Gestion des dépenses simplifiée

Les frais professionnels forfaitaires sont un montant ou un pourcentage fixe que le fisc déduit de ton revenu brut pour réduire ta base imposable. Le grand avantage est que tu ne dois conserver aucun justificatif (comme des factures ou des tickets), ce qui simplifie considérablement ta gestion administrative.

Si tu travailles depuis chez toi, tu peux introduire une partie professionnelle de ton loyer, de ton électricité, de ton gaz, de ton eau et de ton chauffage, sur base du pourcentage de ton logement que tu utilises pour ton activité. Dexxter te permet de définir ce pourcentage une seule fois, puis l’applique automatiquement à tous tes frais de logement, même lorsque la facture est au nom de ton ou ta partenaire. Tu récupères ainsi légitimement une partie de tes charges de logement fixes, sans devoir calculer toi-même des clés de répartition complexes.

Pour les achats au sein de l’UE (intracommunautaires) ou en dehors de l’UE, la règle “TVA reportée” s’applique généralement : le fournisseur étranger ne porte pas de TVA en compte, et c’est toi qui la déclares dans ta déclaration TVA. Dexxter reconnaît automatiquement le type de fournisseur sur base du numéro de TVA et enregistre la facture correctement, sans que tu doives calculer toi-même le report. Tu restes ainsi en règle avec l’administration belge de la TVA, y compris pour les achats sur Amazon, Google Ireland ou chez d’autres fournisseurs de l’UE. Seules les petites entreprises exonérées de TVA doivent encore introduire elles-mêmes une déclaration spéciale. Mais nous comptons bien nous attaquer aussi à ce point.

Pour les indépendants ayant une voiture à usage mixte, tu appliques le pourcentage de déduction réel sur tous les frais de voiture (carburant, entretien, assurance, taxe de circulation) pour les déplacements professionnels. Mais tu as aussi droit à l’indemnité kilométrique forfaitaire pour les déplacements domicile-lieu de travail fixe (40 déplacements par an). Dexxter te permet de définir, par voiture, le pourcentage professionnel et le taux de CO2, puis applique automatiquement la bonne déduction fiscale à chaque frais de voiture. Une voiture achetée initialement à titre privé peut elle aussi être introduite dans Dexxter pour son usage professionnel.

Les achats à partir de 250 euros qui ont une durée de vie de plus d’un an (ordinateur portable, mobilier, machine, voiture) sont des investissements et doivent être amortis sur plusieurs années plutôt qu’enregistrés en une fois comme frais. Dexxter calcule automatiquement le plan d’amortissement en fonction de la durée d’investissement choisie et de l’usage professionnel, de sorte que l’amortissement annuel apparaisse correctement dans ton compte de résultats et ta déclaration à l’impôt des personnes physiques. Tu ne dois retenir toi-même aucun tableau ni pourcentage.

C’est de loin la question la plus posée chez Dexxter. Chaque achat relève d’une catégorie de frais prédéfinie, comme “fournitures de bureau”, “frais de représentation”, “petit matériel” ou “frais de voiture”. Dexxter utilise une structure de frais belge complète, dans laquelle chaque catégorie est déjà liée au bon pourcentage de déduction et au bon traitement TVA, de sorte que tu ne dois pas chercher toi-même où ranger une dépense. Dans ton tableau de bord, tu vois par catégorie quel type de frais en relève, et en cas de doute, notre assistant IA Dex t’aide à faire le bon choix.

Bien sûr, vous trouverez des comptables qui travaillent avec Dexxter sur dexxter.be/adviseurs. N’hésitez pas à les contacter pour leur poser vos questions. Ce service est payant, directement auprès d’eux.

S’agit-il d’une dépense qui a (entièrement ou partiellement) pour objectif d’augmenter votre chiffre d’affaires ? Dans ce cas, elle peut être comptabilisée. Pour comprendre comment cela fonctionne exactement, veuillez consulter cette page. Cela peut sembler complexe, mais ce n’est pas le cas !

Oublier de déclarer des revenus est illégal. Oublier des dépenses n’est pas illégal. Cela présente cependant l’inconvénient d’augmenter votre bénéfice imposable (= chiffre d’affaires – dépenses) et donc de vous exposer à une augmentation (légère) des impôts à payer. S’il s’agit de petites dépenses et que cela ne se produit pas trop souvent, ce n’est pas très grave.

Pour pouvoir enregistrer une dépense dans votre comptabilité, vous devez toujours joindre un justificatif. Idéalement, il s’agit d’une facture sur laquelle figure clairement votre numéro d’entreprise, mais ce n’est pas une obligation légale. Il peut donc également s’agir d’une facture sans votre numéro d’entreprise, d’un ticket de caisse, d’une preuve de paiement, etc. Tant que le document contient suffisamment de détails sur ce que vous avez acheté et combien cela a coûté, cela ne pose pas de problème. Pour pouvoir récupérer la TVA, vous devrez toutefois disposer d’une facture valide sur laquelle figure votre numéro de TVA.

Oui ! Les factures d’achat et tickets antérieurs peuvent eux aussi être enregistrés. Lis-en plus ici.