Tenir la comptabilité d’une boutique en ligne : tout ce qu’il faut savoir

Tous ceux qui possèdent une boutique en ligne le savent : c’est un travail énorme, mais aussi très gratifiant ! Chaque vente sur votre boutique en ligne vous procure un petit élan de joie. Au fil de votre activité, vous apprenez beaucoup sur le commerce électronique et l’entrepreneuriat, mais il y a tout de même un aspect qui soulève de nombreuses questions : la comptabilité. Croyez-moi : ce n’est pas le cas de vous seul !

Pourtant, une comptabilité correcte est extrêmement importante si vous souhaitez développer votre boutique en ligne et être en règle avec le fisc. Dans cet article, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir sur la comptabilité en tant que propriétaire d’une boutique en ligne sous forme d’entreprise individuelle.

Pourquoi la comptabilité est-elle importante pour votre boutique en ligne ?

1️⃣ Une bonne maîtrise de vos chiffres aide votre boutique en ligne à se développer

La comptabilité n’est pas seulement une obligation ; elle présente également des avantages ! Une bonne gestion comptable vous permet de mieux comprendre votre chiffre d’affaires, vos frais et vos bénéfices. Ainsi, vous savez quels produits se vendent le mieux, quand vous devez ajuster votre stratégie et s’il est possible d’investir.

Mieux vous connaissez vos chiffres, plus vos décisions sont éclairées. Et c’est essentiel pour rentabiliser votre boutique en ligne.

2️⃣ L’administration fiscale l’exige

Si vous gérez une boutique en ligne en tant qu’entreprise individuelle, vous avez l’obligation légale de tenir une comptabilité. L’administration fiscale souhaite en effet pouvoir vérifier l’exactitude de vos déclarations.

Le fisc vous impose de conserver vos documents comptables pendant sept ans. Chaque trimestre, vous devez aussi remplir une déclaration de TVA si vous êtes assujetti à la TVA. N’oubliez pas non plus l’impôt sur le revenu annuel. De plus, il existe également des délais pour la déclaration IC et le calcul de vos stocks.

🤯 Cela fait donc beaucoup de déclarations différentes ! Et si vous ne les tenez pas correctement, vous risquez des amendes… 💸 Heureusement, nous vous expliquons ici tout cela étape par étape.

Avez-vous besoin d’un comptable ou pouvez-vous tenir votre propre comptabilité ?

Option 1 : Gérez vous-même la comptabilité de votre boutique en ligne

Votre boutique en ligne est une entreprise individuelle ? Dans ce cas, vous pouvez tout à fait vous occuper vous-même de la comptabilité ! Grâce à un logiciel de comptabilité convivial, c’est largement faisable. Vous réalisez des économies et gardez le contrôle de vos chiffres. Sachez toutefois que vous aurez besoin de quelques connaissances de base en comptabilité. Mais pas de panique : la communauté, le centre d’apprentissage et l’équipe d’assistance sont là pour vous aider.

Option 2 : Faites appel à un comptable

Votre boutique en ligne prend de l’ampleur ou devient plus complexe et vous optez pour une société ? Dans ce cas, il peut être judicieux de faire appel à un comptable. Dans le cadre d’une société, il est nécessaire de tenir une comptabilité en partie double, ce qui est bien plus complexe qu’une comptabilité en partie simple.

Un bon comptable connaît les règles applicables au commerce électronique et sait quels frais vous pouvez déclarer. Ainsi, vous réduisez le risque d’erreurs et pouvez vous concentrer sur vos ventes.

Option 3 : Tenez vous-même votre comptabilité avec l’aide d’un comptable

Vous ne devez pas tout faire vous-même ni tout externaliser. De nombreux indépendants optent pour une solution intermédiaire. Vous vous chargez par exemple vous-même de la gestion administrative, comme la saisie des factures et des achats, et vous confiez à un conseiller la vérification et le dépôt des déclarations. De cette manière, vous économisez du temps et de l’argent, tout en ayant la certitude que tout se déroule correctement.

Que doit obligatoirement contenir votre comptabilité ?

➡️ L’obligation de conservation pendant 7 ans

En tant qu’entrepreneur, vous êtes tenu de conserver vos documents comptables pendant sept ans. Il s’agit notamment des factures, des reçus… Le stockage numérique est tout à fait autorisé ; vous n’êtes donc plus obligé de tout conserver sur papier. Veillez donc à mettre en place une structure claire, par exemple par trimestre ou par catégorie.

➡️ Une facturation correcte et complète

Une confirmation de commande n’est pas une facture. Veillez donc à envoyer de véritables factures de vente comportant toutes les informations obligatoires, telles que le numéro de facture, votre numéro de TVA, le taux de TVA et le montant total.

