuwsbrief Q2 2026 1 stuk 1.500,00 1.500,00
Vertaling naar het Frans 1 stuk 350,00 350,00
Subtotaal excl. BTW 1.850,00
BTW 21% 388,50
TOTAAL TE BETALEN 2.238,50
Gestructureerde mededeling: +++123/4567/89012+++
VOORSCHOTFACTUUR 2026/007
Datum: 1 april 2026
Van:
Annelies Declercq, Communicatiebureau
Dorpstraat 14, 9000 Gent
BTW BE 0789.123.456
IBAN: BE68 0000 0000 0000
Aan:
Bouwbedrijf Janssen NV
Industrielaan 7, 2000 Antwerpen
BTW BE 0456.789.012
Opdracht: Merkidentiteit en huisstijl
Totale projectwaarde excl. BTW: 4.000,00
Omschrijving Totaal
Voorschot 30% op projectprijs 1.200,00
BTW 21% 252,00
TE BETALEN 1.452,00
---
EINDFACTUUR 2026/019
Datum: 30 mei 2026
Omschrijving Totaal
Totale projectwaarde excl. BTW 4.000,00
Min: voorschotfactuur 2026/007 -1.200,00
Saldo excl. BTW 2.800,00
BTW 21% op saldo 588,00
TE BETALEN 3.388,00
FACTUUR 2026/031
Datum: 10 juni 2026
Van:
Thomas Peeters, IT Consulting
Leuvenseweg 88, 3000 Leuven
BTW BE 0612.345.678
Aan:
Schultz GmbH
Berliner Str. 42, 10115 Berlin
BTW DE 123456789
Omschrijving Totaal
IT-consultancy mei 2026 (32u x 95) 3.040,00
BTW: BTW verlegd
Intracommunautaire dienst, art. 21 §2 W.BTW
TOTAAL TE BETALEN 3.040,00
BETALINGSHERINNERING
Datum: 20 juli 2026
Aan:
Bouwbedrijf Janssen NV
Industrielaan 7, 2000 Antwerpen
Betreft: Factuur 2026/023, openstaand saldo
Geachte,
Hierbij herinner ik u vriendelijk aan de betaling van factuur 2026/023
van 10 juni 2026, ten bedrage van 2.238,50 euro (incl. BTW).
De vervaldatum was 10 juli 2026. Tot op heden heb ik uw betaling
nog niet ontvangen.
Openstaand bedrag: 2.238,50 euro
Vervaldatum: 10 juli 2026
Gelieve dit bedrag te storten op BE68 0000 0000 0000
met mededeling +++123/4567/89012+++ binnen de 7 dagen.
Heeft u al betaald? Dan kan u deze herinnering als niet verzonden
beschouwen.
Met vriendelijke groeten,
Annelies Declercq
BTW BE 0789.123.456
Vul je klant in, voeg je prestatie toe en Dexxter genereert de factuur met alle verplichte vermeldingen op basis van jouw gegevens. Je kan ze meteen versturen als pdf of via Peppol.
.svg){kind=small}
