En tant qu’entrepreneur, vous devez tenir une comptabilité, à savoir : les factures de vente, les factures d’achat, les déclarations de TVA, etc. Il s’agit d’un grand nombre de documents importants qu’il est préférable de conserver en toute sécurité et suffisamment longtemps, mais comment (longtemps) alors ?
Documents numériques 🌐
Un utilisateur voulait remplacer toute son administration papier par des documents numériques. Naturellement, il voulait respecter toutes les règles et obligations en la matière. Il voulait être sûr que Dexxter pourrait l’aider dans ses préoccupations numériques et a posé sa question à la communauté Dexxter.
Conserverquelque chose denumérique, est-ce suffisant ? 🔎
Tout à fait et sans aucun doute ! La version numérique est parfaitement acceptée lors des contrôles fiscaux. En effet, la conservation numérique est même encouragée car elle permet de conserver indéfiniment sans perte de qualité de lecture.
Conserver un ticket de caisse de restaurant sur papier pendant des années ? Il y a fort à parier que d’ici deux années, vous serez à peine capable de lire exactement ce qui figurait sur le reçu, car l’encre s’estompe tout simplement sur le papier. Vous serez alors confronté à un contrôle fiscal au cours duquel il vous sera plus difficile de déchiffrer l’état de vos reçus de restaurant.
Existe-t-il des exigences (de forme) ?
En termes simples : vous devez stocker quelque chose de manière numérique afin de pouvoir l’afficher de manière lisible tout au long de la période de conservation.
En d’autres termes, si vous sauvegardez un document en format PDF, JPG, PNG, etc. vous êtes certain qu’il a été sauvegardé sous une forme numérique qui restera lisible tout au long de la période de conservation. En effet, les chances que le pDF n’existe plus (ou ne puisse plus être ouvert de manière présentable) sont quasiment inexistantes.
Combien de temps dois-je conserver mes comptes ? ⌛
Ici, il n’y a pas de différence entre la version papier ou la version numérique. La durée de conservation est généralement de trois ans, mais peut exceptionnellement aller jusqu’à dix années !
Heureusement, ce délai de dix années ne compte qu’en cas de fraude fiscale, habituellement on peut compter sur trois ans dans le cadre d’un contrôle fiscal. Ainsi, si l’administration fiscale veut vérifier les comptes de votre entreprise individuelle, elle dispose en principe de trois années pour le faire, à compter du 1er janvier de l’année d’imposition.
Attention !
Si vous déposez (ou omettez de déposer) vos déclarations en retard, l’administration fiscale disposera d’un délai supplémentaire pour vérifier vos comptes, le délai est alors porté à quatre années.
Et Dexxter ? 💪
Dexxter vous décharge ! En effet, nous conservons automatiquement chaque document aussi longtemps que la loi l’exige.
Ne vous souciez pas non plus de faire des sauvegardes, car nous faisons des sauvegardes et des sauvegardes de nos sauvegardes. Mieux vaut prévenir que guérir.
Supposons que vous arrêtiez votre activité d’entrepreneur et que, par conséquent, vous mettiez fin à votre abonnement à Dexxter ? Dans ce cas, vous pouvez simplement demander à notre assistance de vous envoyer tous vos fichiers de données comptables en vrac.
Mais même cela n’est pas nécessaire, car même si vous arrêtez votre abonnement, nous continuerons à conserver vos documents (sauf si vous nous demandez explicitement de tout supprimer).
