À compter du 1ᵉʳ janvier 2026, Peppol deviendra obligatoire pour les factures B2B entre les entreprises belges assujetties à la TVA et celles exonérées de TVA. Ce système numérique entraînera des changements, mais vos droits en tant que débiteur resteront les mêmes. Que devez-vous savoir sur la contestation ou le refus de factures Peppol erronées ?
Vous avez reçu une facture erronée : que faire ?
Supposons que vous receviez une facture d’hébergement de 150 €, alors que votre contrat mentionne 120 €. Ou que vous receviez une facture pour du matériel photo annulé. Vos droits en tant que débiteur ne changent pas, mais l’approche numérique nécessite des mesures adaptées.
Vérifiez immédiatement la facture
Comparez chaque facture reçue avec votre bon de commande, bon de livraison ou contrat (le cas échéant). Vérifiez que le montant, la quantité, le taux de TVA et les conditions de paiement sont corrects. Conservez tous les documents justificatifs sous forme numérique ou physique.
La contestation par écrit reste obligatoire
Confirmez toujours votre contestation par écrit, même si votre logiciel envoie un message numérique. Un e-mail suffit généralement, un courrier recommandé n’est nécessaire qu’en cas d’aggravation.
Votre e-mail de contestation doit contenir les éléments suivants : le numéro et la date de la facture, le motif concret de la contestation (« montant erroné de 150 € au lieu de 120 € », « article non livré », etc.), le paiement partiel « sous réserve » éventuel et une demande de correction.
En contestant par écrit, vous disposez d’une preuve de refus motivé et effectué dans les délais.
Communication et corrections via Peppol
Ce n’est pas obligatoire, mais parfois recommandé : contactez le fournisseur par téléphone pour clarifier l’erreur. Il s’agit souvent d’erreurs administratives qui peuvent rapidement être résolues. Notez le nom de votre interlocuteur et demandez une confirmation de votre contestation.
Si la facture est réellement erronée, le fournisseur ne peut pas la modifier. Le système Peppol exige une correction par note de crédit qui annule la facture erronée, suivie d’une nouvelle facture correcte. Les deux documents doivent être envoyés via le même réseau.
Le timing est crucial
Toute facture est réputée acceptée sans contestation après un certain délai. Il n’existe pas de délai légal précis à cet égard, mais les contestations formulées dans un délai d’une à deux semaines sont considérées comme raisonnables. Il est donc conseillé de ne pas attendre trop longtemps.
En cas de réaction tardive, l’acceptation tacite est présumée et vous devrez ultérieurement prouver que la facture était injustifiée. En protestant rapidement, vous transférez la charge de la preuve au fournisseur.
Différence par rapport aux contestations de factures classiques
Le principe de contestation reste fondamentalement le même : par écrit et motivé. Cependant, l’environnement numérique comporte des aspects spécifiques pour refuser les factures Peppol :
Le traitement automatique signifie parfois que les factures sont enregistrées sans contrôle manuel. Assurez-vous de disposer d’un moyen de vérifier les factures dans votre logiciel de comptabilité, même si elles sont enregistrées automatiquement. Dans Dexxter, vos factures sont prêtes à être traitées, mais en tant qu’utilisateur, vous devez encore les confirmer (et les vérifier).
Le feedback électronique via Peppol peut modifier le statut des factures et renvoyer celles-ci aux fournisseurs. Cette « réponse à la facture » indique si les factures sont en cours de traitement, acceptées, contestées ou refusées. Certains logiciels ne prennent pas entièrement en charge cette fonctionnalité.
Les notes de crédit sont obligatoires pour toutes les corrections. Dans le cas des factures papier, une facture de remplacement suffisait parfois ; ce n’est plus possible aujourd’hui.
Mise en œuvre pratique pour les petits entrepreneurs
Cette situation n’est pas agréable et nous espérons que vous n’aurez jamais à y faire face. Toutefois, si vous devez contester des factures, il est préférable d’être prudent.
Documentation : conservez systématiquement tous les e-mails, contrats, preuves de livraison et correspondances. Cela vous aidera en cas de litiges et de procédures judiciaires. Le travail numérique présente bien sûr l’avantage de tout conserver de manière quasi automatique.
Demandez de l’aide : en cas de doute sur des factures complexes ou des aspects juridiques, consultez votre comptable ou votre juriste pour obtenir des lettres de contestation et des analyses correctes.
Créez un modèle standard pour les e-mails de contestation, qu’il vous suffira de compléter avec des informations spécifiques. Configurez des rappels hebdomadaires pour le contrôle des factures et créez des dossiers numériques par fournisseur pour accéder rapidement aux documents pertinents.
Conclusion
Le passage à Peppol modifie votre méthode de travail, mais pas vos droits fondamentaux. Les principes de base restent inchangés : réagissez rapidement, communiquez par écrit, motivez clairement et documentez tout. Avec le logiciel adéquat et une approche systématique, vous pouvez toujours traiter efficacement les factures erronées à l’ère numérique, sans complications juridiques.