Vous l’avez peut-être déjà entendue : « Faut-il envoyer la facture parce qu’elle est professionnelle ? » ou « Puis-je avoir le ticket de caisse du restaurant pour ma comptabilité ? ». Il semble parfois que, pour un indépendant, il n’y ait que des frais déductibles pour la tenue de sa comptabilité. Il se peut donc qu’en tant qu’indépendant débutant, vous ayez déjà des doutes quant à la possibilité de faire figurer quelque chose dans votre comptabilité.
Quels sont les frais déductibles pour la tenue de votre comptabilité ?
Grosso modo, une dépense professionnelle est une dépense utile à votre activité d’indépendant. L’administration fiscale donne une définition un peu plus formelle : « Un frais professionnel déductible sert à maintenir ou à augmenter votre chiffre d’affaires ».
Bien entendu, cela laisse et laissera toujours une grande place à l’interprétation. Après tout, c’est à vous de démontrer (en cas de contrôle fiscal) pourquoi telle ou telle dépense a été utile à votre activité d’indépendant. Pour certaines dépenses, cela est évident, pour d’autres, vous devrez peut-être fournir quelques explications.
Si vous avez effectué une dépense et que vous hésitez à mettre le reçu ou la facture dans votre comptabilité, posez-vous la question suivante : si je fais la même dépense en tant que salarié, mais pour l’entreprise de mon employeur, mon employeur rembourserait-il cette dépense ?
Si la réponse est oui, vous avez déjà une indication solide que ce service est bien autorisé dans votre propre comptabilité en tant que dépense professionnelle.
Conseil:
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Pourquoi les dépenses déductibles sont-elles si utiles pour votre comptabilité ?
En tant qu’indépendant, vous payez l’impôt des personnes physiques sur vos bénéfices. Peu importe que vous soyez étudiant-entrepreneur, entrepreneur à titre complémentaire ou à titre principal, c’est le bénéfice de votre activité indépendante qui détermine votre note fiscale. Pour parvenir à ce bénéfice, vous déduisez les frais professionnels de votre chiffre d’affaires. L’eau restante est votre bénéfice sur lequel vous payez des impôts.
En d’autres termes, plus les frais professionnels sont élevés, moins il reste de bénéfice et moins vous payez d’impôts. Une telle dépense professionnelle est donc bien pratique, mais il y a bien sûr aussi un inconvénient : toute dépense professionnelle doit également être payée.
De quoi ai-je besoin pour ma comptabilité ?
Il y a une nette différence entre la récupération de la TVA et la démonstration d’une dépense professionnelle.
Récupération de la TVA et comptabilisation des dépenses
Si vous souhaitez justifier d’une dépense professionnelle et récupérer la TVA sur un achat, vous avez effectivement besoin d’une facture correcte à 100 % pour votre comptabilité. Cette facture doit par exemple contenir toutes les données nécessaires, comme votre numéro de TVA et une description claire de l’achat.
Dans un contexte européen, il y a le principe de la TVA, car la législation sur la TVA est quelque chose de typiquement européen. Par conséquent, toutes les entreprises européennes seront en mesure de vous fournir une facture correcte, car elles sont soumises plus ou moins aux mêmes règles en matière de TVA.
Les pays non européens, quant à eux, ne connaissent pas le principe de la TVA. Beaucoup de ces pays non européens ont leur propre système, mais il ne s’agit pas (nécessairement) du même système que la TVA.
Par conséquent, si vous recevez une facture d’un fournisseur non européen, vous ne devez pas la voir aussi strictement que celle d’un fournisseur européen. Par exemple, un fournisseur européen aura toujours un numéro d’entreprise ou au moins quelque chose de similaire. Un fournisseur non européen peut parfaitement ne pas avoir de numéro d’entreprise.