Pour les clients particuliers, il peut être utile de tenir un registre des recettes journalières. Vous y notez alors le montant d’argent que vous avez encaissé chaque jour. Ainsi, vous n’avez pas besoin d’établir une facture pour chaque commande.

➡️ Notes de crédit en cas de retours

Lorsqu’un client retourne un article pour lequel il a reçu une facture, vous devez annuler ce paiement au moyen d’une « note de crédit ». Cela permet de garantir que votre chiffre d’affaires reste correctement enregistré et que vous ne versez pas un montant trop élevé lors de votre déclaration de TVA. Veillez également à ce que la numérotation de vos documents soit correcte.

Si ce revenu figurait dans vos recettes journalières, vous pouvez le compenser en enregistrant une ligne négative le jour du retour.

➡️ Enregistrez correctement vos dépenses professionnelles

Outre vos ventes, vous devez également bien enregistrer toutes vos dépenses professionnelles. Pensez notamment au matériel d’emballage, aux frais d’expédition, aux logiciels et au marketing. Veillez à disposer d’une facture pour chaque dépense et payez de préférence via votre compte professionnel. Ainsi, votre administration restera claire et professionnelle. Vous êtes assujetti à la TVA et souhaitez la récupérer ? Dans ce cas, votre numéro de TVA doit impérativement y figurer !

Choisir un logiciel de comptabilité pour sa boutique en ligne

Pourquoi tenir sa comptabilité soi-même ?

Les comptables coûtent cher ! Surtout si vous les payez juste pour faire votre administration : saisir les factures, traiter les reçus… Des tâches que vous pouvez en réalité toutes effectuer vous-même ! Mieux vaut payer un comptable pour ses conseils, cela en vaudra bien plus la peine.

Mais ce n’est pas tout : en gérant votre propre comptabilité, vous aurez une bien meilleure idée des performances réelles de votre entreprise. Vous aurez une vision plus claire de vos chiffres, ce qui vous aidera bien sûr énormément à développer votre activité.

Quel logiciel de comptabilité choisir pour ma boutique en ligne ?

Optez pour un logiciel capable d’évoluer au rythme de votre boutique en ligne. Voici les fonctionnalités essentielles :

• Envoi de factures via Peppol
• Aide et explications pour vos déclarations fiscales
• Création de notes de crédit
• Possibilité de connecter un compte bancaire

Dexxter offre toutes ces fonctionnalités et est donc vivement recommandé pour votre boutique en ligne.

Comment comptabiliser les recettes de sa boutique en ligne ?

Factures ou recettes journalières

Vendez-vous à des particuliers sans établir de facture ? Dans ce cas, vous pouvez utiliser des recettes journalières au lieu de créer une facture pour chaque commande. Vous enregistrez alors votre chiffre d’affaires total par jour. Vendez-vous également à des entreprises ou à des clients étrangers ? Dans ce cas, vous devez établir des factures. Vous pouvez donc combiner les factures et les recettes journalières.

Quand faut-il enregistrer les recettes journalières ?

Vous notez chaque jour le montant total de vos recettes dans un registre des recettes journalières. Vous pouvez le faire sur papier, mais il est beaucoup plus pratique de le tenir sous forme numérique. En principe, vous ne pouvez rien supprimer de votre registre des recettes journalières ; c’est pourquoi il n’est pas autorisé d’utiliser Excel.

Vous avez tout de même fait une erreur ? Dans ce cas, vous devez la corriger en la barrant, de manière à ce que la correction reste visible.

Les recettes journalières doivent être notées le jour même où vous les percevez. Sur votre boutique en ligne, vous pouvez donc facilement utiliser votre compte et noter chaque jour le montant perçu ce jour-là.

Vous pouvez utiliser plusieurs lignes. Il n’y a pas de règles strictes concernant la description. Vous pouvez par exemple utiliser « chiffre d’affaires journalier » ou « ventes boutique en ligne » comme description. Souvent, les entrepreneurs font la distinction entre les différents modes de paiement. Vous pouvez par exemple utiliser « virements » et « caisse ».

Vendez-vous un produit dont le prix unitaire est supérieur à 250 € ? Dans ce cas, ce produit doit figurer sur une ligne distincte avec une description claire.

Comment saisir les revenus liés aux frais d’expédition ?

Les frais d’expédition que vous facturez à vos clients font partie de votre chiffre d’affaires. Vous devez donc y appliquer la TVA, selon le même taux que celui du produit que vous expédiez.

Tenez-en compte lorsque vous déterminez vos frais d’expédition. Sur les offres des services d’expédition, les prix sont généralement indiqués hors TVA. Si, par exemple, vous payez 5 € pour l’expédition d’un colis, il faut ajouter 21 % de TVA.

