Un café pour commencer la journée, un soda pendant le travail ou un pot de bonbons pour vos employés : ces dépenses peuvent sembler insignifiantes, mais d’un point de vue fiscal, leur traitement peut varier considérablement.
Des règles spécifiques s’appliquent aux entrepreneurs individuels. Ce que vous achetez pour vous-même est souvent traité différemment de ce que vous fournissez à vos clients ou à vos employés. Cela peut prêter à confusion, surtout lorsque vous lisez en ligne que d’autres indépendants déduisent intégralement leur café.
Dans cet article, nous expliquons les règles applicables au café, à l’eau, au thé ou aux sodas. Saviez-vous que ces règles s’appliquent également aux fruits, à la soupe ou aux bonbons, par exemple ? Vous pouvez donc interpréter cet article de manière plus large, car les fruits, la soupe ou les bonbons sont également concernés.
1️⃣ Café, thé et sodas pour son propre usage : non déductibles
Vous travaillez en tant qu’entrepreneur individuel et vous achetez du café, des sodas ou des collations pour vous-même ? Dans ce cas, vous ne pouvez pas comptabiliser ces dépenses, même si vous les consommez pendant vos heures de travail.
L’administration fiscale considère simplement qu’il s’agit de dépenses privées. Et celles-ci n’ont pas leur place dans la comptabilité.
Exemples :
- Vous achetez chaque mois du café pour votre domicile → non déductible.
- Vous remplissez le réfrigérateur de votre bureau à domicile avec des sodas → non déductible.
- Vous vous offrez une boîte de biscuits à consommer pendant le travail → non déductible.
Pour l’administration fiscale, le fait que vous consommiez ces boissons pendant le travail n’a aucune importance : tant qu’elles sont uniquement destinées à votre consommation personnelle, il s’agit d’une utilisation privée. Le même principe s’applique à la TVA : vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur ces achats.
En résumé : d’un point de vue fiscal, ces achats sont entièrement privés.
2️⃣ Café, thé et sodas pour les relations externes : déductibles à 50 %
La situation est différente lorsque vous offrez des boissons à des clients, des fournisseurs ou d’autres relations d’affaires. Dans ce cas, vous pouvez bien les comptabiliser, mais elles relèvent des « frais de réception ».
Et comme il s’agit de frais de réception, ces boissons ne sont déductibles qu’à 50 %. L’usage professionnel est certes de 100 %, mais via les dépenses rejetées, il ne reste que 50 % dans votre comptabilité.
En revanche, la TVA n’est généralement pas déductible pour ces frais.
Exemples de ce qui est autorisé :
- Offrir du café et des sodas lors de réunions avec des clients → déductible à 50 %
- Fournir de l’eau ou des sodas pendant une séance d’information ou un atelier → déductible à 50 %
- Offrir du café à un fournisseur pendant une réunion → déductible à 50 %
➡️ Utilisez-vous Dexxter ? Dans ce cas, vous n’avez pas à vous soucier du traitement fiscal. Il vous suffit de sélectionner la catégorie de coûts « frais de réception » et Dexxter effectuera automatiquement les calculs pour vous.
3️⃣ Café, thé et sodas pour les employés : déductibles à 100 %
Vous employez du personnel ? Dans ce cas, des règles plus souples s’appliquent. Les dépenses telles que le café, l’eau, les sodas, la soupe, les fruits ou les bonbons destinés aux employés sont entièrement déductibles.
Cela signifie :
- une dépense déductible à 100 %
- une TVA récupérable à 100 %
Pourquoi cette différence ? Le fisc considère qu’il s’agit d’un avantage pour les employés, qui est accepté comme une dépense professionnelle. Cela fait une grande différence de pouvoir comptabiliser 100 % des frais et de récupérer intégralement la TVA dans cette situation.
Cependant, les achats doivent être destinés aux employés. Sans employés, cette option n’est pas envisageable.
Pourquoi l’on peut parfois lire en ligne que tout est déductible
Si vous recherchez en ligne des informations sur le café et les sodas dans la comptabilité, vous aurez parfois l’impression que ces dépenses sont toujours déductibles. Cependant, ce n’est pas exact.
En effet, la plupart de ces informations concernent les sociétés, qui sont soumises à d’autres règles.
Dans les sociétés, il est généralement possible de déduire le café, les sodas ou les collations à usage personnel dans le cadre de son activité indépendante. L’administration fiscale ne considère pas ces dépenses comme des dépenses privées, car en tant que dirigeant, vous avez le droit de vous accorder des avantages. Des avantages tels que le café, le thé, les sodas…
Et c’est là que la confusion s’installe : un membre d’un forum indique qu’il comptabilise entièrement le café, mais cela ne fonctionne (généralement) pas pour les entreprises individuelles.
Conseils pour la comptabilité
- Conservez soigneusement les reçus et notez de préférence la raison de l’achat.
- Faites la distinction entre la consommation personnelle, l’accueil des clients et le personnel dans votre comptabilité.
- Utilisez un logiciel de comptabilité intelligent tel que Dexxter, qui applique automatiquement les pourcentages de déduction appropriés.
- Ne vous laissez pas induire en erreur par les forums en ligne : ce qui s’applique aux sociétés ne s’applique pas toujours aux entreprises individuelles.
Les règles ci-dessus s’appliquent également aux équipements. Les règles fiscales relatives au café s’appliquent par exemple aussi à l’achat d’une machine à café. Vous achetez une bouilloire pour le thé ? L’achat de la bouilloire est alors soumis aux mêmes règles que l’achat du thé.
En bref : le café, le thé et les sodas peuvent-ils être comptabilisés ?
Pour les entrepreneurs individuels, la règle est simple :
- Café, thé, sodas, fruits, collations… pour son propre usage → dépenses privées et donc non déductibles.
- Café ou sodas pour les clients → peuvent être comptabilisés, mais ne sont déductibles qu’à 50 % (dépenses rejetées). La TVA n’est pas déductible.
- Pour le personnel → peuvent être entièrement comptabilisés et la TVA est récupérable à 100 %.