Par conséquent, vous pouvez maintenir le pourcentage de déduction de TVA (étape 4 dans Dexxter lors de l’introduction d’une dépense) à 100 % ou à un niveau aussi élevé que le pourcentage professionnel s’il n’est pas de 100 %.
Conseil:
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Ne démontrer que les frais professionnels (et ne pas récupérer la tVA).
Par exemple, parce que vous êtes exonéré de la TVA. Dans ce cas, vous ne pourrez de toute façon pas récupérer la TVA.
Ou, par exemple, parce que vous êtes soumis à la TVA, mais que les dépenses n’incluent pas la TVA. Pensez, par exemple, à l’entrée de l’argent des loyers, classiquement, aucune TVA n’est appliquée sur l’argent des loyers et vous ne devez donc pas vous attarder sur la question de savoir si vous pouvez ou non récupérer la TVA.
Si vous souhaitez uniquement démontrer la dépense professionnelle, vous pouvez utiliser une facture, un ticket de caisse, un reçu, une note de frais, etc… Tout ce qui vous permet de démontrer ce que vous avez acheté (une description de votre achat) et combien cela a coûté est suffisant pour inscrire une dépense professionnelle.
Dans ce cas, ne vous inquiétez pas si votre numéro d’entreprise ne figure pas sur le document. Tant que vous pouvez prouver par un document ce que vous avez acheté, combien vous l’avez payé et que vous avez une histoire sur la raison pour laquelle vous l’utilisez professionnellement, vous serez bien pour prouver les dépenses professionnelles.
Quelques exemples
Bien entendu, nous partons du principe que les dépenses ci-dessous sont des achats professionnels. En d’autres termes, qu’il s’agit d’achats qui font avancer votre entreprise !
Vous achetez quelque chose via Bol.com et recevez une confirmation de paiement dans votre boîte aux lettres.
Vous récupérez la tVA ? Non, il s’agit d’une confirmation de paiement, pas d’une facture.
Prouver les dépenses professionnelles ? Oui, la confirmation de paiement décrit suffisamment ce que vous avez acheté.
Un reçu de TVA au restaurant.
Récupérer la tVA ? Non, il ne s’agit pas d’une facture. Malgré le nom de « ticket de caisse », vous ne pouvez pas récupérer la TVA ici en tant qu’entrepreneur.
Prouver les dépenses professionnelles ? Oui, vous pouvez le faire dans votre comptabilité.
Vous achetez du matériel de bureau au MediaMarkt et vous recevez une facture sur laquelle figure votre numéro d’entreprise.
Peut-on récupérer la tVA ? Oui, il s’agit d’une facture et vous pouvez donc récupérer la TVA.
Dépenses professionnelles ? Certainement, la facture décrit suffisamment ce que vous avez acheté.
Vous achetez du matériel de bureau chez MediaMarkt, vous recevez un reçu, mais vous oubliez de demander une facture.
Récupérer la TVA ? Non, il ne s’agit pas d’une facture.
Frais professionnels ? Oui, le reçu comporte un état des articles achetés.
Vous n’avez qu’un relevé bancaire de votre achat chez Mediamarkt.
Récupérer la tVA ? Non, il ne s’agit pas d’une facture.
Les frais professionnels ? Non, car un extrait de compte ne dit rien sur ce que vous avez acheté exactement.
Vous utilisez un extrait de compte pour comptabiliser une dépense mensuelle récurrente, par exemple un loyer.
Récupérer la tVA ? Non, il ne s’agit pas d’une facture.
Une dépense professionnelle ? Oui ! Le relevé bancaire en lui-même ne suffit peut-être pas à prouver exactement de quoi il s’agit, mais lors d’un contrôle fiscal, vous pourrez présenter en plus, par exemple, le contrat de location.
Une liste de dépenses ? 📄
Nous vous proposons une autre liste pratique de dépenses déductibles, prête pour l’entrepreneur individuel. Vous trouverez également des exemples pratiques de frais professionnels déductibles via le site web de la KBC, gros.
