Vous vous promenez dans un marché local et tombez sur un joli stand rempli de vieilles bandes dessinées. Il s’agit d’un indépendant qui achète et vend depuis des années de vieilles BD sur les marchés locaux.
Vous achetez quelques vieilles bandes dessinées de Bob et Bobette. Vous payez et poursuivez votre chemin, mais un peu plus tard, vous vous rendez soudain compte que vous n’avez reçu ni facture, ni ticket de caisse, ni quoi que ce soit d’autre concernant votre achat. Ce marchand vous a-t-il donc vendu quelque chose au noir ?
Pas du tout, ce marchand utilise un journal des recettes journalières.
Qu’est-ce qu’un journal des recettes ? 📓
Le journal des recettes, parfois appelé « registre des recettes » ou « livre des recettes », est un document dans lequel vous pouvez, en tant qu’indépendant, consigner vos recettes.
En tant qu’indépendant, vous établissez généralement une facture de vente. Cette facture de vente a deux raisons d’être :
- La facture de vente établie est enregistrée dans votre comptabilité. Le montant de cette facture correspond au chiffre d’affaires dans votre comptabilité. Il s’agit donc d’une information importante pour vos comptes.
- Vous remettez la facture de vente au client. Ce dernier dispose ainsi d’un document indiquant ce qu’il a acheté chez vous, le montant qu’il a payé, votre numéro de compte bancaire (s’il doit encore payer), les conditions générales…
Imaginez maintenant une situation dans laquelle l’acheteur n’a pas besoin de ce deuxième élément. Prenons par exemple le cas des bandes dessinées évoqué précédemment :
- Le client a acheté un petit article. Il ne se soucie pas de ne pas avoir reçu de facture indiquant la description de l’article acheté et le montant payé.
- De plus, le client a payé immédiatement (en espèces, par Bancontact… peu importe) et n’a donc pas besoin de connaître votre numéro de compte bancaire ou les conditions générales applicables a posteriori.
Vous vous trouvez alors exactement dans le cas des recettes journalières ! De telles situations se produisent dans de nombreux secteurs : pensez aux boulangers, coiffeurs, bouchers, psychologues, magasins (physiques)…
Si l’acheteur est un particulier qui ne demande pas spécifiquement de facture de vente, vous n’êtes pas tenu, en tant qu’indépendant, d’établir une facture de vente pour ce client. Vous pouvez alors utiliser une inscription dans le journal des recettes journalières.
Vous pouvez utiliser le journal des recettes journalières quel que soit le mode de paiement utilisé par le client particulier (carte bancaire, espèces, chèques-repas, Payconiq).
Attention !
Le journal des recettes n’est pas un livre de caisse ! Souhaitez-vous obtenir plus d’informations sur le livre de caisse ?
Quel est l’avantage d’un journal des recettes journalières ? ✅
Revenons au marchand ambulant qui vend des BD. Ce jour-là, il en a vendu pas moins de 100.
Cela signifierait qu’il aurait dû établir 100 factures de vente ce jour-là. Et en réalité, immédiatement après chaque vente, car ses clients souhaitent poursuivre rapidement leur chemin. Cela représente une charge administrative considérable pour le marchand ambulant.
Heureusement, il peut également opter pour le système des recettes journalières. À la fin de la journée, il note simplement dans son journal des recettes qu’il a vendu 100 bandes dessinées et pour quel montant. Une simple ligne dans son journal des recettes lui suffit pour remplir ses obligations administratives !
Il s’agit là d’un gain de temps considérable par rapport à la création de 100 factures de vente.
Comment les recettes journalières sont-elles comptabilisées ? 🧾
De la même manière que les factures de vente. D’un point de vue comptable, il n’y a aucune différence entre le chiffre d’affaires provenant des factures de vente et celui provenant d’un journal des recettes journalières.
Soit le marchand ambulant a effectivement établi 100 factures de vente, sur lesquelles il a vendu chaque BD à 2 euros. Il obtient ainsi un chiffre d’affaires de 200 euros dans sa comptabilité.
Soit il a noté sur une seule ligne de son journal des recettes : 100 bandes dessinées vendues ; 2 euros pièce ; 200 euros de chiffre d’affaires. Cela revient exactement au même que ci-dessus : 200 euros de chiffre d’affaires dans sa comptabilité.
On peut donc affirmer sans crainte qu’un journal des recettes facilite la comptabilité. Il n’est pas nécessaire de saisir séparément chaque facture de vente dans la comptabilité, mais il suffit de reporter le montant total du journal des recettes journalières.
