Attention, en tant qu’entreprise individuelle, l’indemnité kilométrique pour les déplacements en voiture n’est pas aussi simple qu’on le lit parfois !
Vous entendez souvent parler d’employés qui effectuent des déplacements pour leur employeur avec leur propre voiture. Ou encore d’indépendants qui ont une société et qui se déplacent ensuite avec leur voiture personnelle pour leur activité indépendante.
Pour les entrepreneurs individuels, la situation est tout à fait différente !
L’indemnité kilométrique pour tous les déplacements ?
En tant qu’indépendant(e) individuel(le), vous devez prendre en compte trois types de déplacements pour l’indemnité kilométrique, à savoir : les déplacements privés, les déplacements entre le domicile et le lieu de travail fixe (le bureau, par exemple) et les déplacements professionnels.
- Déplacements privés : ces déplacements ne sont pas liés à votre travail en tant qu’indépendant(e). Il peut s’agir, par exemple, d’un déplacement au supermarché, au club de sport ou pour rendre visite à des amis. Vous ne pouvez pas appliquer d’indemnités kilométriques pour ces déplacements.
- Déplacements entre le domicile et le lieu de travail fixe : si vous êtes indépendant(e) et que vous avez un lieu de travail fixe, par exemple un bureau, vous pouvez facturer une indemnité kilométrique pour ces déplacements.
- Déplacements purement professionnels : ces déplacements sont directement liés à votre activité professionnelle en tant qu’indépendant(e). Il s’agit, par exemple, de déplacements vers des clients, des fournisseurs, des réunions ou des foires commerciales. Dans ce cas, vous ne pouvez pas utiliser d’indemnité kilométrique et vous devez vous baser sur les dépenses réelles.
Qu’est-ce qu’un lieu de travail fixe ?
L’administration fiscale considère comme lieu de travail fixe un endroit où vous travaillez au moins 40 jours par an (consécutifs ou non). Il peut s’agir d’un bureau, d’un lieu de travail chez un client habituel, etc. Vous travaillez au même endroit pendant au moins 40 jours par an ? Dans ce cas, ce lieu est automatiquement un lieu de travail fixe.
Il est également possible d’avoir plusieurs lieux de travail fixes au cours d’une année.
Les déplacements entre le domicile et le lieu de travail fixe ne sont alors plus des déplacements purement professionnels, ce qui signifie que vous pouvez uniquement facturer une indemnité kilométrique forfaitaire de € 0,15 par kilomètre.
Les frais professionnels réels ne peuvent être facturés que pour les déplacements purement professionnels. Découvrez-le dans notre exemple de calcul ci-dessous.
Un exemple de calcul
Supposons que la voiture de Danny affiche 40.000 kilomètres au compteur au début de l’année et 50.000 kilomètres à la fin de l’année. Il peut alors effectuer la répartition suivante sur la base de son registre de trajets :
- 5.000 kilomètres de déplacements privés : dans le cadre de son entreprise individuelle, ces kilomètres ne comptent pas.
- 2.000 kilomètres domicile-lieu de travail fixe : Danny peut inscrire 0,15 euros par kilomètre dans sa comptabilité. Il ne peut pas utiliser les frais réels ici !
- 3.000 kilomètres de déplacements purement professionnels : sur une base annuelle, cela représente 30 % de son kilométrage. Il peut donc inscrire 30 % de ses frais réels dans la comptabilité de son entreprise individuelle. Pensez à : l’amortissement de sa voiture, le carburant, l’entretien, l’assurance, la taxe de circulation,…
Comment traiter une indemnité kilométrique dans Dexxter ?
Vous pouvez l’introduire comme une dépense « classique ». Vous pouvez aussi utiliser immédiatement le document dans lequel vous notez le nombre de kilomètres comme pièce pour enregistrer la dépense dans Dexxter.
Vous pouvez télécharger ce document dans Dexxter et y joindre toutes les informations nécessaires. Par exemple, votre fournisseur peut être une personne privée que vous nommez « indemnité kilométrique ».
Sous les montants, vous indiquez alors le montant total de l’indemnité et vous créez une nouvelle catégorie de coûts sous la catégorie principale de votre type de véhicule.
Par exemple, si vous avez une voiture particulière, vous sélectionnez « frais voiture particulière » comme catégorie principale et vous nommez la nouvelle catégorie de frais « indemnité kilométrique ».
Vous pouvez fixer le pourcentage d’utilisation professionnelle à 100 % et (si nécessaire) fixer le pourcentage de déduction de la TVA à 0 %. Complétez ensuite les étapes et vous pouvez introduire les frais.
Que devez-vous suivre ?
Idéalement, vous partez du kilométrage au début de l’année civile (ou de la date de début de votre activité indépendante).
Vous pouvez ensuite faire le raisonnement suivant : kilométrage au début de l’année + kilométrage privé + kilométrage domicile-travail + kilométrage purement professionnel = kilométrage à la fin de l’année.
Quel est le montant de l’indemnité kilométrique ?
Comme indiqué dans l’exemple ci-dessus, l’indemnité kilométrique pour les déplacements entre le domicile et le lieu de travail fixe peut être fixée à € 0,15 par kilomètre.
Vous ne pouvez pas utiliser les frais réels mais seulement introduire une indemnité kilométrique.
De plus, il est important d’utiliser un maximum de € 0,15 par kilomètre, qui est le maximum autorisé par l’administration fiscale.
Et en cas de contrôle fiscal ?
Dans le cadre du contrôle fiscal, il est important, d’une part, de n’appliquer l’indemnité kilométrique qu’aux déplacements entre le domicile et le lieu de travail fixe.
D’autre part, en tant qu’entreprise individuelle, vous devez toujours conserver votre comptabilité et les pièces justificatives. Cela signifie donc aussi que vous devez être en mesure de présenter des pièces justificatives du nombre de kilomètres parcourus.
Cela peut également se faire sur la base de votre agenda, par exemple. À partir de là, vous pouvez trouver des rendez-vous sur place et calculer le nombre de kilomètres parcourus.