Si vous facturez également 5 € à votre client, vous subissez en réalité une perte : vous devez en effet reverser 21 % (soit 0,87 €) de ce montant à l’administration de la TVA.

Comment comptabiliser les dépenses de sa boutique en ligne ?

Pourquoi est-il important de comptabiliser les dépenses ?

Chaque dépense professionnelle que vous comptabilisez correctement réduit votre bénéfice imposable. Cela signifie que vous payez moins d’impôt sur le revenu. Il est donc dans votre intérêt de bien enregistrer vos dépenses.

Quelles dépenses peut-on déclarer ?

Vous pouvez déclarer toutes les dépenses nécessaires au bon fonctionnement de votre boutique en ligne. En voici quelques exemples :

• Achat de produits
• Frais d’emballage et d’expédition
• Hébergement et logiciels
• Marketing et publicité
• Téléphone et Internet
• …

Veillez à ce que la dépense soit bien professionnelle et à disposer d’une facture correspondante.

👉 Vous voulez vous assurer de n’oublier rien ? Vous trouverez ici une liste des frais professionnels pour vous aider !

Qu’est-ce qu’une dépense professionnelle ?

Une dépense est considérée comme professionnelle si vous l’engagez dans le cadre de votre activité. Si vous achetez un bien que vous utilisez également à titre privé, comme un ordinateur portable, vous ne pouvez en déduire qu’une partie. Vous avez un doute ? Dans ce cas, consultez votre comptable ou rendez-vous sur le site web de l’administration fiscale.

Que se passe-t-il si mon numéro de TVA ne figure pas sur une facture ?

Si vous effectuez un achat auprès d’une autre entreprise et que vous souhaitez récupérer la TVA, votre numéro de TVA doit figurer sur la facture. Il manque ? Demandez alors une facture rectificative. Sans facture en bonne et due forme, vous ne pouvez pas récupérer la TVA. Vous n’êtes pas assujetti à la TVA ? Dans ce cas, peu importe que vous ayez reçu une facture officielle ou une preuve d’achat : vous pouvez intégrer cette dépense entièrement dans vos frais.

Numérisation et reconnaissance des factures à l’aide d’un logiciel

Le « logiciel de numérisation et de reconnaissance » est une fonctionnalité très pratique de Dexxter. Vous n’avez ainsi plus besoin de saisir manuellement vos reçus. Il vous suffit de les scanner et le logiciel s’occupe du reste. Cela accélère votre comptabilité et réduit le risque d’erreurs.

Déclarations fiscales pour les boutiques en ligne

En tant qu’indépendant exploitant une boutique en ligne, vous devez effectuer plusieurs déclarations chaque année.

Déclaration de TVA

Veillez à tenir votre comptabilité à jour chaque trimestre. Envoyez toutes vos factures, enregistrez toutes vos dépenses et vérifiez que la TVA a été correctement comptabilisée. Ensuite, vous déposez votre déclaration de TVA au plus tard le vingt-cinquième jour du mois suivant le trimestre. Vous indiquez le montant de vos ventes et le montant de la TVA que vous avez perçue. De ce montant, vous déduisez la TVA de vos dépenses professionnelles. Vous versez la différence au fisc.

Déclaration annuelle d’impôt sur le revenu

Vous devez également remplir chaque année votre déclaration d’impôt des personnes physiques, dans laquelle vous déclarez vos bénéfices en tant qu’indépendant. Que vous exerciez une activité indépendante à titre principal ou complémentaire, vous devez déclarer chaque année vos revenus dans votre déclaration d’impôt des personnes physiques. Vous recevrez une annexe distincte dans laquelle vous indiquerez votre chiffre d’affaires, vos frais et vos bénéfices. Avez-vous bien tenu votre comptabilité ? Dans ce cas, cette déclaration sera vite remplie.

Déclaration intracommunautaire (déclaration IC)

Vendez-vous des services ou des biens à des clients assujettis à la TVA dans d’autres pays de l’UE ? Dans ce cas, vous devez également effectuer une déclaration intracommunautaire. Vous y indiquez les entreprises auxquelles vous avez effectué des livraisons ainsi que les montants correspondants.

Le régime OSS pour les ventes internationales au sein de l’UE

Si vous réalisez chaque année plus de 10 000 € de ventes auprès de clients situés dans d’autres pays de l’UE, vous êtes concerné par le régime OSS. Vous pouvez alors regrouper toutes vos déclarations de TVA à l’étranger via un guichet unique. Cela vous permet de vous conformer plus facilement aux règles en matière de TVA en vigueur dans les autres pays.