Van boekhouder veranderen: wanneer, hoe en wat je moet opvragen

Je denkt er al een tijdje aan. Je boekhouder antwoordt traag, de factuur valt elk jaar wat hoger uit, of je weet eerlijk gezegd nauwelijks hoe je eenmanszaak ervoor staat tot hij in het voorjaar terugkoppelt. Toch stel je het uit, want overstappen voelt als iets waar je maanden last van hebt.

Dat valt goed mee, zolang je weet wat je mag verwachten en in welke volgorde je het aanpakt. Hieronder lees je welke richtingen er zijn, hoe je je overstap voorbereidt, wat er in je opdrachtbrief staat, welke documenten je mag opvragen en wat je met je fiscale volmachten doet.

Eerst dit: je bent nergens toe verplicht

Als eenmanszaak ben je niet wettelijk verplicht om een boekhouder te hebben. Je moet wel een correcte boekhouding voeren en je aangiftes tijdig indienen, maar wie dat werk doet, kies je helemaal zelf.

Dat betekent ook niet dat je boekhouder overbodig is. Voor heel wat zelfstandigen werkt de tussenweg het best, met boekhoudsoftware waarin je boekhouder gewoon blijft meekijken.

Wat komt er in de plaats?

Stoppen bij je boekhouder betekent niet automatisch dat je een ander kantoor zoekt. Je hebt drie richtingen, en bij twee daarvan doe je het werk in boekhoudsoftware.

Zelf, met boekhoudsoftware

Voor veel eenmanszaken is dit perfect haalbaar, zeker als je activiteit overzichtelijk is. Je maakt je facturen, scant je bonnetjes, dient je btw-aangifte in en zet je belastingaangifte klaar, allemaal op hetzelfde platform. Je houdt de kosten laag en je ziet elke dag hoe je ervoor staat, in plaats van één keer per jaar.

Met boekhoudsoftware, en je boekhouder kijkt mee

Dit is waar de meeste mensen uitkomen. Jij doet de dagelijkse administratie, terwijl je boekhouder toegang houdt, alles controleert en advies geeft waar het telt. Jullie werken op hetzelfde platform, dus niemand zit nog te wachten op een mailtje met een bijlage.

Je betaalt dan enkel nog voor het werk waar je boekhouder echt het verschil maakt, en je houdt zelf het overzicht over wat er binnenkomt en wat er nog moet gebeuren.

Een ander kantoor

Je geeft alles opnieuw uit handen. Dat is de minste moeite, maar je houdt wel dezelfde twee nadelen als daarvoor: je betaalt het volle pond en je weet pas hoe je ervoor staat wanneer iemand anders terugkoppelt.

Welke richting je kiest, verandert niets aan wat je moet opvragen. Die lijst is in alle drie de gevallen dezelfde.

Wanneer stap je best over?

Je hoeft niet te wachten op 1 januari. Overstappen kan het hele jaar door, want je spreekt gewoon een overnamedatum af en alles van voor die datum blijft bij je vorige boekhouder.

Wat wel het verschil maakt, is voorbereiding. Vraag je documenten op voor je opzegt, kijk na welke mandaten er lopen en beslis vooraf hoe je verder wil, want dan is de overstap zelf een kwestie van dagen in plaats van maanden.

Hou daarbij rekening met de piekmomenten. Als kwartaalaangever vallen je btw-deadlines rond 25 januari, april, juli en oktober, en in het voorjaar en de zomer zit elk kantoor middenin de aangiftes personenbelasting. Plan je overnamedatum dus liefst net na zo’n deadline, dan is het lopende kwartaal netjes afgesloten. Controleer de exacte data altijd via de btw-kalender van de FOD Financiën.

Kijk eerst wat er in je opdrachtbrief staat

Tussen jou en je boekhouder hoort een schriftelijke opdrachtbrief te bestaan. Voor erkende beroepsbeoefenaars is dat verplicht, en daarin staan de wederzijdse verplichtingen, de afgesproken erelonen en de termijnen die gelden.

Twee dingen zijn belangrijk voor je overstap: de opzegtermijn en de vraag of er een opzegvergoeding in staat. Drie maanden is een courante opzegtermijn, al verschilt dat van kantoor tot kantoor, dus lees het na voor je een overnamedatum vastlegt.

Zeg altijd schriftelijk op, met een duidelijke einddatum erin, en vraag in diezelfde mail meteen je documenten op. Zo loopt alles via één spoor en heb je later geen discussie over wat je wanneer gevraagd hebt.

