Commençons un peu plus globalement que le livre de caisse, à savoir par les obligations comptables des entrepreneurs individuels. En tant que propriétaire d’une entreprise individuelle, vous devez tenir les éléments suivants :
- un journal financier : composé des extraits bancaires et d’un livre de caisse ;
- un journal des achats : toutes les factures et notes de crédit des fournisseurs ;
- un journal des ventes : toutes les factures de vente et les notes de crédit aux clients ;
- un livre d’inventaire : la valeur et les détails de votre stock, si vous devez tenir un stock bien sûr.
Le livre de caisse fait donc partie du journal financier. Il est temps de se pencher sur la question.
Le livre de caisse
Ce n’est rien d’autre qu’un carnet dans lequel vous devez enregistrer chronologiquement toutes vos transactions en espèces. Pensez aux paiements en espèces effectués par les clients, à l’argent retiré de votre compte bancaire professionnel et placé dans une caisse enregistreuse, aux paiements en espèces effectués aux fournisseurs,…
Vous êtes un(e) entrepreneur/entrepreneuse qui reçoit sporadiquement des paiements en espèces ou qui a déjà payé un achat en espèces ? Ne vous inquiétez pas, vous ne devez pas pour autant commencer à tenir un livre de caisse. En revanche, si les paiements en espèces constituent un élément structurel de votre activité, vous êtes légalement tenu(e) de tenir un livre de caisse.
Le livre de caisse n’a donc rien à voir avec la déclaration du chiffre d’affaires ou des coûts. Le chiffre d’affaires et les dépenses entrent dans votre comptabilité par le biais des factures de vente et d’achat, etc.
Le livre de caisse ne fournit qu’un relevé des transactions effectuées en espèces, rien de plus !
Comptabilité en partie simple
Tant que vous exercez votre activité dans le cadre d’une entreprise individuelle et que vous êtes donc autorisé(e) à tenir une comptabilité en partie simple, vous ne devez que tenir un livre de caisse, rien d’autre ! Il n’est donc pas nécessaire d’intégrer ce livre dans votre comptabilité au moyen d’un logiciel comptable.
C’est pourquoi on parle de comptabilité en partie simple et non en partie double. Dans la comptabilité en partie simple, il suffit de tout conserver, dans la mesure où cela s’applique à votre entreprise bien sûr, pensez au journal des achats, au journal des ventes, au journal financier et au livre d’inventaire. Mais il n’est pas nécessaire d’établir un lien entre ces différents registres.
Dans la comptabilité en partie double (obligatoire pour les sociétés), il faut tenir le livre de caisse, d’une part, et le relier aux achats et aux ventes, d’autre part. En termes plus généraux, il faut établir les connexions dans le logiciel de comptabilité entre les différents registres (achats, ventes, finances et inventaire).
Ainsi, dans la comptabilité en partie double, il faut également traiter le livre de caisse dans un logiciel comptable, afin de pouvoir le relier aux documents correspondants. L’ensemble des flux financiers est donc double, en plus du traitement de tous vos achats et de toutes vos ventes, d’où la « comptabilité en partie double ».
Dexxter et les entrepreneurs individuels
Dexxter se concentre à 100 % sur les entreprises individuelles avec une comptabilité en partie simple.
C’est pourquoi Dexxter n’offre pas la possibilité de traiter un livre de caisse. Cela compliquerait considérablement la comptabilité de votre entreprise individuelle, alors que la loi ne l’exige pas du tout !
Certes, Dexxter vous permet de savoir lesquelles de vos factures de vente et d’achat ont déjà été payées, mais cela ne repose pas sur un livre de caisse. Vous pouvez simplement indiquer manuellement si un paiement a été effectué ou non. C’est pratique, car vous avez ainsi toujours un aperçu et, d’autre part, vous pouvez immédiatement envoyer un rappel de paiement pour les factures de vente en souffrance.
Sur papier ou numérique ?
Vous pouvez tenir le livre de caisse aussi bien sur papier que sous forme numérique, mais attention !
Vous ne pouvez pas vous contenter de prendre une feuille A4 vierge et d’y consigner vos transactions en espèces, car cela ne suffit malheureusement pas pour les législateurs.
La seule version papier acceptée est un carnet vert officiel avec le mot « caisse » (ou « kas » en néerlandais) écrit sur le devant. Vous pouvez facilement trouver la version papier en ligne, mais il existe heureusement des alternatives digitales telles que Scrada.
Tenir votre livre de caisse dans Excel n’est pas suffisant d’un point de vue légal !
Conclusion
Dans la comptabilité en partie simple, il n’est pas nécessaire d’enregistrer le livre de caisse pour être en règle sur le plan comptable. Vous devez remplir et tenir à jour le livre de caisse, mais aucun enregistrement ne doit avoir lieu dans votre comptabilité.
