Vous partez en voyage d’affaires pour votre entreprise individuelle ? Top ! 👏 Mais saviez-vous que vous pouvez comptabiliser certains de ces services dans votre comptabilité ? Dans cet article, nous vous expliquons pas à pas quels sont exactement les frais de voyage déductibles et comment procéder pour votre comptabilité.
Qu’est-ce que les frais de voyage d’affaires ? 🔎
aAvant de plonger dans les détails, il est bien de préciser ce que l’on entend exactement par frais de voyage d’affaires. Il s’agit de toutes les dépenses que vous engagez lors de vos déplacements professionnels pour le compte de votre entreprise :
- les frais de transport tels que les billets d’avion, les billets de train, les voitures de location et le ravitaillement en carburant
- Frais d’hôtel pour les nuitées
- les repas et la restauration
- Les transports locaux tels que les taxis, les transports publics ou Uber.
- Billets d’entrée à des événements, des foires ou des cours de formation.
Si vous engagez ces frais dans le cadre de votre/vos activité(s) indépendante(s), ils sont (partiellement) déductibles en tant que frais professionnels. Oui ! 🥳
Quand les frais de déplacement sont-ils des frais professionnels ? ✈️
D’accord, mais qu’est-ce qui fait qu’un voyage est « professionnel » ? Il s’agit parfois d’une zone d’ombre. En général, si le voyage a un objectif professionnel clair, il s’agit alors d’un voyage d’affaires. Pensez à :
- Rendre visite à un client ou à un fournisseur (potentiel).
- Dîner avec une relation d’affaires
- Assister à une foire commerciale, à une conférence ou à un cours de formation
- Visite d’une succursale ou d’un bureau de votre entreprise
- Négociations ou réunions avec des partenaires commerciaux
Attention ! 🏝️
Vous partez en voyage en ville ou en vacances ? Dans ce cas, les dépenses ne sont malheureusement pas déductibles, car elles n’ont pas de but professionnel.
Les pièces justificatives sont essentielles 📃
Si vous êtes un entrepreneur individuel, vous êtes obligatoirement tenu de prouver les dépenses réelles à l’aide de reçus ou de factures. Voulez-vous pouvoir réellement faire valoir ces frais de voyage en tant que dépenses ? Dans ce cas, il est également important que vous conserviez les pièces justificatives prouvant l’objet de l’activité ! En effet, l’administration fiscale peut vous questionner sur la justification du caractère professionnel de vos déplacements.
Quelques exemples de preuves :
- Les e-mails ou les agendas avec les rendez-vous.
- Cartes de visite de nouveaux contacts professionnels
- Photos du site ou de l’événement
- Dépliants, programmes ou matériel de cours
- Billets d’avion et factures d’hôtel
Plus vous pourrez présenter de preuves, mieux vous pourrez prouver l’intérêt commercial de votre voyage. Conservez donc tout avec soin !
Voyages mixtes : privés et professionnels ⚖️
De nombreux entrepreneurs aiment joindre l’utile à l’agréable. Associez par exemple votre voyage d’affaires à New York à une escapade de quelques jours en ville. Ou encore faire voyager votre partenaire avec vous pour passer du bon temps. C’est possible, mais il faut alors séparer strictement les dépenses privées des dépenses professionnelles.
Supposons que vous ayez réservé un vol de 500 euros et un hôtel de 1 000 euros. Vous y restez 5 nuits, dont 3 sont des dépenses professionnelles et 2 des dépenses privées. Vous pourriez alors comptabiliser 300 € (3/5 de 500 €) et 600 € (3/5 de 1 000 €) respectivement. Les 700 € restants sont des dépenses privées.
Notez que si le partenaire vous accompagne et qu’il y a des dépenses communes (pensez à une chambre d’hôtel). Dans ce cas, les 50 % d’utilisation privée doivent également être appliqués à ces dépenses communes.
Attention !
Les autorités fiscales sont très attentives à cet aspect ! Assurez-vous donc de pouvoir démontrer une clé de répartition claire.
Récupérer la tva déductible 💶
Lors de votre voyage d’affaires à l’étranger, vous payez souvent de la TVA sur des dépenses telles que le carburant, les péages ou les frais d’hôtel. Vous ne pouvez pas simplement récupérer cette TVA étrangère via votre déclaration de TVA belge.
Heureusement, il existe une solution : le « système de remboursement de la TVA ». Ce système vous permet de récupérer la TVA étrangère dans le pays où vous l’avez payée ! La condition est que vous conserviez bien les factures et les preuves originales. Cliquez ici pour plus d’informations.
