Je hebt een factuur ontvangen. Van een leverancier, een softwaretool of een zakelijk diner. Die factuur moet in je boekhouding terechtkomen. Met Dexxter heb je daarbij de perfecte rechterhand. Op deze pagina lees je alles over het inboeken van facturen als eenmanszaak: wat het inhoudt, welke methodes er zijn, hoe het zit met Peppol sinds 2026 en hoe je er bijna nooit meer naar hoeft om te kijken.
Facturen inboeken betekent dat je een ontvangen factuur registreert in je boekhouding. Je legt vast wie de leverancier is, wat het bedrag is, hoeveel BTW erop staat en welke kostenrubriek van toepassing is. Zo weet je boekhouding altijd wat er binnenkomt en wat er uitgaat.
Voor een eenmanszaak gaat het concreet om dit soort documenten:
Een correct ingeboekte factuur is de basis van een correcte BTW-aangifte. Je trekt de BTW op inkoopfacturen af van de BTW op je verkoopfacturen. Klopt je inboeking niet, dan klopt je aangifte niet. Dexxter voorkomt dat.
Inboeken is niet hetzelfde als de factuur afhandelen.
Inboeken is de eerste stap: je registreert de factuur met leverancier, bedrag, BTW en kostenrubriek in je boekhouding. Betalen en het opvolgen van je openstaand saldo zijn latere, aparte stappen. Een factuur kan dus perfect ingeboekt staan terwijl ze nog niet betaald is.
Er zijn twee manieren om een inkoopfactuur te verwerken: zelf overtypen, of de factuur laten scannen en herkennen door software. De handmatige manier kost tijd en nodigt uit tot fouten. De automatische manier, waarbij je facturen scant of via Peppol ontvangt, kent Dexxter.
Met Dexxter maak je een foto van de bon, stuur je de factuur naar je persoonlijke Dexxter-e-mailadres of ontvang je ze automatisch via Peppol. Dexxter leest de gegevens uit, stelt een boeking voor en jij bevestigt.
Peppol is het Europese netwerk voor elektronische facturatie. Sinds 1 januari 2026 is het verplicht voor B2B-facturen tussen Belgische BTW-plichtige en BTW-vrijgestelde ondernemingen. Dexxter is Peppol-ready.
Er was sprake van een korte tolerantieperiode bij de start van de verplichting, maar die was aan strenge voorwaarden gekoppeld en geldt intussen niet meer. Stuur je een factuur naar een Belgische BTW-plichtige klant die niet via Peppol verloopt, dan riskeer je een boete van 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro vanaf de derde. Bovendien mag de BTW-administratie een factuur die verplicht via Peppol moest verstuurd worden, maar dat niet is, als niet-uitgereikt beschouwen.
Wat Peppol doet: facturen worden niet meer als pdf verstuurd, maar als gestructureerd xml-bestand uitgewisseld tussen twee softwaresystemen. De factuur van jouw leverancier komt rechtstreeks in Dexxter terecht, zonder scannen en zonder mai
Peppol-ontvangst via Dexxter Je registreert je in een paar klikken op het Peppol-netwerk via je Dexxter-instellingen. Daarna komen inkomende e-facturen van leveranciers automatisch binnen. Je ziet ze kant-en-klaar in je overzicht van inkoopfacturen.
Dexxter leest de factuur automatisch in, maar het blijft een betalingsverzoek. Controleer het bedrag, het BTW-tarief en de leveringsdatum, en betaal binnen de standaardtermijn van 30 dagen, tenzij een langere termijn is afgesproken (met een wettelijk maximum van 60 dagen). Klopt er iets niet? Een Peppol-factuur zelf aanpassen kan niet: de leverancier moet een creditnota sturen en daarna een nieuwe factuur.
Je ontvangt meer dan 5 inkoopfacturen per maand Dan ben je wekelijks bezig met handmatig verwerken. Automatisch inboeken bespaart je al snel een uur per maand, elk jaar opnieuw.
Je koopt regelmatig via dezelfde leveranciers Terugkerende softwareabonnementen, vaste leveranciers en wekelijkse aankopen: Dexxter herkent ze en boekt ze elke keer correct. Na de eerste boeking doet Dexxter de rest.
Je bijberoep groeit. Hoe meer klanten, hoe meer inkoopfacturen. Met automatisch inboeken groeit je administratie niet mee met je omzet. De boekhouding schaalt, zonder extra tijd. Ook handig als je nog moet starten als eenmanszaak en meteen op orde wil beginnen.
Je werkt samen met een boekhouder Een boekhouder die via Dexxter meekijkt, heeft altijd een up-to-date overzicht. Geen pakket facturen meer aan het einde van het kwartaal.
Je moet Peppol-compliant zijn Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor B2B-transacties. Dexxter regelt je Peppol-registratie in een paar klikken en verwerkt inkomende e-facturen daarna automatisch.
🇧🇪
Minder handmatig werk
Je boekt facturen veel sneller in dankzij automatische herkenning en kant-en-klare boekingsvoorstellen.
