Un comptable numérique présente des différences importantes par rapport à un comptable traditionnel. Notre conseil à tous les entrepreneurs : engagez-vous à fond dans la numérisation ! Nous espérons qu’avec cet article de blog, nous pourrons vous convaincre des nombreux avantages de la numérisation (et de l’automatisation).
Le comptable traditionnel investira moins de son temps dans la numérisation et l’automatisation d’un système comptable. Il se concentre davantage sur le traitement des documents selon les méthodes de travail traditionnelles.
De son côté, le comptable numérique se concentrera fortement sur la numérisation et l’automatisation de la comptabilité et même plus, il essaiera de transmettre cet état d’esprit à l’entrepreneur.
4 conseils pour qu’un comptable numérique fasse la différence !
- Optez pour un programme de comptabilité à valeur ajoutée
Votre comptabilité doit avant tout être une poignée pour vous en tant qu’entrepreneur ! Un instrument avec lequel vous pouvez travailler et sur lequel vous pouvez vous appuyer pour prendre des décisions. Cela va bien plus loin que le simple fait d’« être en ordre sur le plan juridique ».
Cela est également possible si vous choisissez (en concertation avec votre comptable) un programme de comptabilité dans lequel vous pouvez, en tant qu’entrepreneur, voir les chiffres et les analyses. En d’autres termes : en tant qu’entrepreneur, vous devez au moins pouvoir vous connecter à tout moment à votre logiciel de comptabilité et consulter les chiffres clés tels que vos revenus et dépenses. Ce n’est qu’à ce moment-là que vous collaborez réellement avec votre comptable et que votre comptabilité devient un outil utile.
- Numérisez vos factures
Assurez-vous que tous vos documents sont sauvegardés sous forme numérique, de préférence dans le cloud (en ligne, donc).Cela signifie aussi qu’il faut regarder au-delà de ce que vous pouvez faire vous-même :
- questionnez vos fournisseurs pour qu’ils vous envoient leurs factures par la poste
- envoyez également les offres et les factures par courrier électronique.
Le fait de tout numériser présente donc de nombreux avantages. Mais surtout pour que vous puissiez retrouver plus tard le document que vous cherchiez par le biais d’une recherche.
Surtout si vous utilisez notre logiciel de comptabilité Dexxter, tout est bien stocké, avec de nombreuses informations supplémentaires immédiatement connectées à chaque document.
Conseil : avez-vous déjà conservé un ticket de restaurant en papier dans un dossier parmi toutes sortes d’autres documents pendant deux années ? Vous avez alors remarqué qu’il ne restait pas grand-chose de l’encre sur ce ticket de restaurant après deux années.
Un tel ticket de restaurant sans aucun texte… Une histoire difficile en cas de contrôle fiscal. Ce n’est évidemment pas le cas si vous optez pour une méthode de stockage numérique.
- Faites-en une habitude
Vous disposez de nombreuses méthodes pour numériser tous les documents, surtout si vous travaillez avec Dexxter. Vous pouvez utiliser notre boîte aux lettres numérique, prendre une photo avec votre smartphone via notre app smartphone ou simplement télécharger des documents qui se trouvent déjà sur votre état.
Dexxter a beaucoup de vidéos utiles prêtes à vous aider à démarrer en tant qu’entrepreneur dans notre application. Notamment une vidéo d’information sur la manière de saisir une dépense dans Dexxter. Pendant les premières minutes de cette vidéo, nous fournissons quelques informations supplémentaires sur les trois modes de livraison de Dexxter.
Notre conseil : prenez-en l’habitude ! Utilisez ces trois modes de livraison pour numériser instantanément n’importe quel document papier. Prenez 30 secondes pour prendre une photo de ce document papier, transmettez immédiatement cette facture d’achat que vous venez de recevoir par e-mail à votre programme de comptabilité….
- La numérisation n’est pas l’automatisation
La numérisation est une première étape nécessaire, dans laquelle un comptable numérique peut également vous aider. Mais cela ne s’arrête pas là. Après cela, vous pouvez penser à l’automatisation, qui est vraiment le niveau suivant. De fait, vous pouvez attendre la même chose d’un comptable numérique.
Après tout, la numérisation consiste à s’assurer que vos documents papier sont conservés sous forme numérique. Sachez également que si vous conservez quelque chose sous forme numérique, c’est heureusement suffisant pour les autorités fiscales. Découvrez-en plus à ce sujet dans notre article de blog sur la tenue de votre comptabilité.
L’automatisation vous permet d’attacher à vos documents numériques des actions qui se produisent simplement sans que vous ayez à agir. Cela peut paraître un peu vague. D’où cet exemple :
- Vous créez une offre dans un programme de comptabilité, de préférence Dexxter 😉 .
- Ensuite, vous décidez d’envoyer également cette offre à votre client potentiel
- La date d’envoi et le mail correspondant sont enregistrés automatiquement
- En 1 clic, vous convertissez l’offre en facture de vente
- Cette facture est automatiquement envoyée au client.
Entre-temps, Dexxter a fait automatiquement beaucoup de travail supplémentaire pour vous.
- Le chiffre d’affaires de votre facture de vente est repris dans tous les rapports, de sorte que l’aperçu de votre entreprise est à nouveau à jour.
- Ce même chiffre d’affaires est également repris automatiquement pour calculer immédiatement l’impact sur vos cotisations sociales et votre impôt des personnes physiques. Vous connaissez donc immédiatement l’impact fiscal de ce chiffre d’affaires supplémentaire.
Êtes-vous assujetti à la tVA ? En créant cette facture de vente, Dexxter dispose automatiquement de suffisamment d’informations pour remplir toutes les grilles supplémentaires de votre déclaration TVA. La déclaration de TVA est à nouveau complétée et est automatiquement prête à être soumise à l’administration de la TVA, mais ce qui est au moins aussi agréable, c’est que l’impact sur votre solde de TVA payé est également automatiquement mis à jour et visible pour vous en tant qu’entrepreneur.
Vous vous demandez s’il est facile de convertir une offre en facture de vente dans Dexxter ? Découvrez-le ci-dessous :
Vous cherchez un programme de comptabilité qui peut vous aider à numériser et à automatiser ?
Avec Dexxter, vous pouvez prendre le contrôle de votre entreprise individuelle et vous engager pleinement dans la numérisation et l’automatisation.
Vous aimeriez bénéficier de la puissante combinaison du logiciel de comptabilité Dexxter et d’un comptable qui est là pour vous ? C’est tout à fait possible grâce aux experts-comptables indépendants que nous proposons sur notre page de conseillers.
