Qu’est-ce qu’une facture ? ?
Commençons par la question la plus importante : qu’est-ce qu’une facture ? Une facture est le service que vous, en tant qu’entrepreneur, envoyez à vos clients après avoir livré vos biens ou services. Elle indique à votre client le montant qu’il doit payer, la date à laquelle il doit le faire, le compte sur lequel il peut verser ce montant et les services ou produits que vous avez fournis.
Comme vous devez clairement mentionner le mot « facture » sur votre facture, il est important de savoir que vous écrivez bien facture avec un c et non faktuur avec un k. Tant que nous y sommes, précisons également qu’il s’agit de « la facture » et non de « la facture ».
Quels sont les types de factures ? 📃
Maintenant que vous savez ce qu’est une facture, vous allez découvrir quels types de factures existent et quand rédiger quelle version.
1️⃣ Factures d’achat
Un autre nom pour la facture d’achat est la facture d’achat. Cette facture décrit les biens ou services que vous avez achetés à votre fournisseur, la date à laquelle vous les avez achetés et leur montant. En bas, vous trouverez le montant total que vous devez payer et à quelle date.
2️⃣ Factures de vente
Lorsque vous livrez des biens ou des services à un client, vous établissez une facture de vente. Vous y indiquez ce que vous avez livré à qui, combien cela a coûté, quel est le prix total, quand le client doit payer et comment il peut le faire.
Votre facture doit contenir certaines informations obligatoires, telles que le numéro de facture et la date de facture. Découvrez comment préparer une facture correcte dans notre plan simple, étape par étape.
3️⃣ Facture proforma
Avec une facture proforma, vous donnez à votre client une estimation du prix final des biens ou des services que vous lui fournirez. Vous la remettez au client après l’approbation de l’offre, à titre de confirmation supplémentaire. Cette facture est parfois nécessaire pour la livraison des biens. Elle n’est pas encore une demande de paiements, comme une facture de vente, mais contient déjà les mêmes informations.
4️⃣ Facture périodique ou intermédiaire
Vous travaillez sur un projet de grande envergure ou à long terme ? Dans ce cas, vous pouvez demander à votre client de verser une partie du montant en attendant. De cette manière, vous ne devez pas avancer tous les coûts et vous pouvez (continuer à) payer les matériaux nécessaires ou d’autres frais.
5️⃣ Note de crédit
Une note de crédit est très similaire à une facture, mais fonctionne dans le sens inverse. Vous créez une note de crédit pour renoncer à un montant. Avez-vous accidentellement surfacturé votre dernière facture ? Ou avez-vous préparé deux fois une facture par erreur ? Inscrivez alors le montant que votre client ne doit plus payer sur la note de crédit, car vous n’avez pas le droit de modifier la facture finale après qu’elle a été envoyée au client.
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Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ? 🪪
Parce qu’une facture est un document officiel, la loi impose certaines mentions. Nous les énumérons pour vous :
- les coordonnées de votre entreprise : nom, adresse, coordonnées et numéro de TVA.
- votre numéro de compte bancaire
- les coordonnées du destinataire : nom, adresse, numéro de TVA le cas échéant
- le mot « facture
- la date de facture
- le numéro de la facture
- la description des biens ou services fournis
- la quantité des services fournis
- le prix unitaire et la réduction éventuelle
- le montant total avec et sans TVA
- le % de TVA que vous appliquez (6 %, 21 %, etc.)
- le lieu d’émission de la facture
- la date et le numéro de compte sur lequel le destinataire doit payer,
- toute indication que le client doit ajouter au paiement
- l’arrondissement judiciaire dont dépend votre affaire
Comment rédiger une facture ? ✍️
Alors, comment s’y prendre pour commencer efficacement ? Par où commencer ? Vous pouvez en fait créer une facture en 10 étapes. Le plus important est de mentionner toutes les informations obligatoires, d’établir la facture en deux exemplaires (pour vous et pour votre client) et de la rédiger en néerlandais.
Exemples de bonnes factures
Bien entendu, lorsque vous commencez à travailler sur votre facture, il est toujours plus facile de se baser sur quelques exemples de factures. Vous éviterez ainsi toute erreur sur votre facture et éviterez les pénalités et les litiges ou ambiguïtés.
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Comment gérez-vous les factures impayées ? 🤷
Pour éviter de vous retrouver avec des factures impayées, vous pouvez demander à votre client de payer à l’avance. Si vous étalez vos services sur un plus long délai, n’hésitez pas à demander des paiements intermédiaires, afin de ne pas devoir tout avancer de votre poche. Si tout est clairement convenu à l’avance, il y a moins de risques que quelque chose se produise par la suite, comme une facture qui reste impayée.
Envoyez des rappels de paiement.
Il peut arriver que votre client oublie ou perde de vue votre facture, mais vous ne voulez évidemment pas vous retrouver avec ces factures impayées. C’est pourquoi vous pouvez envoyer un rappel de paiement lorsque le délai de paiement est dépassé. Vous y mentionnez les informations importantes figurant sur votre facture et ajoutez un nouveau délai de paiement dans les 14 jours. N’oubliez pas d’essayer de joindre votre client par téléphone.
Si cela ne donne rien, envoyez un nouveau rappel de paiement et essayez à nouveau d’appeler. Cela ne fonctionne toujours pas ? Vous devez alors prendre d’autres mesures. Vous pouvez le faire sous la forme d’un rappel, puis faire appel à une société de recouvrement.