Je documenten zijn van jou, ook als er nog een factuur openstaat

Hier twijfelen mensen het vaakst over, en het antwoord is duidelijk: je boekhouder mag jouw stukken niet achterhouden omdat er nog een ereloon openstaat.

Het ITAA, de beroepsorganisatie van accountants en belastingadviseurs, noemt dat het retentieverbod. Een beroepsbeoefenaar moet alle boeken en bescheiden van zijn klant onverwijld ter beschikking stellen, los van de betaling van erelonen, en wie dat niet doet, begaat een tuchtinbreuk.

Let wel op het verschil tussen jouw stukken en zijn werk. Je facturen, rekeninguittreksels, dagboeken en rekeningen zijn van jou, terwijl de interne werkdocumenten waarmee hij tot dat resultaat kwam dat niet altijd zijn. In de praktijk worden die bij een overdracht tussen kantoren vaak toch meegegeven, uit collegialiteit.

Staat er nog een factuur open, betaal die dan gewoon. Die discussie staat los van je recht op je eigen documenten, en je wint er niets mee om ze aan elkaar te koppelen.

Vraag deze documenten op

Hoe vollediger je dossier, hoe minder je achteraf moet reconstrueren, of je nu zelf verder gaat of met een ander kantoor. Dit is de lijst die je in je opzegmail zet:

• Je aangiftes personenbelasting van de voorbije jaren, met de bijlage over je winsten of baten
• Je btw-aangiftes van dit jaar en vorig jaar, en de jaarlijkse klantenlisting als je btw-plichtig bent
• Je dagboeken: het aankoopboek, het verkoopboek, het financieel dagboek en het inventarisboek
• De afschrijvingstabel van je investeringen, met per investering de aanschafdatum, de aanschafwaarde, de afschrijvingstermijn en wat er al afgeschreven is
• Het overzicht van openstaande klanten- en leveranciersfacturen op de overnamedatum
• Je laatste voorraadinventaris, als je met voorraad werkt
• Je aankoop- en verkoopfacturen zelf, digitaal of op papier
• De aanslagbiljetten en de briefwisseling met de fiscus

Vraag alles ook digitaal op, in een formaat dat je kan openen zonder de software van je vorige kantoor. Een pdf of een Excel werkt altijd, een export uit een pakket dat jij niet hebt, is waardeloos.

Vergeet je fiscale volmachten niet

Je boekhouder heeft waarschijnlijk een mandaat om in jouw naam aangiftes in te dienen. Dat loopt via de toepassing Mandaten van de FOD Financiën, onder meer voor Tax-on-web, Intervat en MyMinfin.

Per mandaattype kan er maar één actieve mandataris tegelijk zijn, dus het oude mandaat moet stopgezet zijn voor je een nieuwe mandataris kan aanduiden. Neem dat mee in je afspraken over de einddatum, anders kan niemand je aangifte indienen net wanneer er een deadline aankomt.

Doe je je btw-aangifte vanaf nu zelf, dan heb je helemaal geen mandataris meer nodig. Je logt gewoon zelf in op Intervat met je eID of itsme.

Zo begin je in Dexxter

Heb je je documenten binnen, dan is de rest vooral invulwerk. In Overstappen naar Dexxter: hoe doe je dat? lopen we stap voor stap door je kosten, je inkomsten en je afschrijvingen.

Wat je precies moet overzetten, hangt af van je btw-statuut. Kies het artikel dat bij jouw situatie past:

• Btw-plichtig en overstappen naar Dexxter
• Btw-vrijgesteld (kleine onderneming) en overstappen naar Dexxter
• Niet-btw-plichtig (art. 44) en overstappen naar Dexxter
• Gemengd btw-plichtig (art. 44 en art. 56) en overstappen naar Dexxter

Een jaarabonnement kost 220 euro excl. btw als je niet btw-plichtig of btw-vrijgesteld bent, en 290 euro excl. btw als je wel btw-plichtig bent. Werk je liever per maand, dan is dat 23 euro of 30 euro excl. btw.

Tot slot

Van boekhouder veranderen is geen breuk, het is gewoon een dossier dat verhuist, en je hoeft er niet voor te wachten tot januari. Lees je opzegtermijn na, zeg schriftelijk op met een datum erin, vraag je documenten en je afschrijvingstabel op, en regel je mandaten voor de volgende deadline eraan komt.

Weet je nog niet of je alles zelf wil doen of liever de tussenweg neemt, dan hoef je daar vandaag niet over te beslissen. Probeer Dexxter 30 dagen gratis, zonder creditcard, en kijk hoe ver je zelf raakt. 27.000+ zelfstandigen gingen je voor.