Één overzicht voor alles
Peppol-facturen, pdf's per e-mail, gescande bonnetjes: alles belandt in hetzelfde overzicht in Dexxter. Geen losse mappen, geen zoeken. Je ziet in één oogopslag wat er binnenkomt.
Correcte BTW-aangifte, zonder stress
Elke ingeboekte factuur telt mee in je BTW-aangifte. Dexxter berekent je BTW-schuld in real time. Als je kwartaalaangifte nadert, staat alles al klaar.
Digitaal archief, 10 jaar lang
Fiscale bewaarplicht? Dexxter bewaart al je documenten veilig en geordend. Je vindt elke factuur terug via datum, leverancier of bedrag.
Samenwerken met je boekhouder
Je boekhouder krijgt een aparte login en ziet je boekhouding live. Geen kwartaalpakket meer aan facturen. Gewoon continu meekijken en bijsturen waar nodig.
| Aspect | Handmatig inboeken | Dexxter |
|---|---|---|
| Factuur ontvangen | Downloaden of afdrukken | Automatisch via e-mail of Peppol |
| Bonnetjes verwerken | Schoenendoos of aparte app | Foto nemen in de Dexxter-app |
| Btw-aangifte | Manueel berekenen | Real-time berekend door Dexxter |
| Peppol-ontvangst en -verzending | Niet mogelijk | Inbegrepen |
| Digitaal archief | Zelf organiseren | Automatisch opgeslagen en doorzoekbaar |
| Foutrisico | Hoog (tikfouten, verkeerde codes) | Laag (automatische herkenning) |
| Tijd per factuur | 2 tot 5 minuten | 10 seconden (bevestigen) |
| Samenwerken met boekhouder | Pakket facturen per kwartaal | Live toegang, altijd up-to-date |
Je registreert de gegevens van de factuur in je boekhouding: leverancier, datum, bedrag, BTW en kostenrubriek, en je voegt de factuur zelf als bewijsstuk toe. Met Dexxter doe je dat door een foto te maken, de factuur door te sturen of ze automatisch via Peppol te laten binnenkomen.
Inboeken is het registreren van een nieuwe factuur in je boekhouding. Afboeken doe je zodra de factuur betaald is, door de betaling te koppelen aan de openstaande factuur. Een factuur kan dus wel ingeboekt en nog niet afgeboekt zijn.
Een inkoopfactuur ontvang je van een leverancier. Die boek je in als een kost. Een verkoopfactuur stuur je naar een klant. Die boek je in als omzet. Dexxter verwerkt beide.
Ja, als je BTW-plichtig bent. Je trekt de BTW op inkoopfacturen af van je BTW-aangifte, en daarvoor moet de factuur correct in je boekhouding staan. Ook als je BTW-vrijgesteld bent, heb je een correcte administratie nodig voor je belastingaangifte.
In België ben je verplicht om boekhoudkundige documenten 10 jaar te bewaren. Dat is een andere termijn dan de 3 jaar waarbinnen je BTW-aftrek kan recupereren, of de 10 jaar burgerlijke verjaring voor een openstaande handelsschuld. Dexxter bewaart al je facturen en bonnetjes digitaal en geordend, je hoeft niets zelf op te slaan.
Ja, sinds 1 januari 2026 is Peppol verplicht voor B2B-facturen tussen Belgische BTW-plichtige en BTW-vrijgestelde ondernemingen. Een eventuele tolerantie is intussen voorbij: bij een eerste overtreding riskeer je 1.500 euro boete, oplopend tot 5.000 euro bij herhaling. Dexxter is Peppol-ready, je registreert je in enkele klikken via je instellingen.
Dexxter leest de factuur automatisch in, maar ze wordt niet automatisch betaald. Controleer het bedrag en het BTW-tarief en betaal binnen de afgesproken termijn, standaard 30 dagen. Klopt er iets niet, dan moet de leverancier een creditnota sturen: een Peppol-factuur zelf aanpassen kan niet.
Ja, als aftrekbare beroepskost. Voor kosten gemaakt tussen 1 januari 2024 en 31 december 2027 geldt bovendien een verhoogde kostenaftrek van 120% voor software die e-facturatie ondersteunt. Raadpleeg je boekhouder voor de toepassing op jouw situatie.
Ja. Open de Dexxter-app, maak een foto van het bonnetje en bevestig. Dexxter herkent het bedrag en het BTW-tarief. Zakelijke bonnetjes zijn aftrekbaar als beroepskosten. Bewaar ze altijd in je boekhoud
Ja. Je boekhouder krijgt een aparte login en heeft toegang tot jouw boekhouding. Ze kunnen mee inboeken, controleren en bijsturen. Geen pakket facturen meer op het einde van het kwartaal.
🇧🇪
Ja. De Belgische fiscus aanvaardt digitale scans van bonnetjes als bewijs, op voorwaarde dat de scan een getrouwe weergave is van het origineel en alle echtheidskenmerken bewaard zijn. Met Dexxter voldoe je automatisch aan die vereisten.
.svg){kind=small}