À cela s’ajoute l’énorme gain de temps pour le marchand ambulant, puisqu’il n’a pas à établir 100 factures de vente.
Comment remplir le journal des recettes journalières ? 🔎
Recettes journalières sur papier
⚠️ Attention, seule la version légalement acceptée est valable ! Celle-ci comporte de nombreuses règles, afin d’empêcher toute fraude.
- Il faut remplir le journal quotidiennement, même s’il n’y a pas de recettes ce jour-là.
- Répartissez les inscriptions en fonction du taux de TVA.
- Un article coûte plus de 250 € ? Inscrivez-le sur une ligne distincte.
- Écrivez avec un stylo indélébile (pas au crayon 😉).
- Une erreur ? Il est interdit d’effacer quoi que ce soit !
- Apportez les corrections séparément, sans modifier ni supprimer l’inscription d’origine.
- Chaque jour, il faut noter le montant total.
- Veillez à ce que les pages soient numérotées.
- Numérotez également toutes les lignes.
- Indiquez votre numéro de TVA sur chaque page.
- Faites également le total mensuel et clôturez chaque mois.
Recettes journalières numériques
Heureusement, la législation s’adapte et vous pouvez désormais tenir votre journal des recettes de manière numérique. C’est bien plus efficace que sur papier !
Les autorités ont établi des règles très strictes concernant la tenue numérique des recettes journalières ; vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans la circulaire 2020/C/20. Il ne doit par exemple pas être possible de modifier ou de supprimer des données sans que cela ne laisse de trace numérique.
⚠️Attention : Excel ne suffit donc pas pour tenir à jour les recettes journalières et peut même vous valoir des amendes de 50 à 4 000 euros !
Pour respecter toutes les conditions, il faut utiliser un logiciel spécialisé tel que Dexxter. Ce logiciel tient compte de toutes les règles, ce qui vous évite tout risque.
Soit une facture de vente, soit une recette journalière. Jamais les deux !
Vous pouvez utiliser à la fois des factures et des recettes journalières, par exemple si vous vendez des BD à des particuliers et à des entreprises. Ces dernières souhaiteront en effet recevoir une facture.
Mais… que vaut-il mieux éviter ? D’établir une facture de vente et de saisir une recette journalière pour une même vente. C’est une erreur courante. Il faut donc choisir l’un ou l’autre. Si vous combinez les deux, vous allez déclarer deux fois le chiffre d’affaires dans votre comptabilité, ce que nous ne pouvons certainement pas vous recommander !
Un chiffre d’affaires en double signifie bien sûr (à tort) un bénéfice plus élevé dans votre comptabilité, ce qui vous obligera à payer (à tort) plus d’impôts.
Conseil d’un comptable
N’oubliez jamais de corriger les recettes journalières si un client demande une facture après coup.
Les recettes journalières ont déjà été saisies, mais le client demande tout de même une facture a posteriori
Vous ne voulez absolument pas saisir à la fois les recettes journalières et une facture, car vous déclareriez alors un chiffre d’affaires supérieur à celui que vous avez réellement réalisé. Par ailleurs, vous savez déjà qu’il est interdit d’effacer des lignes dans le journal des recettes journalières, mais que faire alors ?
Ne vous inquiétez pas, il est tout à fait possible d’apporter une correction après coup. Vous devez bien sûr respecter les règles légales en la matière. L’original devra donc rester lisible, et vous devrez indiquer un motif pour cette correction. Dans ce cas, le motif peut être : « Le client a demandé une facture a posteriori ».
✅ Avec un logiciel de comptabilité tel que Dexxter, cette opération est effectuée automatiquement et correctement pour vous.
Quel jour dois-je enregistrer mes recettes journalières ?
La loi stipule qu’il faut remplir le journal des recettes tous les jours.
Mais quand faut-il comptabiliser les recettes ? Au moment de la vente ? Au moment du paiement ? Ou lorsque l’argent est crédité sur votre compte ?
➡️ La réponse : vous les comptabilisez le jour où vous recevez le paiement. Ainsi, en cas de paiement en espèces, c’est le jour même ; en cas de virement bancaire, c’est le jour où l’argent est crédité sur votre compte.
Saisir les recettes journalières dans Dexxter 💪
Il est très simple de tenir vous-même le journal des recettes journalières dans Dexxter. Notre logiciel de comptabilité traite toutes les données de manière correcte et conforme à la loi, vous n’avez donc aucun souci à vous faire. Dans le centre d’apprentissage de l’application, vous trouverez des informations détaillées sur la manière exacte de saisir vos recettes journalières dans Dexxter.
